Таблиці Excel: короткий огляд структури

Рядки, колонки, комірки, заголовки

Microsoft Excel використовується в приватних та бізнес -сферах. Завдяки програмі можна виконувати математичні розрахунки та встановлювати різні параметри в різних співвідношеннях. В принципі, це спочатку звучить абстрактно. Однак Excel - це, по суті, інтелектуальна програма, яка допомагає збирати дані, оцінювати їх та подавати так, як вам заманеться. Щоб мати можливість використовувати ці функції Excel для професійних чи приватних цілей, доцільно створити таблицю Excel, яку користувачі можуть вільно форматувати. Але як виглядає структура таблиць Excel і що можливо?

Ось так виглядає структура таблиць Excel

Програма пропонує різні сфери застосування і тому є дуже універсальною. Однак важливо розуміти, як структурована електронна таблиця Excel і як вона подається відповідними даними. Як тільки користувачі відкривають програму, перед ними стоїть робоча книга, яка складається з чистого аркуша. Заголовки рядків і стовпців розділяють окремі клітинки. Дані у вигляді чисел та тексту, які вводяться на порожній аркуш, спочатку називаються списком Excel. Цей список або окремі діапазони комірок можна відформатувати у таблиці Excel простими кроками. В основному структура таблиць Excel виглядає так:

• Лінії
• стовпці
• Клітини
• реєструватись

Форматовані таблиці представлені рядками та стовпцями. Заголовки рядків розташовані горизонтально і пронумеровані послідовно. Заголовки стовпців розташовані вертикально і віднесені до букви. Точка перетину рядка і стовпця називається клітиною. Наприклад, клітинка В3 - це точка, яка є результатом рядка 3 та стовпця В. Також є вкладки реєстру. Ви можете створити його, коли ваш файл збільшиться. Ви можете легко перемикатися між різними таблицями на робочому аркуші за допомогою вкладки реєстру. Завдяки легкій структурі різних елементів, користувачі можуть вводити різні дані у вигляді таблиці і таким чином чітко відображати їх.

Використання таблиць Excel: приватна та професійна сфери застосування

Чи то для фінансів, чи для статистичного аналізу даних - Excel є найпоширенішою програмою для роботи з електронними таблицями.

Наприклад, за допомогою Excel є можливість запису введення та виведення (приватного чи комерційного). Користувач може налаштувати, які формули використовувати для введення значень. За допомогою структури таблиць Excel можна швидко створити огляд даних.

Приклад таблиці Excel з приватного сектора

Ви зберігаєте книгу бюджету в таблиці Excel. Ви можете визначити, наскільки високі ваші доходи та витрати. Ви можете класифікувати витрати на різні групи. Наприклад: оренда, продукти, страхування тощо. Використовуючи різні формули та вводячи різні витрати, ви можете, наприклад, відстежувати фінанси протягом більш тривалого періоду часу. Таким чином ви можете проаналізувати, як змінилися ваші витрати за останній місяць або навіть за останні п'ять років.

Приклад електронної таблиці Excel з бізнес -сектору

Компанії можуть використовувати таблиці Excel для запису та оцінки даних, наприклад, з різних місцезнаходжень компанії. Це може включати визначення прибутку повністю або розділеного на окремі галузі. Крім того, дані про персонал, наприклад, можна вставляти в таблиці Excel.

Зведені таблиці як особлива форма таблиці

Якщо дані мають форму таблиці, і ви хочете їх оцінити, програми електронних таблиць, такі як Excel, пропонують можливість створення так званої зведеної таблиці. Це спеціальна таблиця, за допомогою якої великий обсяг даних можна скоротити до зрозумілого обсягу та проаналізувати. Наприклад, фокус можна розмістити на записі даних того ж типу та узагальнити у зведеній таблиці. Часткові результати можна обчислити так само. Структура зведеної таблиці подібна до структури таблиці Excel; він просто виконує іншу функцію.

Приклад зведеної таблиці

Компанія має дані про своїх працівників у формі списку. Це може бути, наприклад, відділ, стать, рік народження, заробітна плата та роки роботи в компанії. Цю таблицю Excel тепер можна перетворити на зведену. Це має ту перевагу, що різні дані можна оцінювати по -різному. Наприклад, зведена таблиця може обчислити середню заробітну плату, загальну заробітну плату або підрахувати працівників в окремих командах. Також можна оцінити, скільки в компанії жінок та чоловіків або наскільки високий середній вік працівників.

Структура таблиць Excel пропонує ці переваги перед списками

Як тільки дані вводяться в Excel, спочатку створюється список. Список можна перетворити в таблицю за допомогою кнопок або комбінацій клавіш. Таблиці мають ряд переваг перед списками. Особливо під час роботи з великими наборами даних можуть виникати помилки під час переміщення, оцінки або сортування, які руйнують весь набір даних. У разі таблиць, з іншого боку, сортування записів даних є неправильним. Таблиці представляють великі набори даних керованим чином і пропонують можливість розширення даних у міру необхідності.

Як працює форматування таблиць Excel?

