Персоналізація Outlook - поради та налаштування

Ви можете скористатися цими порадами, щоб персоналізувати свій Outlook

Як користувачеві програмного забезпечення, важливо вносити особисті налаштування та постійно персоналізувати програму. Це стосується Microsoft Outlook, а також інших програм, які регулярно використовуються у професійних чи приватних умовах.

Конкретні параметри в Outlook важливі для того, щоб завжди можна було бачити, хто написав електронний лист і з якого пристрою його було надіслано. Крім того, кожен користувач Outlook хоче мати можливість ефективно та функціонально використовувати програму.

Основна персоналізація настільної версії Microsoft Outlook починається з інсталяції. Для використання Outlook потрібен обліковий запис Microsoft. Під час початкової інсталяції Microsoft Outlook має бути підключений до облікового запису Microsoft. Налаштування можна будь -коли переглянути та змінити, перейшовши на вкладку «Файл», а потім натиснувши пункт меню «Обліковий запис офісу».

Мобільна версія Microsoft Outlook для планшетів або смартфонів безкоштовна і її не потрібно персоналізувати стосовно облікового запису Office.

Персоналізація Outlook - практичні варіанти, які економлять час

Окрім облікового запису Office, який недоступний у версії для настільних ПК, існують інші варіанти персоналізації Microsoft Outlook. Нижче наведені опції та функції доступні для персоналізації програмного забезпечення щодо ініціалів, вашого імені та інших налаштувань. На додаток до основного вигляду області читання або посилань на робочому столі, існує безліч інших функцій та опцій.

Наприклад, ви можете вибрати, щоб і ваша поштова скринька, і календар відображалися одночасно. Якщо ви багато годин на день працюєте з Outlook і користуєтесь великим монітором з високою роздільною здатністю, може мати сенс тримати відкритими два вікна Outlook поруч. Таким чином, текст краще представлений і відокремлений від інших функцій. Наприклад, ви можете відкрити календар або адресну книгу та папку "Вхідні" у наступному полі. Ця персоналізація подання дає вам кращий огляд та дозволяє працювати ефективніше.

Аналогічна ситуація і зі стандартною папкою для вкладень. Папка завантаження Windows 10 зазвичай пропонується як папка за замовчуванням.

Персоналізуйте панелі інструментів та посилання - ось як це працює

У стандартній комплектації Outlook є дві панелі інструментів із кнопками для виконання важливих функцій:

• Стандартна панель інструментів.
• Розширена панель інструментів.

Склад стандартної панелі інструментів залежить від відповідного модуля Outlook. Як і у всіх інших програмах Office, її можна персоналізувати, додавши на панелі інструментів додаткові кнопки для команд меню. По суті, ви можете налаштувати кожну панель інструментів в Outlook та адаптувати її до власних потреб. Це корисно для того, щоб працювати більш ефективно та цілеспрямовано.

Аналогічна ситуація з ярликами, які можна вставити на робочий стіл Windows або в меню «Пуск», щоб запустити певний модуль Outlook. Користувачі, які працюють з кількома профілями в Outlook, можуть використовувати команду в командному рядку, щоб вирішити, з якого профілю потрібно запустити Outlook. Якщо ви хочете частіше викликати Outlook із тими самими параметрами запуску, бажано встановити відповідний ярлик на робочому столі.

Вкладка Файл: Персоналізуйте автоматичні відповіді та спокійно вирушайте у відпустку

Помічник поза офісом у Outlook важливий для безперебійного спілкування. Якщо ви не можете надсилати або отримувати будь -які повідомлення протягом визначеного періоду часу, функція «автоматичних відповідей» є цільовою та ефективною. Якщо ви отримаєте електронний лист, відправник автоматично отримає повідомлення про те, як довго ви не будете доступні і хто замінить вас. Персоналізована функція "автоматичних відповідей" гарантує, що клієнти, зацікавлені сторони або колеги завжди будуть поінформовані про відсутність, наприклад через відпустку.

Персоналізація шрифтів у Outlook - це не складно

Один із найпопулярніших варіантів персоналізації в Outlook - це налаштування шрифтів за замовчуванням. Кожен має різні побажання щодо зовнішнього вигляду своїх повідомлень. З цієї причини є сенс персоналізувати шрифти або інші стилістичні пристрої. Реалізувати зміни не складно. Якщо ви працюєте без шаблону, шрифт можна легко налаштувати на вкладці "Повідомлення" в меню "Текст".

Якщо використовуються шаблони формату, шаблон потрібно змінити один раз. Крім того, залежно від використовуваної версії Outlook, існують різні варіанти меню для зміни шрифту в шаблонах.

