Переваги перетворення Word у PDF
Кожен, хто надає файли Word третім сторонам електронною поштою або іншими каналами, помітить, що файли часто занадто великі для надсилання або не можуть бути відкриті одержувачем з міркувань сумісності. Щоб уникнути цих та інших проблем, файли Word можна зберегти у форматі PDF. Це можна зробити швидко та безкоштовно за допомогою Microsoft Word.
Чим особливий формат PDF?
Абревіатура “PDF” означає англійський термін “Portable Document Format”. PDF-це крос-платформенний формат файлів. Це означає, що користувачі комп'ютерів Mac і Windows можуть легко відкривати документи PDF.
Не має значення, чи є на ПК ліцензія Microsoft чи ні. PDF -файли можна відкривати за допомогою різних безкоштовних програм. Це якраз головна перевага цього формату файлу порівняно з класичним файлом Word. І PDF -файли мають інші особливості: З одного боку, документ у форматі PDF неможливо змінити. З іншого боку, переносний формат документів займає менше місця для зберігання, ніж класичний текстовий або графічний файл.
Щоб уникнути проблем із сумісністю, Microsoft дозволяє будь -який файл Word зберігати у форматі PDF. Ви можете перетворити його в компактний та незмінний PDF-файл всього за кілька простих кроків.
Переваги при надсиланні - безпечне та компактне надсилання вмісту
Перетворення з Word у PDF особливо бажано, коли документ Word надсилається електронною поштою або через службу обміну повідомленнями. У форматі PDF ваше письмо неможливо змінити ні навмисно, ні ненавмисно. Особливо, якщо ви надсилаєте документ з професійних причин, щоб повідомити партнерів за контрактом, варто створити PDF -файли з закладками. Вони гарантують, що адресат може відкрити документ і прочитати його у призначеному уривку.
Особлива родзинка: За допомогою Word ви можете автоматично надсилати текстові файли у форматі PDF. Вам не потрібно перетворювати або конвертувати файл або навіть виходити з Word. Усього за кілька кліків відкриється вікно електронної пошти з Word. Файл у новому форматі PDF автоматично додається. Файли такого формату не тільки захищені від редагування, вони також економить місце для зберігання. Це особливо корисно при надсиланні великих файлів.
Засіб усунення несумісності апаратного або програмного забезпечення
Зберігаючи документ як PDF, ви розумно обходите проблеми з несумісним програмним або апаратним забезпеченням. Хоча файли Word можна відкрити, лише якщо встановлено платний пакет Office, PDF -файли можна відкривати з будь -якого ПК із переважно безкоштовним програмним забезпеченням. Часто такі зчитувачі PDF вже встановлені за замовчуванням.
Варто знати: Ви не тільки без проблем відкриєте свій колишній файл Word. Подання вмісту також є надійним. Текст і зображення у форматі PDF завжди відображаються як оригінал, навіть якщо файл розпаковано на планшетному ПК або мобільному телефоні.
Як зберегти файл Word у форматі PDF - посібник
Існують різні варіанти перетворення текстового файлу Word у документ PDF. Ваше покоління Office вирішує, яким саме ви користуєтесь.
Практична надбудова для Word 2007
Щоб зберегти текстовий файл безпосередньо у форматі PDF в Office 2007, потрібно розширення. Це називається надбудовою англійською мовою і її можна безкоштовно встановити у Windows 2007. До цього Windows використовувала власний тип кроссплатформенного сховища: файли з розширенням "XPS" є, як і PDF-файли, незалежним від Windows форматом друку. Однак, оскільки дедалі більше користувачів Office вимагали можливість друку у форматі PDF як стандарт, Microsoft впровадила цю функцію для всіх наступних поколінь.
Перетворення Word у PDF з Word 2010
Починаючи з Word 2010, текстові файли Word можна швидко та зручно конвертувати у файли PDF. Ви можете зберегти документ Word як PDF, виконавши такі дії:
-
Відкрийте файл, який потрібно зберегти у форматі PDF.
