Вкладене повідомлення електронної пошти - вам потрібно знати ці поради

Як надсилати файли як вкладення електронною поштою

Відкрийте вкладення електронного листа - ось як це працює

Ви можете сказати, що лист містить вкладення за скріпкою в заголовку. У Microsoft Outlook графічна скріпка відображається безпосередньо перед назвою. Двічі клацнувши по електронній пошті, ви побачите вкладені файли у верхній області. Їх можна відкрити ще одним подвійним клацанням миші. Також можливий попередній перегляд файлу в Microsoft Outlook та інших поширених програмах електронної пошти. Крім того, вкладення можна зберегти на жорсткому диску перед переглядом.

Щоб мати можливість відкрити вкладення електронного листа, необхідно встановити програму, яка може відображати конкретне розширення файлу вкладеного файлу. Наприклад, якщо ви хочете відкрити файл docx, вам потрібна остання версія Microsoft Word або безкоштовна програма, така як Open Office або LibreOffice. Якщо ви відкриєте вкладення в іншому програмному забезпеченні, неминуче виникнуть помилки форматування.

Поширені розширення файлів	Оригінальна програма	Альтернативне програмне забезпечення
Docx, док	Microsoft Word	Відкритий офіс, LibreOffice
RTF (формат розширеного тексту)	Microsoft WordPad	Microsoft Word, Open Office
ODT (Формат відкритого документа)	Відкритий офіс, LibreOffice	Microsoft Word
Xlsx, XLS	Microsoft Excel	Відкритий офіс, LibreOffice
ODS (формат відкритого документа)	Відкритий офіс, LibreOffice	Microsoft Excel
PDF (переносний формат даних)	Adobe PDF Reader	Багато текстових процесорів
EXE (виконуваний)	Microsoft Windows
MPG, MPEG, MP4	Відеопрограми всіх видів
MP3	Музичні програми всіх видів

Вкладені файли в електронних листах-як ви відрізняєте справжню електронну пошту від спаму

Уявіть, що ви отримали електронний лист, який нібито надійшов від вашої місцевої енергетичної компанії. При більш детальному розгляді він містить дивні символи і водночас вкладення з файлом із розширенням імені файлу GIF.webp (Graphics Interchange Format). Неминуче виникає питання: пошта - це авторизоване повідомлення або спам -лист із вкладеним шкідливим програмним забезпеченням?

Навіть якщо електронний лист виглядає дивно через його форматування, швидше за все, це не спам. Причина дивного вигляду в тому, що ваша поштова програма не отримала повідомлення у правильному форматі. З цієї причини електронний лист відображається неправильно та з незвичайними спеціальними символами. Явище неправильних електронних листів від надійних відправників трапляється час від часу:

• Якщо поштова програма відправника обробляє дані неправильно або
• Для надсилання не використовується система Windows.
• Під час передавання повідомлення на вашу поштову скриньку сталися помилки.

У будь-якому випадку вам слід об’єктивно перевірити електронні листи від надійних відправників. Якщо відправник, тема та номер клієнта збігаються з вашими особистими даними, електронний лист не повинен містити загрози. Однак, якщо ви помітили непрацюючі посилання або незвичайні адреси для відповідей, безпечніше звернутися до відправника та обговорити проблему особисто.

Інтегруйте вкладення в електронні листи - це ваші варіанти

Якщо ви надсилаєте електронну пошту одержувачам і хочете надіслати важливі файли, документи чи фотографію, це зробити нескладно. Спочатку складіть текст електронного листа, введіть адресу електронної пошти одержувача у поле адреси та вставте тему. Нарешті, ви знайдете пункти меню в Microsoft Outlook у рядку меню під "Вставити":

• Додати файл.
• Додати елемент.

Обидва пункти меню містять різні функції.

Під пунктом меню "Вкласти файл" у вас є можливість прикріпити всі типи документів, які знаходяться на жорсткому диску або в хмарному сховищі. Якщо ви хочете інтегрувати запис календаря або свою візитну картку Outlook до електронної пошти, це можна зробити за допомогою запису "Додати елемент". Перед надсиланням переконайтеся, що ви вибрали правильний файл. Натиснувши кнопку "Надіслати", одержувач отримує вкладення електронної пошти на додаток до тексту електронного листа.

У Thunderbird можна надіслати вкладення подібним чином. Хоча структура меню відрізняється від структури в Microsoft Outlook, параметри вкладених файлів еквівалентні. Ви також можете вибрати вкладення електронної пошти, використовуючи символ скріпки праворуч. На наступному кроці ви можете надіслати електронний лист із вкладенням.

Важливо:

Загалом, електронну пошту ніколи не слід надсилати без повідомлення, навіть якщо важливо лише вкладене повідомлення електронної пошти. Це здається непрофесійним і не дуже вдячним для одержувача. У той же час пошту без повідомлення або теми можна класифікувати як спам і тимчасово зберігати у папці зі спамом. Через захисні заходи пошта з важливими вкладеннями може бути втрачена.

Ось як зберегти надійне вкладення на жорсткому диску

Якщо ви отримали лист із надійним вкладенням, ви можете або відкрити його негайно в цільовій програмі, або тимчасово зберегти на жорсткому диску. Для цього дійте так:

• У Microsoft Outlook натисніть "стрілку вниз", яка видно праворуч від вкладення. Відкриється поле з декількома параметрами. Виберіть опцію «Зберегти як» та визначте папку, в якій слід зберігати вкладення. Іншими важливими варіантами є швидкий друк файлу або його попередній перегляд, що дозволяє переглядати вміст без фізичного відкриття файлу.
• Після збереження у вашій особистій структурі папок вкладення стане доступним для подальшої обробки.