Порада:

Залежно від налаштувань, ви будете отримувати електронні листи або у звичайному тексті, або у форматі html. Якщо ви хочете швидко перейти у формат HTML, щоб переглянути деталі електронного листа, ви можете зробити це за допомогою комбінації клавіш ALT + SHIFT + H.

Персоналізувати параметри перегляду в Outlook - налаштуйте Outlook так, як вам потрібно

Окрім стандартного перегляду в Outlook, у вас є інші практичні варіанти розділення екрана та відображення листів. Наприклад, вікно попереднього перегляду в Outlook пропонує унікальний варіант. Вміст електронних листів, вибраних у папці "Вхідні", відображається тут у компактному вигляді, без необхідності відкривати електронну пошту подвійним клацанням миші.

Спеціальні подання можна будь -коли скинути в Outlook. Це можна зробити вручну або за допомогою команди Windows. У той же час ви можете розмістити вікно попереднього перегляду окремо і відобразити його праворуч або під списком повідомлень, наприклад.

Незважаючи на зручність перегляду у вікні попереднього перегляду, деякі користувачі вирішили принципово вимкнути попередній перегляд у Outlook. Причиною цього є ризик того, що вірус або шкідлива програма автоматично закріпиться у вашій системі до відкриття шкідливої пошти. Якщо ви хочете бути в безпеці, ви можете вимкнути вікно попереднього перегляду, запобігти завантаженню зовнішніх зображень та вмісту або дозволити відображення листів HTML лише у форматі звичайного тексту.

Використовуйте готові параметри перегляду та налаштуйте область навігації - ось як це працює

Користувачі перших версій Outlook оцінили безліч готових варіантів перегляду, які більше не доступні в Outlook 2010 або поточній версії Outlook 365. Наприклад, ви можете відображати лише непрочитані повідомлення в поточній папці. Також корисною була можливість обмежити період показу та, наприклад, насамперед відображати електронні листи за останні сім днів. Незважаючи на відсутність попередніх налаштувань у новіших версіях, улюблені представлення можна визначити та зберегти в Outlook 2010 та пізніших версіях.

В принципі, також доцільно адаптувати область навігації Outlook до вашого особистого способу роботи. Крім усього іншого, можна показувати та приховувати панель навігації, використовувати комбінації клавіш для швидкого переходу до іншого меню або вказувати іншу початкову папку. Як і в папці "Вхідні", ви також можете ввімкнути зону для читання своїх нотаток. У цьому випадку Outlook відображає вміст вибраної нотатки у нижній половині вікна.

Налаштуйте календар, завдання та функції зустрічей відповідно до ваших потреб

Ви також можете персоналізувати календар в Outlook і, серед іншого, встановити порядок колірних категорій для позначення зустрічей. Щоб створити зустріч, натисніть у полі «Мітка» у діалозі зустрічі та виберіть відповідний колір. Ви можете автоматично видаляти запрошення на зустріч із папки "Вхідні", як тільки ви на них відповісте. Цей параметр за замовчуванням активовано в Outlook і його можна деактивувати або активувати.

У будь -якому випадку вам слід розширити посилання на файлову систему на панелі навігації. За допомогою корисних посилань можна інтегрувати папки на жорсткому диску або файли, які потрібні регулярно. За допомогою цих ярликів ви можете стабільно персоналізувати Outlook.

Визначте правила автоматизації Outlook

Outlook пропонує можливість використання правил і макросів для автоматизації Outlook. Правила слід змінювати в Outlook. Ви визначаєте всі правила в Outlook на вкладці "Файл" у пункті меню "Правила та сповіщення".

Увімкнути сповіщення на робочому столі в Outlook

Якщо ви хочете отримувати інформацію про вхідні електронні листи з Outlook, ви можете просто активувати сповіщення на робочому столі. Як це зробити:

1. У Outlook до версії 2007 ви викликаєте команду "Інструменти, правила та сповіщення". У Outlook 2010 перейдіть до розділу «Керування файлами, правилами та сповіщеннями».

2. Виберіть правило і натисніть "Змінити правило", а потім "Редагувати параметри правила".

3. Натисніть «Далі», щоб перейти до діалогового вікна, в якому можна вибрати дії.

4. Тут ви активуєте опцію «Показати сповіщення на робочому столі» (а також «Не застосовувати будь -які подальші правила», якщо ця опція ще не активована).

5. Потім натисніть «Готово».

Правила персоналізовані тим, що вони виконуються лише за вашою вказівкою, а не автоматизованим додатком. Щоб запустити правила вручну, зніміть прапорець перед назвою правила в "Правилах повідомлень".

