Зменшіть розмір книг Excel

Як зменшити розмір файлів Excel і видалити непотрібний вміст

В часи дедалі більших носіїв інформації та швидкого з'єднання розміри файлів більше не грають тієї ролі, яку вони робили кілька років тому. Тим не менш, ви повинні зберігати файли Excel як можна меншими. Тоді вони не тільки швидше зберігаються і надсилаються, але й працюють швидше.

Якщо ви редагуєте таблиці Excel протягом тривалого періоду часу і додаєте їх знову і знову, вони швидко збільшуються до розміру, який може значно обмежити роботу з ними.

Існує кілька способів зменшити розмір файлу обчислення. Тут ми представляємо найважливіші. Перш ніж щось робити, створіть резервну копію книги, щоб не втратити жодних даних, якщо щось піде не так.

Порада 1: видаліть зайві клітини

В основному до розміру файлу включаються лише фактично використані клітинки. Наприклад, якщо ви використовували діапазони комірок для тимчасових обчислень, вони все ще вважаються використаними. Це також стосується, якщо ви видалили вміст.

Щоб перевірити, яку область Excel вважає використаною, використовуйте комбінацію клавіш CTRL END. Потім Excel переходить у правий нижній кут використовуваної області.

Якщо нижній правий кут знаходиться набагато нижче та / або праворуч від фактично використаних клітинок, ви повинні видалити зайві рядки або стовпці. Для цього позначте рядки та видаліть їх за допомогою комбінації клавіш CTRL MINUS. Потім повторіть це для стовпців.

Повторіть кроки, описані для всіх аркушів у відповідній книзі. Після видалення закрийте папку, збережіть зміни та відкрийте їх знову. За допомогою клавіші CTRL END перевірте успішність видалення.

Порада 2: видаліть непотрібне форматування

Деякі списки містять велику кількість порожніх рядків - ще одна причина надзвичайного розміру файлу. Це може статися особливо після імпорту списків з інших програм. Це не тільки дратує, але і може призвести до неправильних результатів у певних оцінках. Існує кілька методів видалення таких порожніх рядків зі списків.

Варіант 1: Видаліть порожні рядки за допомогою діалогового вікна "Зміст"

У всіх версіях Excel за допомогою CTRL G відкрийте діалогове вікно ПЕРЕЙТИ ДО.

Натисніть на ЗМІСТ.

Після цього з'явиться інше діалогове вікно. Виділіть опцію BLANK.

Підтвердіть своє визначення кнопкою ОК.

Повністю видаліть порожні клітини

Усі порожні клітинки тепер позначені. Тепер ви можете повністю видалити ці клітинки без проблем, щоб видалити непотрібне форматування або інші речі. Виконайте такі дії:

У програмі Excel 2007 або пізнішої версії активуйте вкладку ПОЧАТОК і клацніть у групі ЗМІНИТИ на ВИДАЛИТИ, а потім на ВИДАЛИТИ ВСЕ.

Якщо ви використовуєте версії до 2003 року включно з версією Excel 2003, викличте команду ВИДАЛИТИ в меню РЕДАГУВАННЯ та команду ВСЕ в меню розгалуження.

Після видалення закрийте папку, збережіть зміни та відкрийте їх знову.

Відео інструкція: Видаліть непотрібне форматування в Excel

Варіант 2: Видаліть порожні клітинки за допомогою фільтра Excel

1. Спочатку виберіть всю область даних вашого списку, включаючи заголовки стовпців.

2. Викличте команду ДАНІ - ФІЛЬТР - АВТОФІЛЬТР (Excel до версії 2003) або ДАНІ - ФІЛЬТР (Excel з версії 2007).

3. Перший рядок вашого списку буде надано невеликими стрілками списку для параметрів фільтра.

   

4. Тож Excel фільтрує список. Клацніть мишею на стрілці списку у стовпці, у якому потрібно шукати порожні клітинки.

5. Тепер ви можете вибрати запис (ПУСТО) за критеріями фільтра. В Excel 2003 ви знайдете це як окрему точку фільтрації. Для Excel 2007 та 2010 ви знайдете запис (ПУСТИЙ) у розділі ВИБРАТИ ВСЕ.

6. Натисніть OK.

При необхідності повторіть це в інших стовпцях, поки не побачите лише порожні записи даних (і відповідні цифри у допоміжній колонці).

Тепер виділіть ці записи та натисніть клавішу DELETE, щоб видалити їх. Зробіть розмітку в осередках самостійно і не позначайте за допомогою номерів рядків у стовпці координат.

Потім можна скористатися опцією (ВСЕ) у списку автофільтра, щоб відобразити повний список із видаленими порожніми рядками. Після видалення відновіть початковий порядок записів, знову відсортувавши список відповідно до номерів у допоміжній колонці.

Якщо ви перешкоджаєте ввімкненим фільтрам, їх можна знову вимкнути за допомогою ДАНІ - ФІЛЬТР - АВТОФІЛЬТР.

Порада 3: імпорт та експорт макросів

Третя причина великих таблиць - це макроси, які вони містять. Ви повинні видалити ті, які не потрібні, експортувати всі інші, а потім знову імпортувати їх. Для цього дійте так:

Викличте редактор Visual Basic із комбінацією клавіш ALT F11. Там ви знайдете Провідник проектів, який ви можете побачити на малюнку.

