Як створити цифровий підпис
Підписи мають важливе значення у багатьох різних контекстах. Хоча життя стає все більш цифровим, як у приватному, так і в професійному плані, можливості для підпису на ПК або смартфоні здаються обмеженими. Microsoft Word пропонує різні способи економії часу та паперу для вставки підписів. Але: Не кожна альтернатива має той самий юридичний статус, що і ручний підпис.
Навіщо взагалі вставляти підпис у Word?
Хто не знає цієї проблеми? Ви отримуєте документи та контракти для підписання електронною поштою, і тепер вам потрібно копітко роздрукувати та підписати, лише щоб надіслати їх назад у вигляді скану. Цей процес можна спростити завдяки Word. Якщо у вас немає принтера або ви хочете економити папір заради екології, існують альтернативи підписанню.
Але що насправді означає підписати - і чи цифровий підпис еквівалентний ручному? З вашим підписом ви робите декларацію про наміри в широкому сенсі. Будь то договір купівлі -продажу, оренда чи трудовий договір або гарантія. Тільки з вашим підписом він набуває юридичної сили.
Однак це не єдина причина додавання підпису. Підписи також надають документам більший професіоналізм і чітко визначають авторство. Крім того, підписи захищають від шахрайства: Ваш підпис вручну унікальний і тому захищений від підробки. Він також служить для надійної ідентифікації вас у довгостроковій перспективі. Але чи це також стосується цифрового підпису?
Безпека насамперед - що таке цифровий підпис?
Регламент eIDAS (Електронна ідентифікація та довірчі послуги) визначає вимоги щодо дійсності та надійності електронних підписів у ЄС. Ця "служба електронної ідентифікації та довіри" визначає три рівні: простий, розширений та кваліфікований електронний підпис. Оскільки приватне використання переважно обмежується першими двома рівнями безпеки, наступні пояснення лише посилаються на це.
Підпис на планшеті перевізника - це настільки ж простий електронний підпис, як і вставка скану з ручним підписом у документ. Останній працює без проблем у Word, але прийнятий не для кожного випуску. Третя сторона також може вставити сканування вашого підпису.
Розширений електронний підпис пропонує набагато більший захист, оскільки тут також використовується цифровий сертифікат. Він чітко підтверджує вашу особу - на відміну від сканування підпису вручну. Сертифікат видається довіреною третьою стороною і складається з ідентифікатора та PIN -коду. Після підписання файл пересилається у зашифрованому вигляді і з цього моменту його більше не можна змінювати.
Підписуйте вручну: класичний і безпечний на папері або планшеті
Доступні різні варіанти додавання підпису вручну до документа Word.
Відскануйте підпис і помістіть його в Word: Ось як це працює
Ви вставляєте свій підпис у документ Word за допомогою сканера або програми сканування для смартфона або планшета:
Підпишіть свій підпис на аркуші паперу.
Скануйте підпис за допомогою програми або принтера.
Викличте сканування на своєму комп’ютері та скористайтесь функціями редагування зображень у Word, щоб обрізати потрібний розмір.
Збережіть відредаговане зображення вашого підпису як файл зображення.
Натиснувши «Вставити», виберіть кнопку «Зображення», а потім «Цей пристрій». Відкриється нове вікно, в якому ви можете побачити структуру папок вашого комп’ютера. Знайдіть файл зображення з вашим підписом і розмістіть його в потрібному місці, натиснувши «Ok» в кінці діалогового вікна.
Добре знати: За допомогою Mac можна сканувати та зберігати підпис у PDF -файлах, які потім можна також передати у Word.
Створіть професійний рядок підпису для підпису
Щоб підпис виглядав більш професійно, ви також можете працювати з рядком підпису. Тому що це може бути позначено прізвищем, датою та посадою чи посадою підписанта. Для цього дійте так:
-
Перейдіть на вкладку "Вставити" на стрічці Word.
-
Клацніть лінію підпису праворуч на стрічці та виберіть "Рядок підпису Microsoft Office" у спадному меню.
-
Введіть ім’я, прізвище та посаду особи, яка підписує, а також її адресу електронної пошти, якщо є, та примітку у полях, наданих у діалоговому вікні.
-
Зробіть вибір, встановивши або знявши прапорець для автоматичного додавання часу підпису та затвердження коментарів.
-
Натисніть "Ok", щоб підтвердити свої записи.
Тепер цей документ можна роздрукувати та підписати призначеною особою. Однак існує також спосіб цифрового підпису в рядку для підпису.
Цифровий підпис - розумне та безпечне рішення
Щоб додати цифровий підпис до документа Word, використовуйте стандартні функції Word або параметри розширення.
Підпишіть рядок підпису зображенням або функціями від руки
Якщо є рядок підпису, підпис можна вставити двома різними способами. Або ви вставляєте зображення або сканування свого підпису, або підписуєте вручну з мобільного телефону або планшетного ПК. Зауважте, що це можливо лише з Word для Microsoft 365. Щоб додати файл підпису, виконайте такі дії:
Якщо ваше ім’я ще не знаходиться під рядком підпису, введіть його у поле «Ім'я, прізвище».
