Поради та вказівки щодо використання функції пошуку Outlook
Якщо ви інтенсивно користуєтесь Microsoft Outlook, незліченна кількість електронних листів збираються протягом декількох тижнів, місяців або років і зберігаються в різних папках і підпапках програми. З цією масою даних може статися, що ви втратите відстеження речей. У такому випадку важливі документи та інформація занурюються в глибину жорсткого диска і їх неможливо знайти знову.
Microsoft Outlook має розширену функцію пошуку, щоб цього не сталося, і, незважаючи на обширний матеріал даних, можна отримати доступ та переглянути всю інформацію лише за кілька кліків. Це полегшує користувачам ефективний та конкретний пошук електронних листів та їх вмісту.
Використовуйте миттєвий пошук Outlook
Істотною функцією для пошуку окремих ключових слів або повідомлень електронної пошти є миттєвий пошук у Outlook. У поточній версії Outlook2022-2023 або Outlook 365 це завжди відображається у верхній панелі функцій.
Виробник Microsoft покращив свою функцію пошуку в Outlook навесні 2022-2023 рр. За допомогою оновлення функції та включив багато нових опцій.
На додаток до нової глобальної позиції на верхній панелі інструментів, Outlook пропонує вам:
- Пошукові терміни раніше,
- Показує найкращі результати та
- Пропонує різні варіанти фільтрів.
Найважливіші нові функції функції пошуку Outlook:
|
Пропоновані пошуки |
Коли ви вводите пошуковий термін у поле пошуку, Outlook вносить пропозиції щодо відповідних ключових слів |
|
Найкращі результати |
Найважливіші результати пошуку сортуються та відображаються у верхній частині сторінки. Ця функція робить пошук більш ефективним та швидким |
|
Нещодавно використані терміни пошуку |
За допомогою цієї функції ви можете переглядати та використовувати попередні параметри пошуку одним клацанням миші |
Ви можете викликати миттєвий пошук за допомогою комбінації клавіш CTRL + E або скористатися глобальним полем пошуку, щоб ввести потрібні параметри пошуку:
У старих версіях Outlook необхідно було розширити область папок за допомогою параметра «Компактна навігація». Це добре працює за допомогою кнопки "Згорнути / розгорнути".
Після того як ви викликали пошук за допомогою CTRL + E або через поле пошуку, у вас є різні варіанти пошуку файлів, папок або певних пошукових слів.
Виберіть різні джерела для пошуку - ось як це працює
Пошук є попередньо встановленим у поточній поштовій скриньці, наприклад, у вашому обліковому записі Exchange. Крім того, можна вказати, що Outlook зберігає не лише ваш пошуковий термін у поточній поштовій скриньці, а й:
- У поточній папці,
- У підпорядкованій поштовій скриньці,
- У всіх поштових скриньках або
- У всіх елементах Outlook, наприклад, також у календарі
прагне.
Після активації миттєвого пошуку відкриється нова вкладка в Microsoft Outlook. На вкладці "Пошук" у вас є інші зручні для користувача варіанти обмеження пошуку документа або певного терміну.
Приклад: Якщо ви шукаєте повідомлення електронної пошти, яке ви позначили як ВАЖЛИВЕ та з одним або кількома вкладеннями, яке знаходиться у поточній поштовій скриньці, вам не потрібно дозволяти Outlook здійснювати глобальний пошук у всіх повідомленнях, записах календаря та завданнях. Вводячи критерії пошуку, Outlook ефективніше та швидше здійснює пошук потрібної електронної пошти.
Досить позначити відповідні параметри. Потім вони відображаються з темним фоном і відображаються текстом у полі пошуку. На вкладці ви можете побачити всі повідомлення, які мають відношення до вибраних налаштувань, і ви швидко знайдете те, що шукаєте.
Для поглибленого пошуку використовуйте інструменти пошуку
Ви шукаєте конкретне повідомлення і не можете його знайти відразу, незважаючи на професійну функцію пошуку Outlook? У цьому випадку може бути корисно включити інструменти пошуку на вкладку "Пошук".
Там ви знайдете різні інші варіанти пошуку ключових слів або новин та звуження пошуку.
За допомогою розширеного пошуку ви можете, наприклад, вказати поля, у яких слід запитувати пошуковий термін. Ви також можете ввести, хто був одержувачем або відправником повідомлення. Ви також отримуєте доступ до параметрів Outlook і можете вносити принципові зміни в спосіб пошуку в цій області меню.
Порада: Використовуючи вкладку «Пуск» і область меню «Пошук», ви можете зручно шукати в адресній книзі контакти, не виходячи з області концепцій для електронних листів. Для цього введіть відповідний пошуковий термін у поле пошуку «Пошук людей».
Підсумок: Функція пошуку в Outlook ефективна та орієнтована на цілі
Функція пошуку Microsoft Outlook пропонує вам широкий вибір опцій для пошуку папок, електронних листів або окремих пошукових термінів у вашій поштовій скриньці. Найпростіший спосіб відкрити пошук - використати комбінацію клавіш CTRL + E. Залежно від ваших потреб, функція пошуку дає вам можливість детально шукати ключові слова та електронні листи та вказувати адресатів або певні періоди часу.