Таблиці легко форматувати. За допомогою декількох клацань миші є різні варіанти формату, які забезпечують чітке представлення інформації.

• Верхні та нижні колонтитули
• Рядки результатів
• Зв’язані рядки та стовпці
• Перший і останній рядок
• Автофільтр

Верхні та нижні колонтитули для кращого огляду

Excel пропонує вам можливість вставляти колонтитули. Це дозволяє зробити таблиці у вашій книзі зрозумілішими та надати необхідну інформацію. У верхньому або нижньому колонтитулі є місце для номерів сторінок, дат чи назв. Існують також рядки заголовків, які показують тип даних, введених у відповідні клітинки. Це можуть бути, наприклад, позначення, кількості або періоди часу. Ви можете фільтрувати їх за своїм бажанням. На відміну від списків, колонтитули та колонтитули таблиць можна приховати та показати.

Рядки результатів як частина таблиці Excel

Рядки результатів є для відображення суми різних клітин або діапазонів комірок як загального результату. Окрім створення підсумків, рядку результатів можна призначити інші функції. Їх також можна показати та сховати в таблицях.

Об’єднані рядки та об’єднані стовпці для узагальнення кількох діапазонів клітинок

Клітини можна з'єднувати вертикально і горизонтально. Тоді це необхідно для кращого огляду в таблиці. Наприклад, ви створили клітинку для кожного місяця. Щоб було зрозуміліше, що означають введені числа, можна об’єднати комірки над даними та вставити туди заголовок. Наприклад, це може означати "щомісячні продажі". Ви також можете легко виділити перший та останній стовпці у відформатованих таблицях. Також можна заморозити перший або останній рядок. Це забезпечує необхідний огляд, особливо з довгими таблицями. В іншому випадку при прокручуванні легко втратити, яке це введення.

Автофільтр корисний для сортування даних

Ще одна примітна функція в Excel-це так званий автофільтр. Окрім функцій фільтрації, є також варіанти сортування. Наприклад, якщо ви хочете відсортувати список імен за алфавітом. Однак тоді необхідно налаштувати так, щоб сортувати не лише стовпець, а й відповідні рядки. Автофільтри мають перевагу в тому, що, наприклад, ви можете сортувати в алфавітному порядку або числа від малого до великого, а також що автоматично сортуються і пов’язані дані. Крім того, окрему інформацію можна фільтрувати.

Приклад автофільтра

У таблиці Excel з даними про співробітників потрібно відфільтрувати, скільки їх надходить із розташування xy. Для цього необхідно встановити відповідний автоматичний фільтр і відображати лише відповідних співробітників. Крім того, ви можете фільтрувати за кількома параметрами. Наприклад, місце походження та команда. За допомогою відповідних автоматичних фільтрів користувачі можуть дізнатися, скільки співробітників команди живе в одному місці.

Попередньо визначені та користувацькі стилі таблиць

Excel пропонує великий вибір різних шаблонів форматів таблиць. Великою перевагою цього є те, що корисні елементи таблиці можна швидко адаптувати та змінити. Також можна створювати власні стилі таблиць. Компанії, зокрема, можуть створювати таблиці за власним корпоративним дизайном. Таким чином, таблиці можна відображати власним шрифтом або власними кольорами.

Ефективно використовуйте структуру таблиць Excel для своєї роботи

Якщо ви хочете використовувати форматовані таблиці Excel у професійному чи приватному середовищі, вам слід ознайомитися з основами програми. Для багатьох Excel - це жахлива програма з незліченною кількістю незрозумілих функцій.

Загалом, доцільно спочатку зосередитися на основах роботи. Просто тому, що освоєні основні функції, такі як форматування, програмою вже можна ефективно користуватися.

Також корисно знати, які функції програма взагалі може взяти на себе. Неважливо, чи знає користувач, яку формулу використовують і як. Це все ще можна дослідити та привласнити пізніше. Якщо ви хочете використовувати Excel для певних цілей, спочатку ви повинні обмежитися цим, набуваючи навичок, а потім, можливо, ознайомитися з іншими функціями. Це гарантує, що користувач не відштовхується від сфери дії програми з самого початку і втрачає огляд.

Висновок: Відформатована структура таблиці Excel полегшує огляд даних

Програма Excel є частиною пакета Microsoft Office і доступна для користувачів Apple та Microsoft. За допомогою програми електронних таблиць користувачі можуть перераховувати дані у таблиці у книзі та оцінювати їх програмою. Проста структура таблиць Excel пропонує користувачам структуроване відображення даних через заголовки рядків і стовпців, заголовки та рядки результатів. Крім того, можна використовувати форматування для виділення важливих областей комірок та значень, які вони містять, або для зміни шрифту та розміру. Крім того, введені дані можна перетворити на діаграми в таблицях Excel, наприклад, щоб показати чіткий розподіл інформації. Порівняно зі списками даних, структура таблиць Excel має ту перевагу, що доступні розширені функції, які роблять можливим економію часу та більш ефективну оцінку записів. Окрім індивідуального оформлення таблиць, користувачам, звичайно, також надаються шаблони, які вони можуть використовувати для оцінки своїх даних на робочому аркуші.