Натисніть Вибрати зображення та виберіть опцію Вибрати зображення підпису.
Знайдіть потрібний файл у цьому місці.
Підтвердьте свій вибір, натиснувши «Вибрати» лівою кнопкою миші.
Підпис вручну через тачпад
З іншого боку, ручний підпис також можна додати до рядка підпису з тачпада:
Натисніть параметри чорнила на планшеті або смартфоні.
Поставте свій ручний підпис у визначеному місці в рядку для підпису.
Оскільки зазвичай ви не хочете змінювати підписаний документ, бажано зберегти весь документ у форматі PDF після його підписання. Це також захищає його від незаконних змін.
Порада: Якщо, навпаки, ви віддаєте перевагу цифровому підпису, що містить відмітку часу, а отже, ще більшу безпеку, все, що вам потрібно зробити, це двічі клацнути рядок підпису, щоб надіслати його різним органам із сертифікації, таким як GlobalSign. Вони діють як своєрідний орган, який видає вам тимчасовий сертифікат на цифрові підписи. Сертифікат можна порівняти з цифровим документом, що посвідчує особу, і в деяких випадках стягується плата. Однак він також дозволяє вставляти вдосконалений електронний підпис відповідно до регламенту eIDAS.
Використовуйте надбудови Word для електронних підписів. Ось як це працює
Надбудови Word також полегшують цифровий підпис документа. Надбудови зазвичай є безкоштовними варіантами розширення для Microsoft Word. Перевага перед додатком, тобто мобільним додатком для вашого мобільного пристрою, є проста реалізація в існуючій програмі Word. Надбудова-це просто інструмент, який доступний вам для виконання всіх майбутніх завдань у сфері дизайну тексту за допомогою Word.
Два надбудови "DocuSign" та "AdobeSign" ідеально підходять для підписання важливих документів. Ви можете використовувати Adobe для подання електронних підписів на всіх трьох рівнях безпеки. Крім того, це розширення для Word дозволяє додавати коментарі та призначати певні уривки спеціально для адресата.
Тоді він знає, де потрібен його підпис і де він повинен залишити рядок підпису порожнім. Творець документа одночасно відстежує, хто з підписантів вже підписав і чий підпис ще очікує. Обидві надбудови безпечні, а також економлять час та папір.
Вхід у Word: Office робить перо та папір конкурсом
З Word у вас є безліч варіантів, щоб зробити тексти більш привабливими та професійними. Ви можете форматувати текст або відображати шаблони заголовків у змісті. Ви також можете забезпечити цілісний вигляд, додавши посилання. Списки та спеціальні символи також можуть бути вставлені для ілюстрування, але також науково правильного представлення - наприклад, з галузей математики або іноземних мов. І останнє, але не менш важливе: Word допомагає вам перевіряти переноси, шрифти та гарнітури.
Інший спосіб професійного оформлення документів - це додавання підписів до Word. Підпис надає вашому документу більшої серйозності, але також має юридичну силу. Незалежно від того, чи це договір купівлі -продажу, оренди чи трудового договору, підпис виражає, що ви погоджуєтесь зі змістом документа. Таким чином, цифровий підпис у Word є важливим кроком на шляху до більш сучасного, ефективного та екологічно чистого планування різних процесів координації у приватному та професійному житті.
FAQ
Як я можу вставити підпис у Word?
Ви вставляєте підпис у Word, розміщуючи його на аркуші паперу, скануючи його та вставляючи його як графіку у потрібне місце у документі Word. Якщо у вас є сенсорна панель, ви можете підписати текст за допомогою чорнила Word. Однак це працює лише з Microsoft Word 365. Інший спосіб - підписати рядок підпису сертифікованим цифровим підписом, якщо це необхідно. Word також можна оновити за допомогою корисних розширень - так званих надбудов - таких як «AdobeSign» від Adobe.
Що таке рядок підпису?
Рядок підпису - це спеціальний рядок підпису, який можна персоналізувати з іменем, прізвищем, професійною посадою та іншими реквізитами підписанта. Графіку підпису можна вставити у рядок, підписати вручну за допомогою сенсорної панелі або з сертифікатом.
Чи підписи безпечні на комп’ютері?
Електронні підписи, які ви робите на ПК, планшеті чи смартфоні, є юридично обов’язковими в різній мірі залежно від вимог, яким вони відповідають. Регламент ЄІД eIDAS визначає три рівні безпеки. Хоча для прийняття посилки листоношею потрібен лише простий електронний підпис, принаймні просунутий, якщо не кваліфікований електронний підпис потрібен для таких важливих справ, як укладання контрактів. У Word можна вставити розширений підпис лише після придбання відповідного сертифіката.
