Outlook: Знання та використання порад та хитрощів

Ми маємо для вас всю інформацію!

Microsoft Outlook - одна з найвідоміших та найефективніших комунікаційних програм на ринку програмного забезпечення. На додаток до відомих функцій, таких як зміна шрифту або кольору, адаптація форматування, початок перевірки правопису або відкриття вікна календаря, є й інші підказки та хитрощі, які повинен знати кожен користувач. Ці поради та підказки дозволяють користувачам Outlook отримати максимальну віддачу від Outlook для швидшого та точнішого використання Outlook.

Поради та хитрощі для Outlook

По суті, перед кожним користувачем постає питання, чи варто їм користуватися платними програмами зв’язку, такими як Microsoft Outlook, чи задоволені вони такими безкоштовними програмами, як Microsoft Mail або Mozilla Thunderbird. Якщо ви зважилися на Microsoft Outlook, також виникає питання, чи варто купувати Outlook або Office у 32 або 64 -розрядній версії.

Це принципове питання і наскільки потужний використовуваний комп’ютер. У 32-розрядній версії можна встановити максимум 4 ГБ оперативної пам’яті. На відміну від цього, 64-розрядна операційна система підтримує значно більшу оперативну пам'ять і, отже, має більш високий рівень продуктивності. Як правило, можна використовувати 8 ГБ, 16 ГБ і більше оперативної пам’яті.

Користувачі можуть знайти посібники з усіх програм та функцій Outlook та на додаток до всіх інших програмних програм від Microsoft в Інтернеті за таким посиланням: docs.microsoft.com/de-de/.

Запустіть Outlook швидше та зменшіть розмір файлу даних

Щоденна робота з Outlook - це весело, коли програма працює швидко і без збоїв у функціонуванні. Якщо програмне забезпечення запускається повільно і повільно, можливо, виною тому занадто багато або надто повільні надбудови. У цьому випадку важливо видалити непотрібні надбудови, щоб знову прискорити роботу системи.

Великі файли PST або OST також можуть уповільнити роботу системи та спілкування з Microsoft Outlook. З цієї причини має сенс регулярно перевіряти розмір файлу PST. Вся інформація та налаштування з Outlook зберігаються як запис у файлі PST або OST. Розмір файлу можна зменшити, зберігаючи або архівуючи папки або файли великого обсягу.

Після серйозної дії, під час якої файли перевіряються та видаляються, файл даних може не зменшитися в той самий момент. Це пояснюється тим, що Outlook не відразу очищає файл даних після видалення інформації. Крім того, стиснення файлу даних можна також ініціювати вручну. Ця процедура дозволяє швидше виконувати необхідні резервні копії. Крім того, Outlook запускається швидше.

Важливо: Постійно перевіряйте папку «Надіслані». У багатьох випадках вона містить величезну кількість даних та вкладень, які не є абсолютно необхідними. Якщо ви хочете заощадити місце для зберігання, може бути ефективним частково очистити папку "Видалені елементи".

Також може бути цікавим і практичним записувати та оцінювати час роботи з Outlook. Знання того, скільки триває робочих кроків, може бути важливим не тільки для самозайнятих, фрілансерів чи роботодавців. Приватні особи також отримують користь від оцінки інформації, яку можна легко перенести до Microsoft Excel.

Електронні листи та трафік електронної пошти: поради щодо кращого огляду та ефективності

Існує багато порад та хитрощів щодо написання та надсилання електронних листів та загального трафіку електронної пошти. Наприклад, чи знаєте ви, що за допомогою Outlook можна закривати всі вікна одночасно?

• У Outlook до версії 2007 ви телефонуєте Файл → Усі елементи впритул.
• В Outlook 2010 виконайте команду Перегляд → Вікно → Закрити всі елементи.

До речі, ці команди не тільки закривають повідомлення, але й усі інші вікна Outlook. Якщо ви ще не зберегли зміни в одному з вікон, Outlook надає вам можливість це зробити.

