Налаштування Outlook: Як знайти та створити резервну копію даних

Покрокова інструкція

Сотні або тисячі електронних листів, вкладень, записів календаря та даних накопичуються в Microsoft Outlook протягом місяців або років. Якщо ви хочете зберегти ці дані та налаштування Outlook, щоб перемістити їх на новий ПК або створити резервну копію, існують різні варіанти та способи зробити це.

Дуже важливо, щоб ваші дані в Microsoft Outlook та налаштування в Outlook зберігалися в різних файлах. Хоча всі електронні листи, записи календаря та дані зберігаються у так званих файлах PST або OST, параметри функцій зберігаються у реєстрі Windows. Щоб створити резервну копію параметрів та даних, файли реєстру та файли контейнера з даними Outlook завжди повинні створювати резервні копії.

Резервне копіювання даних безпосередньо з Microsoft Outlook

Можна зберегти всі дані, такі як електронні листи, включаючи їх вкладення, зустрічі, завдання, контакти, нотатки та дані журналу безпосередньо з Outlook, оскільки Microsoft Outlook зберігає цю інформацію у центральному файлі з розширенням * .PST або * .OST . За замовчуванням файл має назву Outlook.pst або Outlook.ost. Якщо ви використовуєте кілька профілів або керуєте різними обліковими записами електронної пошти в Microsoft Outlook, для кожного профілю або облікового запису створюється окремий файл PST або файл OST. Усі архівні дані також зберігаються у файлах PST.

Файли PST (файли особистого магазину)-це так звані контейнерні файли, які здатні зберігати різну інформацію з Microsoft Outlook. Найголовніше, що облікові записи POP-3 зберігають свою інформацію у файлах PST. До Outlook 2013 дані з облікових записів IMAP також зберігалися у файлах PST. Починаючи з Microsoft Outlook 2016, дані зберігаються у файлі OST (офлайн -файл Outlook). Окрім файлів OST та PST, Outlook також має розрізняти файли NST. Це файли магазинів групи Outlook. У ній архівуються групові розмови або дані локальної групи.

Усі файли PST, створені Outlook, за замовчуванням можна знайти у такій папці, залежно від операційної системи:

Windows 10: C: \ Users \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook

Windows 7 / Vista: C: \ Users \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook

Windows XP: C: \ Documents and Settings \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook

Файли -контейнери зазвичай приховані, тому їх неможливо відобразити за допомогою звичайного пошуку в Провіднику Windows. Щоб зробити контейнерні файли видимими в Провіднику, викличте команду "Інструменти → Параметри папок → Перегляд"І змінити опцію"Показувати приховані файли, папки та диски"а. Користувачі Windows XP вибирають: "Приховані файли та папки: Показати всі файли та папки“.

Локалізуйте шляхи зберігання в Outlook

Інший спосіб визначення шляхів зберігання файлів -контейнерів можна знайти безпосередньо в Outlook. Наступні три кроки дадуть вам конкретну інформацію про те, які файли PST або OST зберігаються локально на вашому комп’ютері:

1. Перейдіть на вкладку "Файл" в Outlook і перейдіть до меню "Інформація".

   

2. На наступному кроці перейдіть до меню опцій «Налаштування облікового запису».

   

3. Перейдіть на вкладку «Файл даних», щоб знайти окремі файли OST або PST та їх шляхи на вашому комп’ютері.

   

Різне зберігання даних Outlook

Серцем Microsoft Outlook є файли PST або OST, в яких зберігаються дані, вкладення до електронних листів, записи календаря та багато іншого. Найбільша відмінність між файлами PST та OST - це їх доступність. Файли PST містять усі дані, надіслані та отримані за допомогою Microsoft Outlook. Файли OST, з іншого боку, можна розглядати як локальну копію даних Outlook. Дублікат файлу потрібен у разі переривання прийому в Інтернеті, щоб ви могли продовжувати працювати з Outlook. Фактичний основний файл зазвичай знаходиться на серверах Microsoft, наприклад, з обліковим записом Microsoft Exchange. До нього автоматично надходять та оновлюються в Інтернеті.

Окрім файлів OST та PST, налаштування облікового запису Outlook зберігаються в реєстрі Windows.

Створення та збереження файлу PST - це легко можливо з Outlook

1. Щоб зберегти індивідуальний файл PST з Microsoft Outlook, перейдіть на вкладку «Файл» та перейдіть у область меню «Відкрити та експортувати».

   

2. На наступному кроці натисніть кнопку "Імпорт / Експорт" і виберіть запис "Експортувати у файл" у наступному вікні вибору.

   

3. Наступний крок дає вам можливість створити файл даних Outlook або файл, розділений комами. Виберіть файл даних Outlook (PST).

   

4. На останньому кроці ви можете вибрати, які дані та інформацію ви хочете зберегти у файлі PST. Обсяг даних визначається шляхом вибору окремих папок.

