Спільний доступ до презентацій: Експорт вмісту до PowerPoint

Передача презентацій з відео та аудіо

Незалежно від того, чи потрібна вам презентація для зустрічі з клієнтом, або ви хочете зробити її доступною для учасників вашого онлайн -навчання: якщо ви передаєте презентацію PowerPoint, переконайтеся, що ви експортували презентацію правильно, щоб весь звук був також доступні - і спільні відеофайли. Зрештою, було б дратівливо, якби у вашій презентації бракувало критичних елементів.

Так що вам навіть не доведеться думати про те, чи всі елементи насправді включені в передачу, або вашу презентацію можна відтворити на сторонньому комп’ютері, на якому Microsoft PowerPoint може взагалі не встановлюватися - наприклад, на Mac - можна підготувати. Існують різні варіанти залежно від того, чи працюєте ви зі старішою версією PowerPoint або Microsoft 365.

Чим новіша ваша версія PowerPoint, тим зручніше ділитися файлами

У старих версіях PowerPoint мультимедійні елементи також потрібно зберігати у презентації та передавати. Для цього необхідно створити посилання між презентацією та папкою з відео- або аудіоелементами. Однак елементи також можна вбудувати у презентацію за допомогою декількох клацань миші, щоб їх не потрібно було надсилати окремо.

З новими презентаціями PowerPoint стане легше. Наприклад, якщо ви використовуєте PowerPoint через Microsoft 365, ви можете зберігати свої презентації в хмарі. Тут ви можете знову викликати його в будь -який час і поділитися ним з іншими, включаючи всі надані мультимедійні елементи. Окрім передплати на Microsoft 365, єдине, що потрібно для цього, - це доступ до Інтернету.

Як експортувати презентацію PowerPoint зі звуком та відео у новіших версіях PPT

Щоб експортувати презентацію PowerPoint у версії 2016 року, перейдіть до пункту меню Файл. Нижче ви знайдете точку на панелі, яка відкривається зліва Експорт. Потім вам будуть запропоновані різні версії, в які ви зможете перетворити свою презентацію.

Створення документа PDF / XPS:

За допомогою цієї опції ви можете перетворити окремі слайди або весь файл у PDF та зберегти його. У параметрах ви можете зберегти документ, сумісний з PDF / A. Таким чином його можна відкрити будь -яким засобом перегляду PDF. Щоб створити документ:

1. Натисніть кнопку Створити документ PDF / XPS.

2. Введіть назву файлу для презентації.

3. Переконайтеся, що ви вибрали формат PDF.

4. Установіть або зніміть прапорець Відкрити файл після публікації, залежно від вашого бажання.

5. Виберіть Стандартний (онлайн -публікація та друк), якщо ваш документ потрібен у високій роздільній здатності.

6. Виберіть Мінімальний розмір (Інтернет -публікація), якщо менший розмір файлу важливіший за якість друку.

7. Натисніть "Параметри", щоб вказати деталі, такі як сторінки для друку, друк розміток або параметри виведення.

8. Потім натисніть OK, а потім - Опублікувати.

Пакетне слайд -шоу для компакт -дисків:

Презентації можна відповідно упаковувати не тільки для компакт -дисків, а й для USB -накопичувачів. Одна або кілька презентацій та інші бажані файли об’єднуються і записуються на компакт -диск. Якщо файли зберігаються у папці, їх можна скопіювати звідти на USB -накопичувач.

Створити роздатковий матеріал:

Іншою функцією експорту є створення роздаткових матеріалів, які складаються зі слайдів із вашими нотатками. Якщо вибрати цей параметр, відкриється бічна панель, на якій можна встановити макет нотаток та слайдів. Потім PowerPoint створює файл Word за вашим вибором, у якому ви можете продовжити роботу.

Змінити тип файлу:

За цим варіантом у вас є кілька варіантів. Наприклад, ви можете змінити формат своєї презентації на старий формат PowerPoint 97-2003. Ви також можете вибрати формат OpenDocument, якщо ваша презентація має відповідати OpenOffice. Перетворення в зображення JPEG.webp або PNG також можливе за допомогою кнопки Змінити тип файлу. Якщо вибрати Зберегти як інший тип файлу, а потім натиснути Зберегти як, можна також перетворити окремі слайди в інші формати, такі як GIF.webp, BMP.webp, WMF, EMF або TIFF.