Ще одна важлива порада для Outlook - це потім додати тему до папки "Вхідні". Додавання теми повідомлення пізніше може бути корисним для того, щоб у майбутньому ефективніше та швидше шукати вміст електронної пошти. У разі надсилання електронних листів з коротким темом або без нього, має сенс змінити тему пізніше.

Уточніть Outlook - ось як це працює

Ясність - це в основному важлива проблема в Outlook. Наприклад, багато користувачів задаються питанням, як можна відстежувати багато повідомлень і відокремлювати важливе від неважливого. Один із способів - налаштувати подання в Outlook. Кожна зміна налаштувань має полягати в тому, щоб папку "Вхідні" можна було керувати. Ефективність обробки електронної пошти також може включати автоматичне сортування вхідних в хронологічному порядку. Ця процедура дає можливість, наприклад, після тривалої відсутності у відпустці Outlook відкрити наступне непрочитане повідомлення електронної пошти замість наступного прочитаного повідомлення.

Функція відображення повідомлень для кожного одержувача або взагалі відображення пов'язаних електронних листів разом може також бути важливою. Основні параметри налаштувань можна знайти в меню "Вид".

Інсайдерська порада:

В Outlook також можна використовувати параметри перегляду для відображення загальної кількості повідомлень у папці замість кількості непрочитаних повідомлень у папці "Вхідні".

Відкрийте нову електронну пошту - будь -де та будь -коли

Двічі клацніть вільне місце у папці або вхідній, щоб відкрити вікно, у якому можна написати нову електронну пошту.

Однак це працює лише у вакансіях під списком електронних листів-інакше Outlook відкриє електронну пошту, на яку ви натиснули. Однак ви можете приховати список електронної пошти, натиснувши значок плюса біля стовпця, який наразі групується в Outlook до версії 2007. У Outlook 2010 мінімізуйте список, натиснувши чорний трикутник біля згрупованого стовпця.

Надішліть вміст буфера обміну електронною поштою

Ви писали щось в Outlook або в іншій програмі і хочете надіслати цей текст електронною поштою (або як частину електронного листа)?

1. Виберіть текстовий розділ і скопіюйте його в буфер обміну за допомогою Ctrl + C.
2. Перейдіть на Outlook (незалежно від того, який модуль зараз відкритий).
3. Натисніть Shift + Ins - Outlook відкриє нове вікно електронної пошти та скопіює до нього вміст буфера обміну.

Якщо вікно електронної пошти не з'являється, клацніть будь-який елемент у вікні Outlook (це також може бути зустріч або контакт) і знову натисніть Shift + Ins.

Приймайте або відхиляйте запрошення за допомогою комбінації клавіш

Ви отримали запит на зустріч? Якщо ви хочете прийняти його, виберіть його у вхідних і натисніть Alt + C ("c" для "aCcept", в перекладі: "прийняти"). Якщо ви хочете відхилити його, виберіть його та натисніть Alt + D ("D" для "відхилення").

Повторіть останній пошук у Outlook

Напевно, ви знаєте, що надсилаєте довгий електронний лист Редагувати. Знайти (до Outlook 2003) або Повідомлення ⇒ Пошук або знайдіть рядок символів за допомогою комбінації клавіш F4. Поки ви відкрили діалогове вікно пошуку, ви можете використовувати кнопку Продовжуйте пошук перейти до наступного випадку.

Однак, коли ви закрили діалогове вікно, натисніть комбінацію клавіш Shift + F4 - Outlook перейде до наступного входу без попереднього відкриття діалогового вікна.

Як тільки ви досягнете останнього розташування, Outlook відображає відповідне повідомлення.

Сортуйте та шукайте Outlook ще швидше

Ви хочете відображати всі електронні листи з поточної папки, які надходять від конкретного відправника? У Outlook до версії 2007 виконайте наведені нижче дії.