Клацніть правою кнопкою миші на макромодулях один за іншим і виберіть команду ВИДАЛИТИ. Підтвердьте запит на експорт за допомогою OK.

Після видалення та експорту всіх макросів поверніться до Excel, закрийте файл, збережіть зміни та відкрийте його знову.

Потім знову зателефонуйте до редактора Visual Basic за допомогою ALT F11. Виберіть проект поточної папки в Провіднику проектів. У меню ФАЙЛ викличте команду ІМПОРТ ФАЙЛУ та імпортуйте всі необхідні макроси один за одним.

Порада 4: зменшіть розмір файлу зведених таблиць

Зведена таблиця може значно збільшити розмір файлу. Це пояснюється тим, що вихідні дані, на яких базується зведена таблиця, також копіюються в окрему приховану пам’ять, так званий “зведений кеш”. Зрештою, зведена таблиця звертається до цього зведеного кешу, а не до фактичних вихідних даних.

Тому завжди потрібно натискати кнопку «Оновити», щоб оновити зведену таблицю, якщо щось змінилося у вихідних даних. Тому що це єдиний спосіб оновити зведений кеш. На практиці ви можете використовувати це для зменшення розміру файлу зведених таблиць.

Зменшіть розмір файлу зведених таблиць

У зведених таблицях є параметр, який очищає зведений кеш при збереженні файлу. Сама зведена таблиця зберігається.

Клацніть правою кнопкою миші у зведеній таблиці та виберіть у контекстному меню запис «Параметри зведеної таблиці».

Відкрийте вкладку «Дані» та зніміть прапорець біля пункту «Зберегти вихідні дані у файлі». Для цього поставте прапорець біля опції «Оновити при відкритті файлу.

Тепер зведений кеш видаляється при збереженні файлу - фактична таблиця даних, звичайно, зберігається.

Розмір файлу значно зменшується і майже знову досягає розміру файлу без зведеної таблиці.

Порада 5: зменшіть або видаліть графіку та зображення

Фонові зображення, логотипи або вставлені зображення часто непотрібні і займають багато місця для зберігання. Тому не включайте фонові зображення до таблиці. Включайте логотип компанії лише з одного боку. Не вставляйте зображення у вихідному розмірі, а навпаки, зменшіть їх. Excel пропонує таку функцію: Натисніть на зображення. У пункті меню «Формат» у групі «Налаштувати» є функція «Стиснути зображення» .По суті, при зменшенні та видаленні графіки слід бути обережним, щоб не видалити будь -яку необхідну графіку.

Порада 6: видаліть непотрібні формули

Багато складних формул також впливають на розмір файлу Excel. Тому спробуйте видалити небажані формули з книги Excel. Бувають випадки, коли у вас є набір даних і вам не потрібні формули, які він містить, краще замінити ці формули на значення. Для цього дотримуйтесь інструкцій нижче:

1. Відкрийте файл Excel і натисніть Ctrl + A, щоб вибрати весь аркуш / набір даних. Потім натисніть клавішу F5.

2. Відкрийте опцію «Перейти» та натисніть «Спеціальне».

3. Виберіть формули і натисніть OK, тепер ви вибрали всі клітинки, які мають формулу.

4. Потім перетворіть вибрані формули у значення: Натисніть комбінацію клавіш Ctrl + C, щоб скопіювати вибрані клітинки.

5. Потім перейдіть на вкладку «Домашня сторінка» і в групі «Буфер обміну» натисніть «Вставити».

6. Потім натисніть значок Вставити значення. Усі комірки з формулами тепер перетворюються на значення.

Порада 7: Перетворіть тип файлу у двійковий формат (XLSB)

Збереження у форматі .xlsb рекомендується для детальних розрахунків. Це зберігає файл у двійковому форматі. Він буде значно меншим, а доступ буде швидшим. Зазвичай це не завдасть вам ніяких недоліків. Детальний тест рекомендується для внутрішнього програмування та спеціальних застосувань.

Питання та відповіді: Зменшіть розмір файлу книг Excel

1. Чому мій файл Excel такий великий?

В основному, аркуш з більш ніж 100 000 рядків і багатьма стовпцями вимагає багато пам'яті. Чим більше даних і графіки ви вставите у електронну таблицю Excel, тим більший і повільніший файл з часом стане. Тому перевірте, чи не можна трохи зменшити кількість пікселів вставлених зображень, чи вони вам дійсно потрібні. Зведені таблиці та неправильне форматування також можуть збільшити розмір файлу.

2. Як я можу зменшити розмір своїх графіків у Excel?

Позначте вставлену графіку в таблиці за допомогою миші, щоб у програмах Excel 2010 та Excel 2007 вкладка «Інструменти зображення» відображалася в діапазоні меню. В Excel 2003 замість цього з'являється панель інструментів "Графіка". Тепер натисніть на значок «Стиснути зображення».

3. Як я можу стиснути файл Excel?

Ви можете легко стиснути файл Excel за допомогою опції «Файл Zip». Для цього клацніть правою кнопкою миші файл Excel, який потрібно стиснути. Тепер натисніть на опцію "Надіслати", а потім виберіть опцію "Стиснута папка".