   

Файл PST може бути кешований у сховище, таке як масове сховище, DVD -диск або жорсткий диск. Якщо ваш оригінальний файл PST пошкоджений, наприклад, через збій програми, і його більше не можна відкрити, ви можете замінити його резервним файлом PST. Якщо ви хочете прочитати файл PST у Microsoft Outlook на новому комп’ютері, це також робиться в помічнику імпорту та експорту в пункті меню «Імпорт з інших програм чи файлів».

Під час завантаження файлу PST з DVD -диска може з’явитися повідомлення про помилку. Outlook повідомляє, що файл PST захищений від запису і не читає дані. У такому випадку потрібно зняти захист від запису. Для цього клацніть правою кнопкою миші файл після копіювання його на жорсткий диск у Провіднику Windows, виберіть пункт меню «Властивості» та деактивуйте атрибут «Лише для читання».

Створіть резервну копію налаштувань облікового запису Outlook - ось як це працює

Після створення та резервного копіювання файлу PST слід також створити резервну копію параметрів облікового запису Outlook. Налаштування облікового запису та профілю можна знайти в реєстрі Windows. Для поточної версії Microsoft Outlook вони зберігаються в такому ключі:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ Profiles
\ Outlook \ 9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676.

Користувачі Outlook 2010 можуть знайти параметри за таким способом:

HKEY_CURRENT_USER \ Програмне забезпечення \ Microsoft \ Windows NT \ CurrentVersion \ Підсистема обміну повідомленнями Windows \ Профілі \ Outlook \ 9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676

Шлях містить окрему папку для кожного з профілів, які ви використовуєте. Налаштування облікових записів електронної пошти зберігаються у кожній із цих папок профілю у папці 9375CFF0413111d3B88A - 00104B2A6676.

Збережіть файл реєстру в три кроки

Щоб зберегти відповідний файл, виконайте такі дії:

1. Закрийте всі програми Office, особливо Microsoft Outlook.

2. У Microsoft Windows клацніть правою кнопкою миші «Пуск» і виберіть пункт меню «Виконати». Відкриється нове вікно, у якому ви вводите таку команду: Regedit.

   

3. Знайдіть відповідний запис у редакторі реєстру. Натиснувши правою кнопкою миші, ви можете скопіювати файл і тимчасово зберегти його в безпечному місці.

   

Якщо ви хочете повторно імпортувати дані профілю, збережені таким чином після перевстановлення Windows або Outlook, достатньо двічі клацнути файл REG у Провіднику Windows.

Важливо: Щоразу при імпорті ви перезаписуєте параметри профілю в реєстрі. Щоб запобігти втраті даних та збоям системи, слід вносити зміни до реєстру лише у тому випадку, якщо ви зробили резервні копії та впевнені, що імпорт файлів реєстру має сенс та доцільність.

Підсумок: Резервне копіювання даних та параметрів Outlook із двох різних шляхів

Якщо ви хочете створити резервну копію даних та налаштувань із Microsoft Outlook, вам потрібно архівувати принаймні два різних файли. Це тому, що ваші електронні листи, записи календаря та всі дані Outlook, як правило, створюються в резервних копіях у файлах PST або OST. Навпаки, ваші налаштування зберігаються та зберігаються в реєстрі Windows. Ви можете скопіювати наявний файл PST безпосередньо з Провідника Windows і тимчасово зберегти його в безпечному місці зберігання.

Крім того, можна також створити файл PST безпосередньо за допомогою помічника імпорту / експорту Outlook. Ви можете знайти відповідний файл реєстру, ввівши команду “regedit” у вікні “Виконати”.

Після того, як ви створили резервну копію всіх файлів, ви можете встановити Outlook на новий комп’ютер і продовжити з наявними даними та налаштуваннями. Безперервне резервне копіювання даних файлів також є доцільним, щоб завжди бути захищеним від втрати даних, вірусів або хакерських атак.

FAQ

Що зберігається в реєстрі Microsoft Windows?

Реєстр або базу даних реєстру можна назвати центральною базою даних конфігурації. Він зберігає певні параметри для Microsoft Outlook, а також налаштування для Windows. Окрім налаштувань програм, програми автозапуску та відповідна для системи інформація також зберігаються в реєстрі.

Для чого використовується команда regedit?

За допомогою команди Regedit або Regedit.exe відкрийте редактор реєстру в Microsoft Windows. Потім можна переглядати, редагувати або копіювати окремі записи в реєстрі Windows.

Який вміст зберігається у файлах OST?

Більшість сучасних облікових записів електронної пошти працюють з автономними файлами даних (OST). Синхронізовані копії інформації поштової скриньки зберігаються локально в них. Основна копія зазвичай знаходиться на онлайн -сервері, наприклад, у випадку облікових записів Microsoft Exchange на сервері Microsoft.