Як користуватися кодами полів
Ви це добре знаєте: під час створення текстового документа акцент робиться не лише на справжньому оформленні документів. Окрім змісту та виразу, вам також потрібно враховувати шрифт та розмір, міжрядковий інтервал та багато інших деталей. У цьому вам допомагають різні функції поля, які часто використовуються свідомо, але іноді також автоматично. Але де приховані функції і як вони правильно використовуються?
Польові функції - що за ними?
Під час створення документа за допомогою Microsoft Word зазвичай слід спочатку чітко пояснити, який це тип тексту. Відповідно, потім ви створюєте файл, формат і макет якого відповідають вимогам типу тексту.
Тут ви можете, наприклад, налаштувати розмір і форму шрифту, а також відстань до краю та між рядків тексту. Для багатьох документів також необхідно вказати номери сторінок і, наприклад, вставити поточну дату. Тут використовуються функції полів, які також називаються скороченими полями.
Програма Office Word розпізнає певні текстові елементи та автоматично змінює їх у разі потреби. Наприклад, дату можна оновити та завжди оновлювати. Ці функції поля спочатку є заповнювачами, яким ви, користувач, призначаєте назву поля. Але як цю корисну функцію можна використовувати у Word? Як отримати бажаний результат?
Ось як це працює: Функції поля та їх роль у створенні текстів
Активувати функцію поля можна по -різному. Простий і часто використовуваний приклад - вставлення дати у текст. Хоча ви можете просто ввести дату самостійно, комбінацію цифр також можна інтегрувати у документ за допомогою функції введення.
-
Спочатку клацніть на вкладці «Вставити» на стрічці меню вашого файлу Word.
-
У правій частині ви знайдете поле "Текст".
-
У цьому полі різні символи вказують на різні функції поля, які спочатку інтегровані у ваш текст як заповнювачі. Виберіть значок календаря, щоб вставити поточну дату.
-
Після цього відкриється додаткове вікно. Поставте прапорець "Оновити автоматично".
-
Тепер ви можете розмістити курсор у полі та змінити дату у своєму тексті або оновити її автоматично.
Так само, як і дату, Word також може редагувати багато інших компонентів тексту. Польові функції охоплюють різні сфери діяльності, які можуть бути вам корисними. Це також практично: якщо вам не потрібні автоматичні зміни, ви можете тимчасово вимкнути оновлення поля.
Правильне використання: Функції поля тут особливо добре підходять
Використання функцій поля не завжди має сенс. Встановлені в потрібному місці функції спрощують вашу повсякденну роботу та швидко призводять до задовільних результатів. Коли ви налаштовуєте сторінку, ви пришвидшуєте прогрес завдяки функціям: Наприклад, список джерел та зміст вашого файлу можна оновити за допомогою декількох клацань миші. Тут вам не потрібно вручну переносити заголовки до вашого каталогу, але можна дозволити Word працювати автоматично за допомогою властивості поля.
Це робить перегляд вашого документа менш складним. На додаток до згаданих вище функцій поля, наступні елементи також належать до функцій (інтегрованих засобів редагування та допоміжних засобів у Word), які роблять програму Office корисним помічником у текстовій роботі:
- Поле посилання
- Поле автора
- Поле NumPages
- Поле FileName
- Поле цитування
Ці та багато інших польових функцій поширені у текстах Word. Їх можна редагувати за потребою та встановлювати відповідно до індивідуальних уявлень та поведінки користувачів. Наприклад, якщо ви додаєте до тексту цитати або ім’я автора, ви можете вибрати нове поле одним клацанням миші.
Затінення сірого поля показує, що вміст поля тепер можна редагувати. Наприклад, визначаючи цитату, ви можете вибрати, чи потрібно вказувати лише ім’я автора, а також рік публікації та місцезнаходження.
Універсальний та динамічний: так ви інтегруєте функції поля у свій документ
Текстові документи привертають увагу своїх читачів, особливо якщо вони структуровані універсально та структуровано. Гіперпосилання, цитати та привабливий верхній та нижній колонтитул роблять текст цілісним.
Як правило, номери сторінок розміщуються у верхньому або нижньому колонтитулі. Тут також є кілька варіантів: Ви можете пронумерувати сторінки документа вручну або скористатися відповідною функцією поля. Якщо ви розмістите курсор у верхньому або нижньому колонтитулі, затінення поля стане видимим. Після цього можна внести зміни до відповідної властивості тексту або оновити поле.