Ви також можете використовувати правила для автоматичного сортування папки "Вхідні". У цьому випадку листи, що відповідають певним критеріям, віднесені до заздалегідь визначених категорій. Автоматичне архівування-одна з найважливіших функцій на основі правил у Outlook. В принципі, його можна спеціально адаптувати. Назви архівів можна змінити, якщо це необхідно, щоб уникнути надмірностей та зберегти огляд. Також можна запустити макроси для автоматичного переміщення електронного листа, що містить заздалегідь визначене ключове слово.

Підтримуйте ясність у Outlook - наскільки це легко

Крім того, ви можете вибрати параметри для окремих модулів Outlook, наприклад, для електронних листів або для окремих папок у папці "Вхідні", які відхиляються від стандартних налаштувань. Цікавою є, наприклад, функція “Журнал”, за допомогою якої можна відстежувати такі елементи, як повідомлення електронної пошти чи зустрічі в Microsoft Outlook. Ви також можете відстежувати інші файли Microsoft Office, наприклад документи Word. Незважаючи на додану цінність, функція журналу потребує багато пам'яті. Якщо ви не хочете використовувати функцію журналу або більше не хочете її використовувати, бажано її вимкнути. В результаті, файл PST залишається керованим з точки зору його розміру.

Таким чином, чіткість має вирішальне значення для успіху в Outlook. Вхідні, календар, адресна книга та інші функції підтримують щоденну роботу, лише якщо вони представлені ефективно та зрозуміло. Для цього можна за допомогою миші вручну налаштувати ширину стовпців у табличних поданнях, наприклад у календарі зустрічей.

Персоналізуйте поштову скриньку та вхідну та вихідну пошту - які налаштування мають сенс

Окрім налаштування подання, одним із найважливіших кроків є персоналізація папки "Вхідні" в Outlook та адаптація дизайну. В Outlook у вас є можливість у папці "Вхідні" визначити, як часто потрібно отримувати електронні листи. Замість того, щоб викликати повідомлення кожні 15 хвилин, має сенс збільшити проміжок часу, щоб мати можливість працювати безперешкодно.

В основному можна сказати, що важливо використовувати Outlook як робочий інструмент і не дозволяти Outlook переривати вашу роботу. Кожен, хто працює зосереджено на завданні, повинен усунути всі види порушень або максимально їх мінімізувати, щоб сприяти ефективній роботі. До факторів, що порушують роботу, можуть належати вхідні електронні листи або сповіщення на робочому столі під час отримання електронних листів. Персоналізація проміжків часу, тонів та сповіщень у папці "Вхідні" є важливою для кожного користувача Outlook.

Користувачі Outlook, які хочуть змінити час очікування сервера в облікових записах POP3, повинні виконати цей тип персоналізації в реєстрі, оскільки система забезпечує час очікування сервера до 10 хвилин.

Адаптуйте та автоматизуйте квитанції про читання - це економить ваш час

Якщо вхідні повідомлення містять квитанції про прочитання, це підвищує обізнаність. Якщо ви одночасно надто часто отримуєте підтвердження прочитання, наприклад у випадку серійної пошти, ви можете вимкнути дисплей у Outlook або, як альтернативу, автоматично надіслати підтвердження прочитання. Обидва варіанти можуть бути корисними для того, щоб протягом дня рідше порушувати робочий процес. У старих версіях Outlook 2000, 2003 та 2007 квитанцію про прочитання потрібно вимкнути іншим способом, у параметрах історії.

Персоналізуйте візитки та автоматично зберігайте вкладення - чому це важливо

Користувачі Outlook цінують можливість додавати візитні картки з їх конкретною інформацією відправника до електронних листів. Індивідуальні візитні картки з правильною контактною інформацією важливі для того, щоб одержувачі могли спілкуватися з вами професійно та без втручання. Цікаво також використовувати опцію "Додаткові дії", щоб персоналізувати тему повідомлення червоним кольором. Одержувач швидше читає важливі повідомлення, оскільки вони відображаються певним кольором.

Якщо ви щодня або щотижня отримуєте велику кількість повідомлень із вкладеннями, наприклад, документи -фактури чи креслення, можна скористатися безкоштовним інструментом автозбереження до Outlook 2007. Для поточної версії Outlook 365 Extractor вкладень Outlook є альтернативним зовнішнім засобом, за допомогою якого вкладення автоматично кешуються на основі правил.

Видаліть або мінімізуйте улюблені папки та налаштуйте панель швидкого доступу

Microsoft Outlook відображає папку вибраного на панелі навігації над папкою електронної пошти. Якщо ця папка не використовується, її можна видалити або мінімізувати з версії Outlook 2007. У Outlook 2007 та у всіх наступних версіях є два перевірених способи мінімізації папки. Таким чином ви економите місце та забезпечуєте чіткість структури папок.

