Прапорець у Word: Вкажіть відповідь, яку потрібно поставити галочкою

Покрокова інструкція

Чому важко вводити текст у формі або шаблоні документа, коли за допомогою прапорців можна вказати відповіді, які потрібно поставити галочкою? Це не тільки економить багато часу при заповненні форми, але й значно швидше та цілеспрямованіше, коли ви пізніше оцінюєте форми.

Слід визнати, що Word, здається, не робить для нас особливо прості справи, коли мова йде про «прапорці», використання поля форми прапорця, доступного з 1993 року, має свої підводні камені. Вже ні! Оскільки у вас завжди є принаймні два рішення для прапорців, у Word 2010 навіть три: із захистом форми та без нього або із символами, які можна вільно вибирати - так, як вам заманеться.

Дізнайтесь тут, як тепер можна використовувати всі три можливі рішення в найкоротші терміни.

Класика: поле форми прапорця

Вам потрібні прапорці, щоб клацнути у формі або в шаблоні документа? Чи використовуються в документі додаткові поля типу «поле текстової форми» для введення тексту або дат, або випадаючі поля форми для вибору заздалегідь визначених елементів? Тоді поля форми прапорця є ідеальним вибором. Поле форми прапорця поводиться так само, як і інші поля форми, і активується лише тоді, коли документ захищено, тобто лише тоді його можна вмикати та вимикати одним клацанням миші.

Той факт, що поле форми прапорця можна вмикати та вимикати лише за допомогою відповідного захисту документів, може бути недоліком цього рішення. Оскільки в захищених формах можна адресувати лише поля форм і змінювати лише їхній зміст. Чи повинен заповнювач форми також мати можливість введення великих коментарів або вставлення зображень? Тоді вам доведеться працювати з безперервними змінами розділів і вибірково захищати розділи. Це особливо важливо при розробці форм, оскільки ви можете обмежено працювати з таблицями для вирівнювання форми.

Вставити поля форми прапорця

Ось як ви вставляєте поля форми прапорця у свій документ, а потім забезпечуєте відповідний захист документів:

1. Встановіть курсор у місце, де потрібно вставити прапорець у документ.

2. Word 2010 і 2007: Перейдіть на вкладку "РОЗВИТКОВІ ІНСТРУМЕНТИ" та натисніть кнопку "ПРЕВЕРСІЙНІ ІНСТРУМЕНТИ" (Word 2010) або "LEGACYTOOLS" (Word 2007) у групі "КОНТРОЛЬ". Тепер натисніть кнопку КОРОБКА УПРАВЛІННЯ.
   Word 2003, 2002 та 2000: На панелі інструментів ФОРМА клацніть піктограму ПЕРЕВІРИТИ ПОВІТРЯ.

3. Прапорець вставляється в документ. Щоб ви могли використовувати прапорець одним клацанням миші, тепер ви повинні захистити документ і відпустити його для входу у форму.

4. Word 2010: На вкладці РОЗВИТКОВІ ІНСТРУМЕНТИ, група ЗАХИСТ, натисніть кнопку ОБМЕЖЕНО РЕДАГУВАННЯ.
   Word 2007: На вкладці РОЗВИТКОВІ ІНСТРУМЕНТИ, група ЗАХИСТ, натисніть кнопку ЗАХИСТИТИ ДОКУМЕНТ.
   Word 2003: Викличте меню EXTRAS, команду PROTECT DOCUMENT.
   Word 2002 і 2000: Викличте меню EXTRAS, команду PROTECT DOCUMENT. У діалоговому вікні Захист виберіть перемикач ФОРМИ. Якщо ви хочете лише захистити певні розділи, ви можете визначити їх за допомогою кнопки РОЗДІЛИ. При необхідності введіть пароль і підтвердьте діалогове вікно OK.

5. Лише Word 2010, 2007 та 2003: Активуйте прапорець для 2. РЕДАГУВАННЯ ОБМЕЖЕНЬ в області завдань. Потім виберіть запис ЗАПОВНЕННЯ ФОРМ у спадному списку нижче. Якщо ви хочете захистити лише певні розділи, ви можете визначити їх за допомогою SELECT SECTIONS. Натисніть кнопку ТАК, ЗАСТОСУЙТЕ ЗАХИСТ ЗАРАЗ та введіть пароль у наступному діалоговому вікні, якщо це необхідно.