Порада:

Якщо ви не можете побачити, відкрити чи зберегти вкладення, це може бути пов’язано з неправильними налаштуваннями захисту даних. Користувачі операційної системи Windows 7 мають особливо перевірити свої налаштування. Клієнти, які використовують адресу електронної пошти Telekom під Windows 7, повідомили, що проблема виникла після того, як Telekom переключив доступ до свого сервера електронної пошти на зашифроване з'єднання даних. У цьому випадку налаштування параметрів Інтернету Windows 7 перешкоджали збереженню зашифрованих файлів.

Рішення щодо зміни параметрів захисту даних лежить у параметрах Інтернету Internet Explorer. У Windows 10 це було замінено браузером Microsoft Edge.

Змініть параметри конфіденційності в Internet Explorer

1. В Internet Explorer натисніть кнопку меню (зубчасте колесо), а потім - Параметри Інтернету.

   

2. У наступному вікні перейдіть на вкладку «Додатково» та деактивуйте опцію «Не зберігати зашифровані сторінки на диску» в області безпеки. Закрийте вікно, натиснувши «OK».

   

Як наслідок, має бути можливість зберегти ваші вкладення електронної пошти без проблем. Ця помилка не повинна виникати у користувачів Windows 10 та Microsoft Edge.

Надсилання великих вкладень - на це потрібно звернути увагу

Ви можете використовувати вкладення електронної пошти для транспортування файлів із великими обсягами даних. Постачальник вашої адреси електронної пошти визначає обмеження щодо дозволеного розміру електронного листа або окремого вкладеного документа. У контрактах на оплату електронної пошти можна надсилати 50 мегабайт або до 100 мегабайт даних. Постачальники безкоштовних адрес електронної пошти обмежують розмір вкладень на 10, 20 або 25 мегабайтах. Як правило, зазначених порядків достатньо, щоб:

• Текстові файли,
• невеликі відео або
• Музичні файли

таким чином із поштової скриньки в поштову скриньку як вкладення до пошти.

В принципі, електронні листи з вкладеннями не повинні бути занадто великими. В основному це пов'язано з технічними причинами. Максимальний розмір електронних листів на міжнародному рівні становить 5 МБ. Це зрозуміло, якщо врахувати, що електронна пошта розбивається поштовою програмою на пакети по 256 КБ кожен.

Маршрутизатор, підключений між кінцевим пристроєм і провайдером, зменшує пакети до розміру менше 1,5 КБ. Це означає, що вкладення з 10 МБ складається з більш ніж 100 окремих пакетів. Одержувач надсилає їх окремо та збирає у правильному порядку. Електронні листи з великою кількістю даних у вкладеному листі також класифікуються системою як вірусна пошта або спам-повідомлення та переміщуються до папки зі спамом. Щоб цього уникнути, вкладення електронних листів, як правило, не повинні перевищувати 5 МБ.

Важливо також, щоб одержувач мав можливість отримувати великі файли зі своїм обліковим записом. Якщо це не так, електронний лист буде повернуто з повідомленням про помилку від провайдера, який повідомить вас про перевищення ліміту надсилання.

Існує кілька альтернативних варіантів надсилання великих файлів та обсягів даних:

• Надсилайте кілька електронних листів із вкладеннями, які не перевищують ліміт постачальника.
• Збережіть вкладення електронної пошти на хмарних пристроях зберігання даних, таких як Dropbox або OneDrive, і надішліть лише посилання. Потім одержувач може завантажити файл самостійно.
• Стисніть файли. Для цього ідеально підходять такі програми, як WinZip або WinRAR. Ви конвертуєте вкладення у ZIP-файл і можете зменшити розмір на 50-80%.
• Збережіть великі файли за допомогою набору файлів, наприклад transfernow.net, і дозвольте одержувачу їх отримати. Тут можна передавати від 4 до 20 гігабайт.

Примітка для користувачів Gmail:

Якщо розмір файлу вкладеного файлу перевищує 25 МБ, документи стануть доступними через Google Диск. Потім їх можна викликати через доступ до Google Диска. Ця процедура гарантує транспортування вкладених повідомлень електронної пошти, що перевищують дозволений розмір.

Зашифруйте особисту інформацію у вкладеннях - це ваші варіанти

Ви можете професійно зашифрувати конфіденційну інформацію або дані за допомогою Microsoft Outlook. Перш ніж ваші дані можуть бути ефективно зашифровані, ви повинні спочатку подати заявку на отримання відповідного сертифіката шифрування від Центру довіри Microsoft. Шифрування Outlook структуровано криптографічно. На практиці це означає, що і відправник, і одержувач потребують цифрового сертифіката, щоб використовувати опцію шифрування в Outlook. Цифровий сертифікат може бути безкоштовним або платним. Його можна запитати в органах із сертифікації, а потім надіслати одержувачу зашифрованого повідомлення заздалегідь. За допомогою цифрового сертифіката останній може розшифрувати як вкладення електронної пошти, так і вміст електронної пошти.

Окрім програмного шифрування за допомогою цифрового підпису, документи можна захистити паролем. Наприклад, якщо ви створюєте файл Word у Microsoft Word, у вас є можливість будь -коли захистити його паролем. Одержувачу потрібен пароль для читання надісланого файлу. Ви також можете використовувати цей метод для захисту файлу від несанкціонованого доступу. Ви можете отримати доступ до меню в Microsoft Word під:

Файл> Інформація> Захистити документ.