Точно так само імена файлів у Word можна вставляти у нижній колонтитул за допомогою функцій поля. Програма Office пропонує користувачам різні швидкі будівельні блоки, які можна активувати за допомогою різних комбінацій клавіш. Це включає, наприклад, макроси (часто використовувані команди з швидким доступом) або автоматичні тексти, які можна зберегти заздалегідь і викликати за потреби.
Ось як ви спрощуєте свою роботу: Активуйте та зберігайте функції поля
Функції поля також можна використовувати з комбінацією клавіш. Залежно від версії Word, ви можете використовувати різні комбінації для розміщення вмісту поля. Як інтегрувати код поля до тексту у Word 2007 і 2010:
Натисніть клавішу керування [CTRL].
Утримуйте клавішу, а також натисніть [F9].
Тепер з’являються дужки та затінення поля. Напишіть потрібну властивість поля або назву поля в поле, наприклад B. "Дата" для дати. Тепер у документі автоматично зазначається дата відповідного дня.
Інші функції також можна активувати у Word за допомогою клавіші [CTRL]. Тому переконайтеся, що ви вибрали правильну комбінацію клавіш, щоб відкрити дужки для введення функції поля. Додаткову інформацію можна викликати за допомогою клавіші shift. Таким чином, ви можете, наприклад, розмістити текстові блоки точно на сторінці та оформити їх відповідно до ваших ідей.
Окрім швидких частин, програма Office також пропонує інші функції, які спрощують роботу з текстовими документами. Наприклад, ви можете вставляти переклади або створювати шаблони. Крім того, можна налаштувати формуляри та зберегти файл Word у форматі PDF. Перш ніж надсилати або друкувати документи, слід ще раз перевірити файли.
Зміни та виправлення: Робота з Word
За допомогою "Пошук і заміна" ви можете знайти поширені помилки у своєму файлі та замінити їх за один крок. Не тільки зміст документа слід перевіряти та, за необхідності, виправляти: формат вашого документа також може містити помилки.
Швидкі модулі або польові функції загалом допомагають уникнути джерел помилок і тим самим швидко отримати привабливий результат. Ви можете дозволити Word автоматично контролювати таку інформацію, як дата, номер сторінки та цитати. Крім того, ваша робота прискорюється: ви можете динамічно вставляти вміст документа, який ви вже підготували, і легко отримати до нього доступ.
Добре знати: Для того, щоб зробити ваш текстовий документ максимально однорідним, текстові поля та номери сторінок, а також поле NumPages - тобто номер сторінки на загальній кількості сторінок - мають бути оформлені таким же чином у всьому файлі. Для цього можна використовувати так званий формат злиття. Ввівши в поле {STYLEREF "Заголовок 1" \ n \ * MERGEFORMAT}, результат поля буде відформатовано так само, як і абзац, у якому знаходиться поле. Ви також можете встановити продовження текстів на одній сторінці на іншій.
Висновок: польові функції як підтримка
Польові функції є помічниками у процесі створення документів у багатьох відношеннях. Вони дозволяють вставляти важливі текстові елементи та оновлювати наявний вміст документа. Ви можете використовувати функції поля для внесення деяких налаштувань та індивідуалізації для створення готового файлу відповідно до ваших особистих вимог.
Наприклад, ви можете вплинути на те, чи будуть рамки текстового поля негайно роздруковані, чи певні дані будуть включені до вашої злиття пошти. Word дає простір окремим ідеям та пропонує користувачам можливість професійно та ефективно організовувати документи за допомогою різних функцій на місцях.
Питання та відповіді
Які функції на місцях допомагають стандартизувати мої документи?
Формат злиття допомагає зробити налаштування в полях єдиними. Коли ви вводите команду форматування, у вас є можливість передати властивості поля в наступне поле. Таким чином ви використовуєте однакові налаштування для решти текстового документа.
Як я розпізнаю поля у своєму тексті?
Ви можете відображати функції поля різними способами. Наприклад, якщо виділити весь текст за допомогою [CTRL + A], ви помітите функції поля. У будь -якому випадку затінення поля видно, коли ви натискаєте на функцію поля. Ще одним натисканням на маленьку стрілку в кутку поля з’являться параметри налаштування.
