Сумісність слів: 4 поради та хитрощі

Ви робите це, якщо версії Office несумісні

Практичні комп’ютерні програми значно спростили цифровий світ праці, а також приватного життя. Перш за все програма Microsoft Word для обробки текстів Word. Регулярний подальший розвиток цього програмного забезпечення не тільки приносить нові практичні функції, але часто також викликає проблеми сумісності. Але що вони і як з ними зустрітись?

1. Сумісність версії Word: що це означає?

Програмна компанія Microsoft регулярно випускає нові пакети Office. Це набір програмного забезпечення, яке зазвичай використовується в офісі. Ви можете отримати ліцензії на використання останньої версії, придбавши оновлені версії. За замовчуванням такий пакет включає програму обробки текстів Word, програмне забезпечення для презентацій PowerPoint та програму електронних таблиць Excel.

З початкової версії Word 2000 Microsoft випустила Word XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 та 2022-2023 роки. Інновації означають, що поводження з кожним разом простіше, хоча і з різними деталями. Інша серйозна зміна стосується перетворення формату файлу з Word 2003 у Word 2007 у формат файлу на основі XML. XML означає "Розширювана мова розмітки" - німецькою мовою це означає щось на кшталт "розширювана машиночитана мова для виробництва тексту". Іншими словами: це мова, яку розуміють і Word, і ваш ПК.

Зазначені зміни не тільки означають зміни для користувача, але й спричиняють проблеми із сумісністю Word. Але що саме відбувається, коли ви відкриваєте застарілий або новіший файл Word і як можна вирішити проблеми?

2. Що відбувається, коли я відкриваю несумісні версії Word?

Існує дві причини, чому відкритий файл Word несумісний з версією Office, встановленою на вашому ПК: Або ви використовуєте старішу версію Word на своєму ПК, або отриманий документ був створений у попередній версії. Отримані проблеми завжди можна порівняти.

Якщо ви використовуєте старішу версію, у вас, ймовірно, виникнуть труднощі з відкриттям файлу, а деякі функції відображатимуться неправильно або взагалі не відображатимуться. З іншого боку, якщо ви використовуєте нову версію Word, ніж автор документа Word, зміни, які ви внесли - з новою версією Word - можуть не відображатися або відображатися неправильно.

Якщо ви маєте намір обмінюватися документами з колегами або друзями, радимо зберегти їх у сумісному форматі файлу або працювати в режимі сумісності. Це означає, що документ Word зберігається у такому форматі, що його можна без проблем відкривати різними версіями програми.

Проблеми з форматами файлів: DOC або DOCX?

Найбільш проблемними є новіші документи Word, які слід відкривати за допомогою старих версій програми Word 2000, Word XP або 2003. Тому що всі версії молодше 2003 року зберігаються в оптимізованому форматі файлу. Замість файлу з розширенням .doc Word 2007, 2010, 2016 та 2022-2023 створюють файли, які закінчуються на .docx.

За цим є зміна способу збереження текстового файлу. Файл .docx зберігає зображення та текст, серед іншого, у вигляді даних XML, а потім стискає їх, подібно до папки ZIP.

Word розпаковує вміст лише тоді, коли ви відкриваєте такі документи. Це означає, що потрібно менше місця для зберігання - і надсилання електронною поштою, наприклад, простіше. Однак, якщо на вашому комп’ютері встановлена старіша версія Word, ви не зможете відкрити цей новий формат, а отже, не зможете отримати доступ до тексту та вмісту зображення.

Різні функції та форматування: що додається, що втрачається?

Крім того, різні версії Word відрізняються функціональністю та стилями. Наприклад, з Word 2010 існують розширені формати нумерації, а з 2016 року користувачі зможуть позначити коментарі в документі як завершені.

Якщо ви використовуєте старішу версію, несумісності не уникнути. Ваша програма Word неправильно інтерпретує певні елементи, такі як шрифти, і може взагалі не відображати їх. Нижче наведено огляд подальшого розвитку функцій у Word з 1997 року:

функція	97-2003	2007	2010	2013 + 2016	2019
Формули
Великі та другорядні шрифти
Розширені формати нумерації
Коментарі можна позначити як готові
Дивіться зміни, внесені співавторами в режимі реального часу

Це лише частина функцій, які були додані з покоління Office до покоління. Наприклад, Office2022-2023 має багато інших параметрів, які забезпечують більшу доступність.

Однак не тільки були додані параметри, але й елементи з попередніх версій також були втрачені. Якщо ви хочете продовжувати доступ до старих функцій і поступово звикати до нових версій Office, варто вдатися до спеціальних хитрощів, за допомогою яких можна уникнути дратівливих діалогів налаштування.

3. Як дізнатися сумісність свого документа з іншими?

Для забезпечення сумісності документа з іншими версіями Microsoft Office під час написання тексту рекомендується перевірити сумісність. Перш за все, ви отримуєте інформацію про те, чи підтримуються використовувані функції у старих версіях:

Ви перевіряєте сумісність, виконавши чотири кроки:

Натисніть на вкладку «Файл» і виберіть кнопку «Інформація».

Виберіть «Перевірити наявність проблем».

У спадному меню виберіть "Перевірити сумісність" і, якщо необхідно, знайдіть відповідну версію Office у розділі "Виберіть версію для відображення".

Існуючі проблеми сумісності перераховані у вікні "Підсумок".

