Текст та швидкі частини - Автоматизація тексту в Outlook

Як найкраще працювати зі швидкими частинами в Outlook

Поняття електронної пошти в Outlook не повинно бути індивідуальним у кожному випадку. У професійному та приватному середовищі постійно розробляються подібні або порівнянні електронні листи. Наприклад, електронний лист, що супроводжує пропозицію, зазвичай містить аналогічні текстові компоненти. Відповідь на запит також є неспецифічною і її слід змінити з точки зору кількості чи продукту. Подібність у концепції листів принципово розумна і містить користь, яку не варто недооцінювати. Цього можна досягти, якщо більше працювати зі збірними текстовими модулями. У поточній версії Outlook 365 текстові модулі та їх функції доступні як швидкі модулі, які відрізняються від інших програм та версій Outlook.

Відеоурок: Як створювати та використовувати текстові модулі в Outlook

Створіть швидку частину в Outlook - 5 основних кроків до автоматизації

Ви можете швидко розробити швидкий компонент у програмі Microsoft Outlook:

1. Відкрийте нову пошту на вкладці «Файл». На наступному кроці напишіть певний текст, який ви хотіли б зберегти як швидку частину.

2. Виділіть текст у Microsoft Outlook і скопіюйте його. Для цього можна використовувати комбінацію клавіш Ctrl + C як ярлик або ярлик.

   

3. На наступному кроці, коли текст ще позначений, перейдіть на вкладку «Вставити» та перейдіть до меню «Текст».

   

4. Натискання на "Швидкі запчастини" відкриває нове вікно вибору, в якому ви можете "Зберегти свій вибір у каталозі швидких деталей".

   

5. Після натискання кнопки «Зберегти вибір у швидкому каталозі деталей» відкриється інше вікно параметрів. Тут у вас є можливість надати додаткову інформацію про текстовий модуль.

   

Крім усього іншого, ви можете:

• Призначте змістовну назву текстовому модулю.
• Виберіть категорію або створіть нову категорію, наприклад "Пропозиції" або "Контракт".
• Вставте опис, щоб повідомити колег про зміст текстового модуля.
• У параметрах виберіть спосіб вставки тексту як швидку частину.

Натиснувши «OK», ви зберігаєте швидку частину і можете будь -коли вставити її в нову пошту.

Вставте швидку частину в електронний лист - ось як це працює

Будівельний блок, доданий до нового листа, має багато переваг. Включення текстових модулів в електронний лист-це економія часу та ефективність. Крім того, вихідні повідомлення схожі за своїм змістом та форматом. Це особливо важливо в професійному середовищі з запитом або пропозицією.

У вас є дві альтернативи для вбудовування створеного текстового модуля в електронний лист:

Альтернатива 1: вставити текстовий модуль, такий як автотекст

Ваша швидка частина з назвою "Текстовий модуль 1" автоматично відображається як опція для вставки, як тільки ви вводите перші кілька символів назви швидкої частини у своєму тексті.

Рядка "Текст" достатньо, щоб Outlook знайшов швидку частину. Швидка частина вставляється натисканням клавіші Enter. Це економить багато часу на розробку електронних листів.

Альтернатива 2: Інтегруйте швидкий компонент вручну

Окрім автоматизованого варіанту, ви також можете інтегрувати швидкий компонент вручну. Це працює без особливих зусиль, відкриваючи нову електронну пошту та використовуючи курсор для навігації до точки тексту, куди потрібно вставити текст.

На наступному кроці перейдіть на вкладку «Швидкі деталі» на вкладці «Вставка». Натисніть на пункт меню, щоб відобразити всі швидкі частини, які можна вставити.

Після натискання на потрібний швидкий компонент він з’явиться у тексті вашого електронного листа.

Впорядковуйте, редагуйте та видаляйте швидкі частини

З плином часу стає неминучим те, що самостійно розроблені швидкі будівельні блоки мають бути змінені або видалені. Частини тексту, включені числа або відсотки можуть змінюватися. Щоб змінити або видалити текстовий модуль, виконайте такі дії:

1. На вкладці "Вставка" перейдіть до пункту меню "Швидкі частини".

2. Відкрийте меню «Швидкі частини» та клацніть на модулі, який потрібно змінити. Відкриється нове меню вибору, в якому можна редагувати текстовий модуль.

   

3. Крім усього іншого, у вас є можливість редагування властивостей текстового модуля. Можна змінити назву блоку або опис. У розділі «Впорядкувати та видалити» ви потрапляєте в «Організатор для модулів», де можна редагувати всі збережені текстові модулі та видаляти їх, якщо це необхідно.

   

4. Натискання кнопки «Закрити» зберігає всі зміни, внесені до ваших особистих текстових модулів. Зміна текстових модулів можлива лише в новіших версіях Outlook. В Outlook 2007 або 2010 немає офіційного способу редагування швидких частин після цього. Завдяки трюку, в якому ви зберігаєте текстовий модуль під іншою назвою, ви все ще можете редагувати та адаптувати.

Таким чином, функції «Швидкі частини» та «Автотекст» містять основні параметри часткової автоматизації створення текстів. Використання обох функцій ідеально підходить для ділових листів, у яких має використовуватися спеціальне або загальне привітання, таке як "Шановний". Особисті привітання також можна зберегти як автоматичний текст.

Подібне - із запрошенням, повторюваними побажаннями на день народження чи ювілею чи часто задаваними питаннями. Скорочення та формулювання можуть бути розроблені як швидкі будівельні блоки в будь -який час. Таким чином, підписи можна також вставляти при заміні фактичного підпису. Для літер та ділових листів, які слід писати слово в слово, також є модуль.

Окрім функції швидких деталей, яка міститься в Outlook, компанії та ділові люди використовують інструмент підвищення продуктивності Text Expander від Smile. За допомогою цього платного додатка ділові листи та електронні листи можна додатково професіоналізувати стосовно Автотексту. За допомогою Text Expander ви можете працювати як на Windows, так і на Mac.

Порада:

Для того, щоб завжди мати огляд ваших швидких будівельних блоків, має сенс та орієнтація на практику-сортувати їх у зрозумілі категорії.

Висновок

Створення швидких частин у Microsoft Outlook не становить труднощів. Ви можете зберегти новий блок за 5 простих кроків. Виділення зрозумілих категорій, чіткі назви модулів та чіткий опис важливі для ефективного включення швидких модулів в електронні листи. Ця процедура для повторюваних листів заощадить вам багато часу на зачаття. Крім того, ця процедура гарантує, що на пропозиції чи запит відповідають та надсилають їх однаково.