6. Наразі форма захищена, а прапорець готовий до використання.

Нове у Word 2010: елемент керування вмістом прапорця

Елементи керування вмістом, вперше представлені в Word 2007, були вдосконалені в Word 2010, включивши контроль вмісту прапорця. Перевагою елементів керування вмістом є те, що елементи керування вмістом "активуються" відразу, і вам не потрібен додатковий захист документів. Тому немає жодних обмежень, таких як захист документів для полів форм у вигляді неактивних функцій у незахищеному розділі (залежно від версії Word, неможливі коментарі, коригування полів, коригування номерів сторінок та багато іншого). Ви можете використовувати властивості елемента керування вмістом, щоб визначити, що елемент керування вмістом неможливо видалити. Це дозволить уникнути випадкового видалення елемента керування вмістом під час редагування тексту.

Ще однією перевагою контролю вмісту прапорців є те, що вам не потрібно обмежуватись наданими символами "порожній прапорець" та "прапорець". Ви також можете використовувати властивості, щоб окремо визначити, між якими двома символами ви перемикаєтесь вперед і назад одним натисканням миші. Вміст елементів керування вмістом - а отже, і статус прапорця - можна зв’язати з “DataStore”, який зберігається безпосередньо у файлі Word у папці “CustomXML”. Ви можете отримати доступ та оцінити ці дані з інших програм, таких як Access або Excel.

Недоліком контролю вмісту прапорця є те, що на даний момент рішення доступне лише у Word 2010. Коли у Word 2007 відкривається документ із елементом керування вмістом прапорця, Word 2007 перетворює прапорець у елемент керування вмістом у вигляді звичайного тексту - властивість прапорця втрачається. Під час відкриття файлу 2010 у Word 2003, 2002 та 2000 усі елементи керування вмістом перетворюються на звичайний текст. Крім того, слід зазначити, що елементи керування вмістом не можуть переходити один за одним, як поля форми за допомогою клавіші Tab або клавіші F11 або Shift + F11. Тут завжди потрібне використання миші.

Використовуйте управління вмістом прапорця

Ось як використовувати елемент керування вмістом прапорця у Word 2010:

1. Контроль вмісту прапорця знаходиться на вкладці РОЗВИТКОВІ ІНСТРУМЕНТИ, яка за замовчуванням не активна. Натисніть комбінацію клавіш Alt + X + O (буква O), щоб відкрити діалогове вікно ВАРІАНТИ СЛОВА.

2. У діалоговому вікні, що з'явилося, натисніть "НАЛАШТУВАТИ СТРОКУ" ліворуч і активуйте прапорець "ІНСТРУМЕНТИ ДЛЯ РОЗВИТКУ" праворуч для ОСНОВНИХ ВЛАСНИКІВ. Закрийте діалогове вікно за допомогою OK.

3. Встановіть курсор у місце, де потрібно вставити прапорець у документ. Потім перейдіть на вкладку РОЗВИТКОВІ ІНСТРУМЕНТИ та натисніть кнопку КОРОБКА КЕРУВАННЯ у групі КОНТРОЛЬ.

4. Word вставляє елемент керування вмістом прапорця. Поки вибрано елемент керування вмістом, ви можете натискати кнопку ВЛАСТИВОСТІ на вкладці РОЗВИТКОВІ ІНСТРУМЕНТИ, група КОНТРОЛЬ. У діалоговому вікні, що з’явиться, у вас є можливість активувати прапорець БЛОК КОНТРОЛЬ ЗМІСТУ НЕ МОЖЕ ВИДАЛИТИ для захисту від видалення.

5. Якщо ви хочете замінити символи вікна іншими символами, виберіть потрібний символ для ВИМКНЕНОГО СИМВОЛУ та СИМВОЛУ ВІДКЛЮЧЕНОГО в групі ПРОВЕРИТИ ВЛАСТИВОСТІ КОРОБКИ у діалоговому вікні, натиснувши кнопку ЗМІНИТИ.