Якщо тут виявлено несумісність, у вас є можливість замінити відповідні функції тими, які також відображаються у старих версіях. Щоб бути впевненим, повторіть тест, поки не досягнете бажаного результату.

4. Яке рішення, якщо версії Office несумісні?

Окрім можливості виправлення окремих несумісностей, існують і більш елегантні рішення для сумісних файлів Word. Навіть при створенні документів можна звернути увагу на сумісність з попередніми версіями. Однак іноді необхідно завантажити додаткову програму.

Пакет сумісності для Microsoft Office 2000, XP та 2003

Для користувачів Microsoft Office 2000, XP або 2003 потрібен так званий "пакет сумісності". Як уже згадувалося, з Word 2007 існували різні формати файлів. Щоб відкривати файли .docx зі старішими версіями Office, потрібен додатковий пакет.

Існують подібні конвертери, які дозволяють відкривати старі файли Works у Word. З точки зору функціональності, такі програми конвертації дуже схожі. Ви імпортуєте текстовий файл і отримуєте його у цільовому форматі. Відкриваючи текстові файли .docx із пакетом "Compatibility Pack" надійно, графіка та текст файлів .docx іноді відображаються неправильно. Це також відбувається під час збереження та редагування текстового файлу .doc у Word 2007 або пізнішої версії.

Цільове сховище у правильному форматі: ось як це працює

З «пакетом сумісності» у вас є конвертер, який дає вам доступ до документів .docx. І навпаки, якщо ви використовуєте новішу версію Word, у вас можуть виникнути проблеми з доступом до файлів .doc. Файл .doc можна зберегти у форматі .docx всього за кілька кліків:

Перейдіть на вкладку Файл.

Виберіть "Зберегти як".

У спадному меню виберіть .docx замість .doc.

Натисніть кнопку «Зберегти».

Створюйте документи Word для старих версій

З іншого боку, якщо ви не є співавтором, а створюєте документ Word, а потім ділитесь ним із користувачами версій програмного забезпечення старше 2007 року, у вас є можливість встановити сумісність перед його надсиланням. Ви можете зробити це, вибравши "Word 97-2003" під час збереження. Покроково виконайте наступні дії:

1. Перейдіть до "Файл" на системному треї.

2. Натисніть "Зберегти як".

   

3. Виберіть “Word 97-2003” замість .docx.

   

4. Підтвердьте свій запис, натиснувши «Зберегти».

У вас є вибір не тільки з двох описаних форматів файлів, але і з:

• Документ Word (.docx)
• Документ XML Word (.xml)
• Документ XPS (.xps)
• Документ Word 97-2003 (.doc)
• Розширення файлу в Microsoft Word (.docm)

Це дозволяє вручну визначити, у якому форматі файлу ви зберігаєте, і поділитися текстовим документом у Word.

Режим сумісності: Word бере на себе коригування функцій

Однак Word також має режим сумісності. Цей режим автоматично забезпечує сумісність при відкритті документів, створених у попередніх версіях Word. Оскільки в режимі сумісності жодна з розширених та оптимізованих функцій не доступна під час редагування в новій версії Office.

Люди, які працюють разом над документом, але використовують різні версії Office, тому мають доступ лише до функцій, доступних навіть у найстарішій версії. Формат також залишається незмінним під час редагування документа Word з іншим поколінням Office.

Режим сумісності зазвичай відображається в рядку заголовка праворуч від заголовка документа. Після активації вам не доведеться турбуватися про те, чи буде ваш файл Word все ще сумісний з версіями співавторів після редагування. Word координує для вас різні версії Word.

Висновок: Боротьба з проблемами сумісності з належними знаннями

У Microsoft Word не тільки корисно знати, як персоналізувати Word, захистити власні документи чи активувати надбудови Word. Сумісність версій Word також може стати перешкодою, яку можна подолати, володіючи відповідним знанням практичних кроків.

Це полегшує обмін даними з колегами, а також з друзями, які використовують різні версії Office. Окрім режиму сумісності, ви також можете використовувати параметри Word у ручному режимі для незалежного керування функціями та форматами файлів.

Питання та відповіді

Що таке проблема сумісності в Word?

Коли люди - будь то робочі чи приватні - працюють разом над текстовим документом, але не використовують однакову версію Microsoft Word, виникають проблеми з відкриттям файлів та відповідним відображенням файлів. Версії Word такі:

• Word 2000
• Word XP
• Word 2003, 2007, 2013, 2016 та 2022-2023 роки

Яка різниця між файлами .doc та .docx у Word?

З Word 2007 текстові файли більше не зберігаються з абревіатурою .doc, а з розширенням .docx. За цим стоїть більш стислий і, отже, більш компактний спосіб зберігання інформації. Технічний термін - це формат файлу.

Як ви вирішуєте проблеми сумісності?

Якщо файли Word несумісні, це можна вирішити вручну за допомогою різних варіантів збереження форматів. Або ви можете залишити обробку проблем із дисплеєм та доступ до файлів у режимі автоматичної сумісності Word.

Як працює режим сумісності?

Режим сумісності Word вимикає всі функції, які були недоступні в старих версіях. Це означає, що користувачі мають доступ до файлу Word, включаючи всі версії, незалежно від покоління Office, яке використовується. Шаблони стилів також зберігаються і відображаються правильно.