1. Клацніть у полі пошуку або натисніть Ctrl + E, щоб розмістити курсор у полі пошуку.
2. Введіть перші літери імені відправника. Тепер Outlook відфільтровує всі електронні листи, які містять текст пошуку, введений у відправника, тему або текст повідомлення.
3. Натисніть заголовок стовпця відтак що електронні листи від цього відправника відображаються разом.

В Outlook 2010 є більш швидкий варіант (але, на жаль, лише з цієї версії):

1. Натисніть заголовок стовпця відвідсортувати за цим стовпцем. Таким чином, усі електронні листи від кожного відправника відображаються один під одним.
2. Введіть кілька перших літер, які починаються з імені відправника. Це переведе вас до першого листа від цього відправника.

Автоматично заповнювати поле адреси в Outlook

Outlook зазвичай пропонує адреси електронної пошти, які вже використовуються, як тільки ви вводите один або два листи в ПриВведено поле. Outlook здійснює пошук у списку раніше введених адрес електронної пошти (список автозаповнення). Якщо цього не відбувається, ви можете використовувати Ctrl + K для пошуку відповідних записів в адресній книзі.

Відображення імен файлів систем безпосередньо

Чи часто Ви виявляєте, що Ви отримуєте цілу серію вкладених файлів в електронному листі, і у Вас виникають труднощі з розрізненням файлів, оскільки імена відрізняються лише в кінці, але Outlook не відображає назви файлів повністю? Тоді вам потрібно спочатку відкрити електронний лист, щоб побачити повні імена.

В Outlook ви також можете це зробити, не відкриваючи електронну пошту. У контекстному меню (у вхідних) ви знайдете власну команду, за допомогою якої можна відкрити підменю, у якому можна побачити назви всіх систем. У підменю можна одразу відкрити окремі системи за допомогою відповідної програми. Викликається команда в контекстному меню Показати вкладення.

Переміщення електронних листів без перетягування

Електронні листи зазвичай можна дуже легко переміщати до папки за допомогою перетягування. Іноді, однак, перетягування не є практичним, наприклад, при «заміні миші» деяких блокнотів. Команда з контекстного меню допомагає:

• У Outlook до версії 2007 клацніть правою кнопкою миші на листах електронної пошти та викличте команду Перейти до папки на У діалоговому вікні, що відкриється, виберіть потрібну папку призначення та натисніть в порядку.
• У Outlook 2010 клацніть правою кнопкою миші на листах електронної пошти та викличте команду Рухатися і виберіть потрібну папку з підменю, яке зараз відкриється. Однак у підменю відображаються лише папки верхнього рівня; Більш глибоко вкладені папки можна знайти за допомогою пункту меню В іншій папці.

Керуйте зберіганням електронної пошти та підключенням до Інтернету

Якщо ви хочете надіслати електронний лист із великим вкладенням більше 20 МБ через Outlook, швидше за все, ви отримаєте повідомлення про помилку зі стандартними параметрами Outlook. Microsoft Outlook обмежує розмір файлів, які можна надсилати, до 20 МБ або 10 МБ для облікових записів Exchange. Це обмеження не дозволяє вашому комп'ютеру постійно завантажувати великі вкладення, що перевищують обмеження для більшості постачальників Інтернет -послуг. Ви можете надсилати вкладення, більші за середні, за допомогою OneDrive або іншого постачальника хмарних послуг. Зокрема, зображення та графіка можуть зайняти багато місця. З цієї причини, починаючи з Outlook 2010, у вас є альтернатива стиснення зображень перед надсиланням їх електронною поштою.

Якщо у вас немає достатньо швидкого або дорогого підключення до Інтернету під час відпустки або у відрядженні, має сенс завантажити лише заголовки електронних листів у Outlook як перший крок. У цьому випадку ви побачите таку інформацію у кожному листі:

• Довідка,
• Відправник,
• Одержувач,
• Дата надсилання.

Лише коли ви відкриєте електронний лист, він буде повністю завантажений. Ви вводите параметри в параметрах Outlook.

