Кожен, хто хоч раз намагався узгодити зустрічі з кількома людьми, знає, скільки електронних листів та дзвінків це може коштувати, особливо якщо не всі мають доступ до спільного календаря через Exchange. Прочитайте цей пост, щоб дізнатися, як вийти
Якщо у вас є доступ до щоденників усіх учасників через Exchange, не складно (залежно від завантаженості) знайти зустріч, на яку всі мають час. Однак стає важко, коли вам доводиться знаходити спільне призначення «сліпим сліпом». Тоді це, перш за все: внесіть пропозиції щодо зустрічей, зберіть відгук, можливо, уточніть по телефону, чи не може учасник відкласти зустріч, заплановану в іншому місці, а потім призначте спільне призначення. Залежно від версії Outlook у вас є кілька варіантів подання запропонованих дат:
Ви надсилаєте учасникам вибір можливих дат електронною поштою - але це має сенс лише в тому випадку, якщо всі учасники використовують Outlook.
Ви надсилаєте учасникам вибір можливих зустрічей у вигляді файлів iCalendar, які можна відкрити за допомогою Outlook та інших програм календаря. Це також можливо зі старими версіями Outlook.
Ви надсилаєте витяг зі свого календаря з відповідним періодом іншим учасникам. Вони можуть або побачити, де ще є зустрічі у вашому календарі, або які призначення ви пропонуєте. Оскільки дані записуються безпосередньо до тексту електронної пошти та додаються у вигляді файлу iCalender, це найбільш зручний для користувача варіант, яким також раді користувачі, які ведуть паперовий календар. Однак цей параметр доступний лише з Outlook 2007 і далі.
В якості альтернативи доступний веб-інструмент для створення зустрічей "Doodle"-це також підходить тим, хто відмовляється від електронних календарів.
Згідно з опитуванням у Швейцарії, близько половини всіх користувачів Інтернету мають паперовий календар - особливо жінки воліють паперові календарі. Звичайно, витяги календаря з файлів Outlook або iCalendar не можна імпортувати до такого «аналогового» календаря. Тут може допомогти такий веб -сервіс, як www.doodle.com. У ньому ви створюєте таблицю з можливими датами та надсилаєте посилання на таблицю всім адресатам. Вони відкривають посилання і відзначають усі дати, на які у них є час. Як тільки одна із запрошених осіб введе дати, ви отримаєте сповіщення як сторона -запрошувач. Це дозволить вам заповнити опитування, як тільки всі відповістимуть.
Тепер також є плагіни Doodle для Outlook, Exchange та інших інструментів календаря. Ви можете використовувати це для синхронізації ваших записів у Doodle з електронним календарем. Додатковий плагін веб-переглядача надає доступ до адресної книги Outlook, що полегшує надсилання запрошень учасникам.
Подати обрані дати
Найпростіший варіант за умови, що всі одержувачі використовують Outlook: Ви вводите запропоновані дати у свій календар і надсилаєте їх людям, яких хочете запросити. Зустрічі додаються до електронної пошти у вигляді файлів зустрічей Outlook і можуть бути перенесені одержувачем до календаря подвійним клацанням миші. Якщо відправник має Outlook 2007 або 2010, він також може вставити дані про зустріч у вигляді тексту до повідомлення (та / або долучити їх як файл Outlook).
- Спочатку введіть запропоновані дати в календар.
- Відкрийте нове повідомлення.
- Введіть відправника та тему.
- У Outlook до версії 2003 натисніть на маленьку стрілку праворуч від значка дужки (вставити файл) і далі елемент (в Вставити-Меню немає команди елемент). У Outlook 2007 та 2010 перейдіть на вкладку Вставити у групі Зафіксувати на Пункт Outlook.
- Виберіть календар.
- В Outlook до версії 2003 є лише опція праворуч під кнопками Вставити як: вкладення щоб вибрати. (Для чого другий варіант Тільки текст який переважно затінений, нам не вдалося з'ясувати.) Це означає, що зустрічі додаються як файл календаря Outlook. Якщо ви використовуєте Outlook 2007/2010, ви можете ввести дані зустрічі (тему, дату, час) за допомогою параметра Вставити як: лише текст скопіювати в тіло повідомлення.
