Outlook: очистіть поштову скриньку за допомогою функцій

Діалогове вікно "Очистити поштову скриньку" пропонує різні варіанти зменшення розміру поштової скриньки

Незважаючи на всі покращення за останні роки, одне в Outlook не змінилося: поштова скринька продовжує зростати, навіть якщо ви регулярно видаляєте електронні листи, які більше не потрібні. Навіть автоматичне стиснення особистої папки (файл PST) насправді не забезпечує постійного рішення.

Ви можете дізнатися розмір файлів Outlook за допомогою функції "Очистити поштову скриньку", яку можна викликати за допомогою меню "Додатково":

За допомогою цих параметрів можна очистити свою поштову скриньку в Outlook

• По -перше, використовуйте кнопку «Показати розмір поштової скриньки», щоб перерахувати вимоги до зберігання окремих папок. Потім ви побачите, які папки займають особливо велику кількість місця, і ви можете їх видалити.

• Ви також можете шукати старі елементи у вхідних. Для цього введіть відповідне значення в поле «Пошук елементів старше … днів» і натисніть «Пошук». У списку, який буде виведено, виберіть усі або окремі елементи та видаліть їх.

• Якщо ви хочете, щоб старі елементи були заархівовані, натисніть "Автоархівація". Архівні файли зберігаються у "C: \ Documents and Settings \ YOUR_NAME \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook".

• Ви також можете мати порожню папку Видалені елементи (або переглянути її поточне використання пам’яті).
• Якщо є конфлікти присвоєння з деякими елементами, вони зберігаються у папці під назвою "Конфлікти". Його розмір можна відобразити у діалоговому вікні "Очищення поштової скриньки"; тут також може бути порожньою папка.

Як знайти та видалити електронні листи, які займають багато місця для зберігання

За допомогою функції, вбудованої в Outlook 2010, можна відображати всі особливо великі електронні листи з усіх папок у папці "Вхідні". Потім ви можете зручно видалити "простір", які вам більше не потрібні (якщо це має сенс, попередньо збережіть вкладення файлів у електронних листах на жорсткому диску).

Щоб відстежити особливо великі електронні листи, виконайте такі дії в Outlook 2010:

1. Перейдіть до команди «Файл, Інструменти для очищення», а потім «Очищення поштової скриньки».
2. Активуйте опцію "Пошук елементів розміром більше … кілобайт" і введіть значення, наприклад 500 або 1000 кілобайт.
3. Натисніть «Пошук».
4. Тепер з'являється діалогове вікно "Розширений пошук", у якому відображаються електронні листи, що відповідають критерію пошуку. Тут ви можете видалити або відкрити електронні листи, щоб зберегти вкладені файли, які вони містять, на жорсткому диску.
5. Як тільки ви видалите непотрібні електронні листи, закрийте діалогове вікно.
6. Потім спорожніть папку «Видалені елементи» і дайте особистій папці стиснутись.