Панель швидкого доступу в Outlook та в інших програмних продуктах Microsoft Office цінується користувачами, оскільки підтримує ефективну роботу. Персоналізувати цю панель швидкого доступу можна всього за кілька кліків. Для цього натисніть на символі на панелі швидкого доступу: "Лінія / стрілка вниз".

В результаті відкриється вікно вибору, в якому можна інтегрувати додаткові функції в панель швидкого доступу. Поставте галочку навпроти однієї з команд, щоб додати відповідну кнопку до панелі. І навпаки, зніміть галочку навпроти команд, для яких на панелі не повинно бути жодних кнопок.

QuickSteps - максимально ефективно використовуйте ефективних помічників у Outlook

Швидкі кроки, що поставляються як Smarttools, починаючи з версії Outlook 2010, потрібно адаптувати, перш ніж їх можна буде використовувати вперше, щоб вони могли ефективно використовуватися. Ви можете знайти QuickSteps на вкладці "Пуск".

На додаток до готових швидких кроків, таких як «Командний електронний лист» або «Готово», можна додати інші окремі швидкі кроки, які персоналізують та спрощують роботу з Outlook.

Адаптація форматів друку до ваших власних специфікацій економить час та гроші

Outlook пропонує широкий спектр опцій і функцій для налаштування формату друку для документа. Особливо, коли кілька співробітників працюють з одним комп’ютером, це може призвести до проблем та помилок. Щоб звести до мінімуму неправильні роздруківки, перед повторним друком корисно скинути формат друку до значень за замовчуванням. Це можна зробити кількома клацаннями миші в налаштуваннях Outlook.

Персоналізуйте панель справ та область навігації, щоб зосередитися на важливому

Панель справ у Microsoft Outlook зазвичай відображає навігатор дат, а також поточні зустрічі та завдання.

У цьому випадку персоналізація означає пріоритет важливих речей, щоб важливі призначення та завдання ніколи не забувалися.

Якщо у вас мало місця на екрані або ви хочете вивести свої електронні листи на передній план, можна мінімізувати панель навігації в Outlook. У цьому випадку кнопки, які ви використовуєте для вибору різних модулів Outlook, мають форму піктограм.Це гарантує, що є більше місця для читання електронних листів. Налаштування можна змінити за власним бажанням.

Це також стосується популярних і практичних сповіщень на робочому столі. Максимальна тривалість - 30 секунд. Якщо ви хочете збільшити показ дисплея за цей максимальний діапазон, вам потрібно втрутитися в реєстр для такого типу персоналізації.

Показувати таблиці окремо в Outlook - так ви збережете ясність

Microsoft Outlook - це:

• У папці "Вхідні",
• У календарі,
• В адресній книзі та
• Для інших функцій

структурований як стіл. Таблиці гарантують чітку презентацію. Вигляд таблиць, наприклад у папці "Вхідні", можна налаштувати вручну за допомогою миші з урахуванням ширини стовпців.

Персоналізуйте вбудовані програми навігації

Microsoft Outlook пропонує вам можливість відкрити карту вулиць у Картах Bing Microsoft для контакту за допомогою кнопки "Призначити". Буде відображено адресу контакту. Відображення карти вулиць можна вибрати, як тільки ви введете поштову адресу контакту в Outlook.

Створюйте або змінюйте форми - так ви правильно персоналізуєте

Робота з формами в інструментах розробника Microsoft Outlook - не повсякденне явище.

Наприклад, якщо ви хочете створити форму для завдання, Outlook дає вам можливість персоналізувати форму в інструментах розробника. Коли ви додаєте поля у форму, Outlook автоматично розміщує поле введення та мітку разом. Як тільки ви натиснете на один із двох елементів пізніше, буде вибрано лише цей елемент. Для того, щоб перемістити обидва елементи одночасно, має сенс з'єднати обидва елементи один з одним. Це робиться за допомогою "Групи".

Підбиття підсумків та висновок: Якщо ви персоналізуєте Outlook, ви заощадите час та працюватимете продуктивніше

Так само, як у кожного є особистий смак при виборі меблів для дому, Microsoft Outlook також повинен бути спеціально розроблений та персоналізований кожним користувачем. Функції програмного забезпечення повинні бути адаптовані до відповідного користувача та його потреб. Персоналізовані рядки меню, індивідуально адаптована папка "Вхідні" та інші параметри програмного забезпечення важливі для того, щоб працювати максимально ефективно та ефективно.