За допомогою цих кроків ви зможете швидко написати електронну пошту Outlook
Написання електронних листів-це частина повсякденного життя більшості людей. Стало нормальним складати особисті чи ділові листи, оскільки переваги спілкування електронною поштою очевидні. Перш за все, важко перемогти швидкість, з якою повідомлення надходить до одержувача. На додаток до відомих сервісів обміну повідомленнями, таких як WhatsApp або Telegram, електронна пошта все ще є одним з найважливіших та найбільш прийнятих міжнародних засобів комунікації.
Це також пов'язано з тим, що при складанні електронного листа не докладається особливих зусиль. Майже кожен зараз має власну адресу електронної пошти. Найвідоміша програма для спілкування електронною поштою-Microsoft Outlook. Як у платній версії для комп’ютерів з ОС Windows, так і у безкоштовній версії для планшетів та смартфонів, її щодня використовують мільйони користувачів. На додаток до звичайного написання електронних листів, повідомлення в Outlook також можна створювати за шаблоном. Також можна зберігати текстові модулі та вставляти їх у електронні листи для більш ефективного оформлення електронних листів.
Відеоурок: як створити та надіслати електронний лист у Outlook
Створіть електронний лист в Outlook - ось як це працює
Якщо ви хочете створити електронну пошту в Microsoft Outlook, перейдіть на вкладку «Пуск» на першому кроці. У верхній частині меню вкладки «Пуск» ви знайдете кнопку «Новий» під « Нова кнопка ».
Після натискання на поле «Нова електронна пошта» відкриється нове вікно. У вікні повідомлення можна створити та надіслати нову пошту.
Якщо ви хочете написати повідомлення на іншому бланку, виберіть кнопку "Нові елементи" замість "Нова електронна пошта".
У опції "Повідомлення електронною поштою з> Інші канцелярські товари" ви можете відкрити та зберегти інше канцелярське приладдя як фон для пошти.
Поля вибору "Від", "Кому", "Копія" та "Прихована копія" та тема є важливими для створення нового повідомлення. За окремими полями та скороченнями ховається таке значення:
|
поле |
значення |
|
від |
У полі "Від" введіть обліковий запис електронної пошти, з якого потрібно надіслати ваше повідомлення. Якщо ви керуєте кількома обліковими записами в Outlook, ви можете вибрати, з якого облікового запису потрібно надсилати електронну пошту. |
|
При |
Адреса електронної пошти одержувача має бути введена в поле "Кому". Порядок імен при виборі адрес електронної пошти може відображатися в алфавітному порядку в полі "Кому". Порада: Microsoft Outlook записує всі введені адреси електронної пошти у так званий список автоматичного заповнення. Зі збереженої інформації програмне забезпечення пропонує відповідні адреси під час їх введення. Безкоштовні інструменти можуть допомогти редагувати список автозаповнення. |
|
Копія |
Абревіатура "Cc" буквально означає "копія" і німецькою мовою означає копію. Якщо одержувач отримує повідомлення в копії, стає зрозуміло, що він не є основним одержувачем. |
|
Прихована копія |
Поле "Bcc" буквально означає "сліпа копія". Англійський термін можна перекласти як "прихована або невидима копія". Якщо в поле Прихована копія введено адресу електронної пошти, інші одержувачі повідомлення не зможуть побачити, кому надіслано електронний лист. Якщо ви хочете дізнатись заднім числом, які адресати отримали електронний лист від вас у Bcc, перейдіть до поля вибору "Деталі" у властивостях електронної пошти. |
|
довідковий |
Тема листа показує тему або "червону нитку" повідомлення. Добре заповнити поле "Тема" зрозумілим заголовком. Якщо у повідомленні не введено жодної теми, це може призвести до того, що пошта буде ідентифікована та відсортована як небажана за допомогою спам -фільтра одержувача. За допомогою зрозумілого ідентифікатора або абревіатури в темі ви можете показати одержувачу важливість повідомлення. Скорочення вказують, що це виключно інформаційна пошта, запит чи замовлення. |
Крім зазначених полів, які є необхідними для надсилання повідомлення, кожна електронна пошта потребує певного вмісту.
Це можна ввести окремо у текстове поле повідомлення. При натисканні на текстове поле курсор з'являється в першому рядку на екрані. В результаті електронне повідомлення може бути спеціально складено з текстом або іншими елементами стилю. На вкладці Повідомлення вам доступні такі параметри форматування:
Скопіюйте зображення та текст із буфера обміну
Ви можете скопіювати елементи, текст або зображення з буфера обміну і водночас скопіювати формат тексту, наприклад, шрифт, у свою електронну пошту. Малюнки та графічні зображення можна вставити у текст або додати до електронної пошти як вкладення. Якщо зображення занадто велике і має розмір файлу кілька мегабайт, можна зменшити розмір файлу в Outlook. Це працює шляхом позначення зображення, яке потрібно вставити, та редагування вкладених зображень на вкладці "Інформація" на вкладці "Файл". Натиснувши на поле вибору "Налаштувати розмір великих зображень під час надсилання повідомлення", файл автоматично зменшується.
Вставляйте нагадування для одержувачів в електронні листи та правильно цитуйте
Команда «Позначити одержувачів» на вкладці «Повідомлення» - це адекватний інструмент, який можна використовувати, щоб автоматично нагадувати одержувачам відповісти вам. Ця процедура зберігає один або кілька листів -нагадувань.