Порада щодо програмного забезпечення:

Якщо ви хочете автоматично видаляти повторювані електронні листи, програма MoDupRemover може бути цікавою та ефективною. Він систематично видаляє повторювані повідомлення з перших днів роботи Outlook і сумісний з поточною версією Outlook і Windows 10.

Відеоурок - порада експерта: Як зберегти особисту замітку в Outlook

Порада експерта "власна замітка"

У деяких випадках може бути важливо додати особисті примітки до електронного листа. Outlook пропонує своїм користувачам цю опцію за допомогою функції «Публічне повідомлення». За допомогою цієї функції ви можете створювати повідомлення у своїй папці "Вхідні" або у певній папці без попереднього надсилання. Незважаючи на оманливий термін «публічне повідомлення», ця примітка видна лише користувачеві. Його не можна надіслати, оскільки у ньому немає поля одержувача. У Outlook 2010 та пізніших версіях викличте команду "Пуск> Нові елементи> Додаткові елементи> Публікувати публічне повідомлення в цій папці". У поточній версії Outlook 365 функція називається "Опублікувати в цій папці". Ви можете знайти цю опцію на стрічці "Пуск".

Ви можете професіоналізувати свої власні нотатки або повідомлення загалом за допомогою швидких частин. Як і серійні модулі в Microsoft Word, швидкі модулі в Outlook складаються з готових текстів або текстових частин, які можна зберегти як швидкі модулі на вкладці "Вставити" в категорії "Текст". В принципі, з кожного електронного листа може вирости одна або кілька швидких частин.

Роздрукуйте та збережіть електронні листи

Не всі повідомлення важливі і їх потрібно зберігати. Деякі електронні листи також є важливими з професійної або приватної точки зору, їх слід архівувати, а також роздрукувати. Навіть якщо Outlook має хорошу функцію друку на вбудованому пристрої, не всі вишукано розроблені електронні листи роздруковуються належним чином. Це працює без будь-яких зусиль, переглядаючи електронну пошту у браузері. Роздруківка також працює з повідомленнями, відформатованими в html. У браузері ви також знайдете певні параметри перегляду, за допомогою яких можна попередньо переглянути та встановити роздруківку.

Пошук папки

В Outlook ви знайдете обидві системні папки пошуку, а також зможете створити особисті папки пошуку. За допомогою папок пошуку ви можете сортувати свої листи за заздалегідь визначеними критеріями. Існуючі папки пошуку можна знайти на стрічці "Папки". Ви також можете створити там нові папки пошуку.

Важливі комбінації клавіш та швидкі кроки:

1. Відкрийте контекстне меню за допомогою клавіатури: Натисніть клавішу Shift + клавішу F10.
2. Відкрити діалогове вікно: Ctrl + Shift + Y.
3. Переміщення повідомлень до папки: CTRL + SHIFT + V.
4. Створіть нотатку (з кожного модуля): CTRL + N або CTRL + SHIFT + N.
5. Роздрукуйте відразу кілька електронних листів: утримуйте клавішу CTRL і клацніть мишею по одному листу.
6. Видалити непрочитані, неважливі електронні листи одним клацанням миші: CTRL + A.
7. Запускайте Outlook лише один раз: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ recycle (Для xx введіть номер версії вашого Outlook і скопіюйте команду в командний рядок правою кнопкою миші)

Висновок: Використовуйте поради та підказки Outlook з міркувань ефективності

Перш за все, користувачі цінують зручність використання Microsoft Outlook та широкий спектр функцій, які включають багато інших інструментів та функцій, окрім створення та надсилання електронних листів. Знання загальних функцій Outlook дуже важливо. Крім того, з міркувань ефективності вигідно випробувати і застосувати додаткові поради та хитрощі. За допомогою них можна отримати максимальну віддачу від Microsoft Outlook, професійно обробляти кожне завдання та використовувати всі можливості, які програмне забезпечення пропонує приватним або бізнес -користувачам.