Створити відео:

Відеозаписи регулярно зберігаються у форматі MP4. Крім того, можна також вибрати формат WMV. Усі мультимедійні елементи, анімація та часові шкали включаються до експорту. Що стосується якості зображення, ви можете вибрати між:

• Стандартний = 640x480 пікселів
• HD = 960x720 пікселів
• Full HD = 1400x1080 пікселів
• Ultra HD = 2880x2160 пікселів

Але будьте обережні: чим вище роздільна здатність, тим більший експортований файл. Наприклад, якщо ви хочете надіслати свою презентацію електронною поштою, зверніть увагу, що багато програм електронної пошти надсилають лише вкладення до певного розміру. Щоб надіслати більші вкладення, зверніться до такого постачальника, як WeTransfer.

Перетворення презентації PowerPoint у відео звільняє вас від завдання з’ясувати, яку версію PowerPoint використовують одержувачі. Оскільки презентацію, яка доступна у вигляді відео у форматі WMV, можна відтворити на будь -якому комп’ютері з ОС Windows із відповідним відеопрогравачем. І це можна швидко встановити, якщо його ще немає.

Презентації PowerPoint у хмарі: прості та практичні

З новим варіантом PowerPoint, який є частиною підписки на Microsoft 365, обмінюватися файлами PowerPoint, які містять відео або аудіоелементи, набагато простіше. Нарешті, Microsoft зберігає створену PowerPoint у хмарі, до якої кожен може отримати доступ. Все, що вам потрібно зробити, це поділитися презентацією з іншими людьми або надіслати електронною поштою шлях до своєї хмари.

Інші люди можуть переглядати презентацію PowerPoint, навіть якщо вони самі не є клієнтами Microsoft 365. Немає необхідності створювати, зв'язувати або копіювати додаткові папки. Ще одна перевага: презентацію можна не тільки переглядати іншими людьми, але й редагувати. Це можливо в режимі реального часу, так що ви можете працювати з кількома людьми одночасно в презентації PowerPoint.

Якщо у вас немає хмарної версії PowerPoint, ви можете поділитися своїми презентаціями на USB -накопичувачі або компакт -диску або просто надіслати їх електронною поштою. Якщо ви працюєте зі старішими версіями PowerPoint, ми створили для вас кілька порад.

Як надсилати презентації у версіях PowerPoint до 2007 року

У старих версіях PowerPoint передача працює дещо інакше. У версіях PowerPoint до 2007 року всі мультимедійні файли (за винятком невеликих файлів WAV) пов’язані лише з презентацією. Пересилаючи їх, ви повинні переконатися, що ці посилання все ще працюють на інших комп’ютерах, надіславши усі пов’язані файли.

Навіть якщо PowerPoint 2007 звучить як минуле: багато приватних осіб та користувачі старих комп’ютерів все ще використовують ці старіші версії PowerPoint, тому має сенс ознайомитися з функціями та параметрами.

Відмінності версій та підготовка

У всіх старих версіях ви полегшуєте собі роботу, створюючи перед початком роботи над презентацією папку, в яку можна копіювати всі мультимедійні файли на додаток до презентації, перш ніж вставляти їх у презентацію.

Відносні шляхи створюються для посилань, у яких фактична назва шляху (диск \ папка \ вкладена папка) не зберігається і які все ще працюють на інших комп'ютерах. Таким чином, ви можете бути впевнені, що всі мультимедійні елементи вашої презентації можна відтворити, і нічого не буде втрачено.

Автоматично пакуйте файли для компакт -дисків

Функція Pack for CD доступна з PowerPoint 2003 і далі. Він дозволяє ділитися презентаціями без необхідності зберігати та пов'язувати мультимедійні файли в окремій папці. Під час пакування для компакт -дисків файли вбудовуються у презентацію та також автоматично експортуються. У наш час частіше передавати його на USB -накопичувач, ніж на компакт -диск - це навіть простіше через електронну пошту або хмарне посилання.

Складіть дані вручну

• Упаковка для компакт -дисків корисна, коли ви хочете, щоб посилання виправлялися автоматично. Якщо всі файли зібрані в папку, ви можете записати вміст папки на компакт -диск без цієї функції.
• Якщо ви хочете передати презентацію на USB -накопичувачі, спершу покладіть її на жорсткий диск, а потім скопіюйте. Збереження безпосередньо на мобільних носіях даних схильне до помилок.
• Zip -файли, надіслані електронною поштою, щоб вони залишалися разом.
• Перед тим, як щось передати або відтворити, протестуйте компакт -диск або USB -накопичувач на іншому комп’ютері.
• Ви також можете кешувати свою презентацію у своєму особистому Dropbox або в іншому хмарному сервісі та ділитися нею з певними людьми. Тоді ви зможете отримати доступ лише до презентації, але не до іншого вмісту.