Замість того, щоб повністю відповідати на кожен лист електронної пошти під час відповіді та вкладання вмісту, ви можете встановити в Outlook, що до нього додається лише остання електронна пошта. Цей тип розсилки електронної пошти у багатьох випадках є більш ефективним і допомагає тримати все зрозуміло.
Попередньо встановлену абревіатуру "FW:", що означає "Вперед" у повідомленні електронної пошти, можна змінити, а оригінальний текст можна ідентифікувати, наприклад, за допомогою відступів або спеціальних символів.
Меню «Текст» - командний центр для індивідуального форматування
Якщо ви введете особистий текст у текстове поле, у меню "Текст" ви знайдете різні кнопки для форматування тексту. Окрім відображення тексту "жирним", "курсивом" та підкреслення тексту, ви можете вставити точки маркування або нумерацію. Ви також можете вирішити, чи потрібно текст вирівнювати по центру, вирівнювати праворуч, вирівнювати чи вирівнювати ліворуч, а також який колір та шрифт використовувати. Якщо Outlook видаляє розриви рядків у звичайних текстових листах без форматування HTML, зміна налаштувань допоможе вирішити цю проблему.
Меню "Вставити" - прикріпити до повідомлень вкладення та візитні картки
У пункті меню "Вставити" ви можете додати файл або елемент як вкладення до своєї електронної пошти. Ви також можете надсилати отримані електронні листи як вкладення до файлу. Це може бути важливим при надсиланні електронної пошти ділових документів у форматі PDF або важливих креслень.
Якщо ви хочете переконатися, що кожна особа, з якою ви листуєтесь електронною поштою, має ваші поточні контактні дані, ви можете автоматично додати її до кожного листа у формі цифрової візитної картки (vCard) та надіслати разом із нею. Крім того, у вас є можливість керувати своїми підписами в пункті меню "Вставити". Підпис - це розділ тексту в кінці листа, що містить інформацію про відправника. Підписи вимагаються законом у ділових листах.
Якщо ви також хочете вставити поточну дату в електронний лист, ви можете вставити це за допомогою комбінації клавіш ALT + SHIFT + D.
Позначення та встановлення релевантності електронного листа
У Microsoft Outlook можна позначити окремі повідомлення приміткою про релевантність. Електронні листи з великою важливістю відображаються одержувачу окремо. Незважаючи на цей ідентифікатор, немає гарантії, що адресати, які зазначені таким чином, будуть оброблятися швидше. З цієї причини виникає суперечка, чи має сенс позначення “великої важливості” чи особистий дзвінок на критичне за часом питання є більш продуктивним.
Орфографія та пунктуація - вбудовані інструменти для професійного копірайтингу
Окрім опцій на вкладці «Повідомлення», вкладки «Вставити» та «Форматувати текст» надають додаткові параметри для персоналізації вашого повідомлення.
Під час написання тексту також важливо, щоб орфографія та пунктуація у тексті були професійними. Помилки виразів або коми відволікають увагу і негативно впливають на одержувача. З цієї причини текст можна перевірити автоматично на вкладці «Перевірити» під пунктом меню «Орфографія та граматика».
Якщо ви хочете, щоб тема додавалась до виправлення засобом перевірки правопису на додаток до тексту, ви повинні вказати це в налаштуваннях Outlook.
Для старих версій Outlook корекція Duden була доступна як програма професійних корекцій як альтернатива вбудованій програмі перевірки правопису.
Вкладка «Огляд» також пропонує можливість читання або перекладу тексту комп’ютером. Тезаурус допомагає знайти значущі синоніми до зайвих слів і термінів.
Надсилайте електронну пошту одержувачам за допомогою кнопки "Надіслати"
Після того, як ви повністю написали та перевірили текст свого повідомлення, його потрібно надіслати на останньому кроці. Це робиться у текстовому вікні, натиснувши на поле "Надіслати". Якщо ви не впевнені, чи потрібно надсилати повідомлення в цей момент часу, ви можете також активувати функцію автоматичного збереження.
Після натискання на поле «Надіслати» без активації функції автоматичного збереження ваше повідомлення протягом кількох секунд потрапить у вхідну скриньку одержувача.
Порада:
Може статися так, що електронне повідомлення не надійде одержувачу після його надсилання. У більшості випадків ви отримаєте повідомлення про помилку від постачальника послуг. У цьому випадку всі попередні та поточні версії Microsoft Outlook мають можливість повторного надсилання електронної пошти всього за кілька кроків. Це працює, натиснувши кнопку "Повторно надіслати це повідомлення" на вкладці "Повідомлення".
Якщо електронні листи не надсилаються під час перебування за кордоном, це може бути пов’язано з неправильними налаштуваннями облікового запису. У цьому випадку корисно перевірити налаштування та порт SMTP.
резюме
Для давніх користувачів Microsoft Outlook, а також для недосвідчених користувачів легко створити електронний лист за допомогою Microsoft Outlook і надіслати його одержувачу. На вкладці «Домашня сторінка» кнопка «Нова електронна пошта» веде до текстового вікна для нового повідомлення. Це може бути індивідуально відформатовано та професіоналізовано за допомогою посилань, зображень та підпису. Додаткові вкладки та опції гарантують, що електронні листи можуть бути спеціально складені та передані в будь-який час. Таким чином можливе грамотне спілкування електронною поштою як у професійному, так і в приватному середовищі.
