Функції автоматичного заповнення в Excel: Інструкції

Збережіть записи вручну в Excel за допомогою функцій автоматичного заповнення

Excel пропонує різноманітні функції. Вам не потрібно самостійно заповнювати багато полів, Excel зробить це за вас. Різні параметри автоматичного заповнення заощаджують багато ручних записів, які ми представимо вам нижче.

Порада 1: заповніть порожні клітинки в електронних таблицях Excel правильним вмістом

У деяких електронних таблицях Excel дані не записуються повністю, а лише заповнюються пізніше. Подумайте про список замовлень, у якому нова дата вводиться для замовлення, лише якщо є нова дата доставки.

У стовпці з датою ви вводите кожну дату лише один раз, у решті, що залишилася, вона залишається порожньою. Наступний малюнок (див. Скріншот) показує, як може виглядати такий список. Щоб заповнити таблицю Excel, потрібно ввести вміст із комірки вище у всі порожні клітинки. Вам не потрібно робити це вручну. У всіх версіях Excel виконайте наведені нижче дії.

1. Виберіть діапазон комірок, чиї порожні клітинки потрібно заповнити, наприклад діапазон B2: B15 з ілюстрації.

   

2. Викличте команду GO TO. Це можна зробити у всіх версіях Excel за допомогою комбінації клавіш CTRL G.

3. У діалоговому вікні, що з’явиться, натисніть кнопку ЗМІСТ.

4. Увімкніть опцію BLANK.

5. Підтвердьте свій вибір кнопкою OK.

6. Потім Excel виділяє всі порожні клітинки в потрібному діапазоні. Залиште цей вибір активним, не натискаючи жодної іншої комірки. Введіть знак рівності і натисніть клавішу зі стрілкою вгору. Після цього ви побачите посилання на комірку вище в першій порожній клітинці діапазону.

7. Заповніть запис комбінацією клавіш CTRL ENTER. Потім Excel заповнює вибрані комірки поточною формулою. Це змушує Excel заповнювати всі порожні клітинки вмістом комірки, розташованим безпосередньо над ними.

Наступний малюнок (див. Скріншот) показує, як виглядає результат. Excel автоматично змінює вміст заповнених таким чином осередків, якщо в осередку відліку вводиться інше значення.

Відеоурок: автоматичне заповнення клітинок у Excel

Порада 2: Нехай Excel обчислить лінійні та експоненціальні майбутні значення

Ви можете використовувати додаткову функцію для розрахунку майбутніх значень на основі існуючих значень. Для цього дійте так:

Для цього створіть ряд чисел з історичними значеннями. Чим більше історичних цінностей ви введете, тим точнішим буде результат.

Потім позначте всі цифри, введені з минулими значеннями, і перетягніть ручку копіювання правою кнопкою миші до потрібної комірки. Тепер відображається контекстне меню.

Тут ви знайдете команди Excel Лінійний тренд та Експоненціальний тренд. При натисканні на потрібну тенденцію всі клітинки заповнюються розрахованими числами.

Спробуйте самі, чи лінійний чи експоненціальний тренд більше підходить для ваших оцінок.

Порада 3: Автоматично заповнюйте роки, квартали та місяці, дні та час

Ви також можете скористатися опціями заповнення Excel, щоб зробити календарі чудовими. Це також працює швидко і легко, не набираючи багато тексту.

1. Щоб додати роки, введіть рік початку.

2. За допомогою маркера копіювання перетягніть рік у потрібну клітинку, клацніть на смарт -тезі, що з’явиться, і виберіть опцію Заповнити ряд даних.

3. Щоб створити чверті, введіть у клітинку Q 1 або Квартал 1. За допомогою маркера копіювання перетягніть запис у потрібну клітинку. Excel визнає, що це квартали і заповнюється лише до четвертого кварталу, після чого знову продовжується з першим кварталом.

4. Якщо ввести назву місяця в клітинку (наприклад, лютий) і перетягнути її ручкою копіювального пристрою у потрібну клітинку, назви місяців автоматично заповнюються до цього моменту.