- натисніть на в порядкущоб закрити діалогове вікно та повернутися до вікна повідомлення.
- Якщо у вас Outlook 2007/2010, ви можете додати зустрічі як файли та записати дані в електронну пошту як текст. Для цього повторіть кроки 4-7 і наберіть один раз Вставити як звичайний текст і раз Вставити як: вкладення кінець.
- Завершіть і надішліть повідомлення.
Надсилайте витяги календаря з Outlook 2007/2010
В Outlook 2007 та 2010 не лише окремі зустрічі можна надсилати електронною поштою, а й витяги з календаря, тобто усі зустрічі за вибраний період. Ви можете точно вказати, які відомості передавати:
- Відкрийте нове повідомлення.
- Введіть відправника та тему.
- Виберіть на вкладці Варіанти the HTML формат - Витяги з календаря можна надсилати лише електронною поштою.
- Клацніть у текстовому полі.
- Відкрийте реєстр Вставити і натисніть тут під Зафіксувати на календар.
- Виберіть потрібний календар.
- Введіть у поле Проміжок часу період, який потрібно врахувати. Якщо у вас є можливість тут Вкажіть дату Ви можете вільно вибрати час початку та закінчення.
- в польових умовах деталь вкажіть, чи всі подробиці про зустрічі, лише наявність та тема, чи лише статус (Безкоштовні, заброньовані, відсутні відповідно. З попереднім замовленням) слід показати.
- У полі нижче ви можете визначити, чи слід повідомляти лише про зустрічі протягом робочого часу, визначеного у вашому Outlook.
- Потім натисніть на Затухайте.
- Тут у вас є можливість показувати деталі зустрічей, позначених як "приватні", і надсилати вкладення до зустрічей.
- Нарешті, вкажіть, чи повинні зустрічі відображатися у вигляді щоденних розкладів або просто у вигляді списку. Перегляд списку більш чіткий.
- Закрийте діалогове вікно за допомогою в порядку.
- Тепер Outlook вставляє дані в текст повідомлення у вигляді файлу iCalendar (розширення ".ICS"), який також можуть читати інші програми календаря. Завершіть і надішліть повідомлення.
Узгоджуйте призначення
Те, як ви оцінюєте відповіді запрошених, щоб побачити, у який час усі є вільними, залежить від ваших уподобань та кількості запрошених - і, звичайно, також від форми, у якій надходять відповіді:
- Якщо більшість відповідей містять файли Outlook або iCalendar, радимо ввести їх у другий календар Outlook, наприклад Б. "Планування" називається і відкривається для цієї мети поряд з фактичним календарем.
- Якщо запрошених більше ніж п’ять і запропоновані дати, рішення Outlook стає незрозумілим. Тоді найкраще створити електронну таблицю Excel: імена учасників по горизонталі, запропоновані дати по вертикалі (або навпаки, якщо зустрічей більше, ніж учасників). У камерах позначте, яка людина могла відвідати якесь побачення.
Надсилайте підтверджені зустрічі
Як тільки ви визначитесь з призначенням, повідомте інших учасників. Бажано надіслати зустріч учасникам у вигляді файлу iCalendar. Ви можете перенести його у свій календар, двічі клацнувши файл ICS. Крім того, напишіть дані про зустріч в електронному листі для тих людей, які не мають електронного календаря.
Звісно, ви можете надіслати зустріч у формі запрошення на зустріч. Але тільки користувачі Outook можуть з цим щось зробити. Крім того, деяким одержувачам трохи дивно, якщо вони отримують повідомлення електронної пошти з параметрами «Прийняти», «З застереженнями», «Відхилити» та «Запропонувати інший час», навіть якщо ви вже погодилися.
До речі, це працює не тільки в новіших версіях Outlook, але і в Outlook 2000.
Ви можете створити файл iCalendar наступним чином:
- Відкрийте запис про зустріч.
- Викличте команду Файл → Зберегти як на
- Виберіть як тип файлу Формат iCalendar (* .ics).
- Переконайтеся, що у вас є можливість Зберегти поточну зустріч (у програмі Outlook 2007/2010).
- Введіть назву файлу та виберіть розташування.
- Збережіть файл.
- Додайте файл ICS як вкладення до електронного листа, який ви надсилаєте відвідувачам.
