Створюйте резервні копії та резервні копії книг Excel

Так ви регулярно створюєте резервні копії своїх книг Excel

Хочете зробити резервну копію робочої книги? Звичайно, це виходить за межі опцій, пропонованих Windows, наприклад, копіювання книги в інший каталог або під іншою назвою.

Ви також можете створити резервну копію книги безпосередньо в Excel. Тоді Excel завжди зберігає попередню версію книги у резервній копії, коли ви зберігаєте стару версію.

Створіть автоматичну резервну копію файлу Excel під час збереження

Виконайте такі дії:

1. Викличте команду ЗБЕРЕГТИ ЯК. Для цього натисніть усі версії на вкладці ФАЙЛ або в меню ФАЙЛ. Виняток становить Excel 2007. Тут ви натискаєте круглу кнопку Office у верхньому лівому куті, щоб викликати команду.
2. У діалоговому вікні, що з’явиться, натисніть кнопку ІНСТРУМЕНТИ (Excel з версії 2007) або EXTRAS (Excel до версії 2003 включно).
3. Виберіть налаштування ЗАГАЛЬНІ ВАРІАНТИ.
4. Активуйте прапорець СТВОРИТИ РЕЗЕРВНУ ФАЙЛ.
5. Не вводити паролі.
6. Закрийте вікно кнопкою OK.
7. Виберіть каталог та назву файлу.
8. Збережіть книгу за допомогою однойменної кнопки.

Потім Excel створює резервну копію файлу. Він має розширення файлу ".XLK" і завжди оновлюється від передостаннього збереження. Коли ви зберігаєте книгу, попередня версія стає новим файлом резервної копії.

Але є й інший спосіб: за допомогою макросу ви також можете дати команді Excel створити автоматичну резервну копію, коли файл Excel закритий.

Створіть автоматичну резервну копію під час закриття файлу Excel

Ви хочете переконатися, що резервна копія файлу автоматично зберігається за певним шляхом під час закриття книги Excel? Це не проблема з макросом. Щоб розрізняти їх, імена файлів зберігаються за такою схемою:

Ім'я файлу рік-місяць-день

Отже, якщо ваш файл називається planning.xls, наприклад, резервна копія зберігається як:

2009-10-24 планування.xls

Це найменування дозволяє дуже легко сортувати список файлів у хронологічному порядку, оскільки хронологічний порядок автоматично відбувається за алфавітом. Для створення резервної копії скористайтеся таким макросом:

Sub auto_close ()
Dim Altname As String, Neuname As String, Path As String
Шлях = "C: \ Дані"
ThisWorkbook.Save
Altname = ThisWorkbook.FullName
Якщо Right $ (Path, 1) "\" Тоді Path = Path + "\"
Neuname = Шлях і формат (зараз, "РРРР-ММ-ДД") & "-" & ThisWorkbook.Name
ThisWorkbook.SaveAs Ім'я файлу: = нова назва
Робочі зошити. Відкрити (стара назва)
ThisWorkbook.Close
End Sub

Вставте свій шлях у змінну шлях виправлено. Резервні копії зберігаються в цьому положенні. Якщо ви хочете, щоб резервні копії завжди зберігалися в тому самому каталозі, з якого ви відкривали книгу, замініть команду Шлях = "C: \ Дані" з таким рядком:

Шлях = ActiveWorkbook.Path

Макрос працює за таким методом:

1. Збережіть поточну папку
2. Створіть нову назву файлу на основі поточної дати
3. Збережіть книгу під новою назвою в новому шляху
4. Повторно відкрийте оригінальну книгу
5. Закрийте резервну копію папки

Скопіюйте макрос у кожну книгу, для якої потрібно створити резервну копію автоматично. Резервні копії завжди створюються, коли ви закриваєте відповідну книгу.

Як створити резервну копію електронної таблиці Excel вручну

Переглядаючи книгу, може статися так, що ви не впевнені, чи дійсно хочете зберегти внесені вами зміни.

У таких випадках слід створити резервну копію папки з попередньою версією. Щоб створити резервну копію останньої збереженої версії, виконайте наведені нижче дії.

1. Активуйте команду «Зберегти як» у меню «Файл».
2. Натисніть кнопку "Інструменти - Загальні параметри".
3. Активуйте прапорець "Створити файл резервної копії".
4. Закрийте вікно кнопкою OK.
5. Виберіть каталог та назву файлу.
6. Збережіть книгу за допомогою однойменної кнопки.

Потім Excel створює резервну копію файлу. Він має розширення файлу ".XLK" і завжди оновлюється від передостаннього збереження. Коли ви зберігаєте книгу, попередня версія стає новим файлом резервної копії.