Виберіть правильний формат файлу та збільште розмір даних

Якщо вбудовування файлів не працює, це може бути пов’язано з тим, що обрано, наприклад, неправильний формат файлу. Звук слід зберігати як файл wav, а не як файл wmv. Розмір даних для файлів wav також можна збільшити в параметрах PowerPoint у розділі Додатково та Зберегти. Таким чином, у презентацію можна вбудовувати ще більші файли, які потім більше не потрібно надсилати разом із нею.

Для новіших презентацій PowerPoint, починаючи з 2016 року, є можливість не лише зберігати презентації з відповідними посиланнями. У вас є кілька варіантів обміну презентаціями, а саме:

• Як PDF: Потім слайди можна відкривати за допомогою програми перегляду PDF, яка є практично на кожному комп’ютері
• Як окремі слайди: Окремі слайди можна зберегти як графіку. Тоді не можна відтворювати лише мультимедійні елементи на цих слайдах.
• Як відео: Презентації PowerPoint можна експортувати як відео чи фільм.

Передайте презентації PowerPoint у вигляді відео: Ось як це працює

Для старішої версії PowerPoint від 2010 року ви можете скористатися нашими інструкціями для створення відео з вашої презентації.

Вставте аудіофайл для слайда

1. Перейдіть на слайд, на якому ви хочете мати музичний фон.

2. На вкладці Вставка у групі Медіа натисніть Аудіо.

3. Виберіть Аудіо з файлу.

4. Перейдіть до папки, яка містить музичний файл, і виберіть потрібний музичний файл.

5. Завершіть вибір, натиснувши кнопку Вставити.

6. PowerPoint розміщує символ гучномовця на слайді для вставленого аудіофайлу.

ПОРАДА: Якщо ви не впевнені, який аудіофайл правильний, просто клацніть правою кнопкою миші файл у діалоговому вікні "Вставити аудіо" та натисніть "Відтворити" у контекстному меню. Таким чином, ви можете без сумніву вибрати правильний аудіофайл.

Налаштуйте відтворення аудіофайлу

Перетягніть значок динаміка біля слайда та залиште його виділеним.

Розгорніть вкладку Аудіоінструменти / Відтворення.

У групі Параметри аудіо натисніть Автоматично у списку праворуч від Пуску, щоб музика відтворювалася автоматично під час показу слайда.

Вставте музичний твір для всієї презентації

Якщо аудіофайл буде служити фоновою музикою для всієї презентації, виконайте такі дії:

Перейдіть до першого слайду презентації.

Вставте аудіофайл, як описано вище.

Цього разу на вкладці Аудіоінструменти / Відтворення виберіть пункт Відтворити слайди у списку праворуч від Пуску.

ВАЖЛИВО: Якщо потім конвертувати презентацію у відео, музичний твір має мати таку ж тривалість, як і презентація.

Активація прапорця "Грати нескінченно" для коротшого аудіофайлу не допомагає, оскільки повторення не працює у відео.

Висновок: Ось як ви передаєте свої презентації PowerPoint із усіма мультимедійними елементами

Щоб передати презентацію з усіма відео та аудіоелементами, які вона містить, у вас є різні варіанти залежно від версії PowerPoint. У той час як у старих версіях PowerPoint вам також потрібно зберегти використані мультимедійні елементи та встановити посилання, у нових версіях ви можете просто експортувати весь файл. Усі елементи презентації взяті з собою.

Під час експорту презентацій у вас є різні варіанти, і ви можете експортувати їх у форматі PDF, відео чи окремої графіки. Перенесення на компакт-диск або USB-накопичувач було безпроблемним з PowerPoint версії 2003.

Перенесення презентації є практичним і простим за допомогою хмарної Microsoft 365. Там презентації PowerPoint можна зберігати в Інтернеті, а інші користувачі мають доступ до них за посиланням. Можна навіть редагувати презентацію разом. Цінні відео та звукові елементи не втрачаються у хмарній версії.