-
Натисніть «Файл» і виберіть опцію «Зберегти як» у спадному меню.
-
Натисніть стрілку поруч із поточним типом файлу (документ Word .docx).
-
Змініть тип файлу на PDF із розширенням .pdf.
-
При необхідності змініть назву документа.
-
Натисніть «Зберегти».
Ви автоматично повернетесь до вихідного документа Word. Ви знайдете новостворений PDF -файл у тій же папці та під тим самим ім’ям.
Роздрукуйте документ Word у форматі PDF і отримайте більше функцій
Інший спосіб - друк у форматі PDF. Ви не використовуєте справжній принтер і не виробляєте друковану продукцію. Налаштування "Друкувати як PDF" створює лише PDF. Для цього дійте так:
-
Відкрийте цільовий документ, який потрібно надрукувати у форматі PDF.
-
Натисніть «Файл» і виберіть «Друк» у меню ліворуч.
-
Змініть параметри в розділі "Принтер" на "Microsoft Print to PDF".
-
При необхідності внесіть зміни в кнопку "Налаштування" або в "Налаштування сторінки".
-
Натисніть кнопку "Друк" у верхньому лівому куті.
-
У новому діалоговому вікні виберіть назву файлу та місце зберігання PDF -файлу та підтвердьте за допомогою "Зберегти".
Але в чому різниця між "Зберегти як PDF" та "Друкувати як PDF"? Якщо ви друкуєте документ у форматі PDF, ви можете - на відміну від простого збереження - зробити великі налаштування: Наприклад, ви можете роздрукувати лише певні ділянки сторінки, змінити ширину полів або встановити двосторонній друк або кольоровий друк. У розділі "Налаштування сторінки" ви знайдете додаткові параметри друку.
порада: Зокрема, якщо ви маєте намір розробити флаєр або щось подібне з Adobe, доцільно використовувати принтер. Тут ви можете встановити більш високу якість, щоб PDF також без проблем міг функціонувати як остаточний твір для друкованої продукції.
За допомогою функції «Друк у форматі PDF» на додаток до стандартних налаштувань можна налаштувати платний принтер PDF, наприклад принтер Adobe PDF. Тоді це дає змогу друкувати з кращою роздільною здатністю або містить інші індивідуальні параметри.
Зберігайте файли Word у форматі PDF та діліться вмістом без ризику
Word пропонує безліч функцій, пов'язаних з текстовим дизайном. Забезпечте чіткість та професіоналізм за допомогою змісту, дати чи номерів сторінок у верхньому та нижньому колонтитулі. За допомогою макросів, функцій поля, шаблонів та функцій "Переглянути" або "Налаштувати" ви можете зробити свої документи більш уніфікованими та професійними. Крім того, ви забезпечуєте кращу якість тексту, з одного боку, вставляючи цитати чи гіперпосилання, а з іншого - з функціями перекладу чи пошуку та заміни у Word.
Зберігаючи файли Word у форматі PDF, ви не тільки уникнете проблем із відкриттям або відображенням за допомогою іншого програмного чи апаратного забезпечення. Також можна уникнути небажаних змін у спільних документах. Спільний доступ до PDF -файлів також безпечніший і займає значно менше місця для зберігання.
FAQ
Як зберегти документи Word у форматі PDF?
Існує два способи збереження документа Word у форматі PDF. Або перейдіть до «Пуск» у «Зберегти як» та змініть формат файлу на «PDF», або ви можете роздрукувати файл у форматі PDF. Друк у форматі PDF дає змогу внести додаткові додаткові налаштування та адаптувати місце зберігання чи назву файлу.
Яка користь від збереження документа Word у форматі PDF?
На відміну від файлу Word, PDF можна відкривати та відображати без помилок, незалежно від використовуваного програмного чи апаратного забезпечення. Крім того, ваш текст у форматі PDF захищений від передбачуваних і ненавмисних змін з боку одержувача. Крім того, PDF -файли при їх надсиланні займають менше місця для зберігання, ніж файли Word.