6. Після закриття діалогового вікна ВЛАСТИВОСТІ прапорець готовий до використання.

Альтернатива: окремі прапорці з використанням функцій поля

Хочете створити форми та шаблони документів, які можуть працювати з усіма версіями Word без обмежень? Ви дійсно хочете відмовитися від усіх заходів захисту документів? Тоді прапорець функції поля є ідеальним рішенням. Використовується функція поля «MacroButton», яка дозволяє перемикатись між двома текстами, які можна вільно вибирати посередині тексту. Це стало можливим завдяки двом процедурам VBA та двом автотекстам, які використовуються по черзі. Тут ви також не фіксуєтесь на двох символах «фіксованого» прапорця, але можете вказати символи, які відображатимуться окремо, як у Word 2010.

Оскільки код програми VBA завжди потрібен для прапорця функцій поля, виконання макросів у Word має бути дозволено. Word 2003, 2002 та 2000 зберігають автотексти лише у шаблонах документів. У Word 2010 та 2007 також можна вказати BUILDING BLOCKS.DOTX як місце зберігання (що не рекомендується для цієї області застосування). Відповідно, рішення можна використовувати лише для форм, які також зберігаються як шаблони документів. Використання у чистих файлах документів типу »* .doc« або »* .docm« неможливе. Флажки функцій поля перемикаються один за одним при натисканні клавіш F11 або Shift + F11, як і будь -яка функція поля в документі. Однак, щоб змінити статус прапорця, необхідно двічі клацнути мишею.

Щоб використовувати прапорець коду поля, виконайте наведені нижче дії.

1. Спочатку створіть новий, порожній шаблон документа та збережіть його, наприклад, під назвою KONTROLLKAESTCHEN-VORLAGE.DOT (M). У Word 2010 та 2007 вибір файлів з макросами має бути вибраний як тип файлу!

2. Перейти на зараз Alt + F11 у редакторі VBA. Клацніть правою кнопкою миші запис MICROSOFT WORD OBJECTS у Провіднику проектів праворуч. Потім виберіть команду INSERT, а потім MODULE.

3. У створеному таким чином модулі ви створюєте дві підпрограми VBA:

   

4. Потім вийдіть з редактора VBA через меню редактора VBA FILE, команду ЗАКРИТИ І ПОВЕРНУТИСЯ ДО МІКРОСОФТИ СЛОВА.

5. Тепер створіть два автотексти з відповідними функціями поля. Натисніть комбінацію клавіш Ctrl + F9, після чого з’явиться порожній код поля, що складається з відкритої та закритої фігурних дужок. Спочатку введіть текст MACROBUTTON у функції поля, потім пробіл та текст KKAUSSCHALTEN. Перед вставленням символу для позначеного прапорця слід ще один пробіл. Прапорець можна знайти у власній символьній функції слова (Word 2010 і 2007: Вкладка ВСТАВКА, група СИМВОЛИ, кнопка СИМВОЛИ; Word 2003, 2002 та 2000: Меню ВСТАВКА, ІКОНА).

   

6. Після повного введення функції поля виберіть повну функцію поля та створіть її як автотекст під назвою KKAUSSCHALTEN. У Word 2010 та 2007 найпростіший спосіб налаштування автотекстів - це комбінація клавіш Alt + F3 при; тоді автотекст автоматично опиняється у поточному шаблоні документа. У Word 2003, 2002 та 2000 ви створюєте автоматичний текст за допомогою меню INSERT-AUTOTEXT, командою AUTO-TEXT. Переконайтеся, що поточний шаблон документа потрібно вибрати у діалоговому вікні внизу для ПОШУКУ!

7. Повторіть кроки 5 і 6 для другого коду поля. Цього разу текст у функції поля - KKNSCHALTEN, і ви вставите порожній прапорець. Як назву автотексту виберіть KDO УВІМКНУТИ.

   

8. Нарешті, збережіть шаблон документа. Тепер цей прапорець доступний у новому шаблоні документа: Просто розмістіть автокекст KKEINSCHALTEN там, де ви цього хочете. Потім Word відображає порожній прапорець.
   Двічі клацнувши прапорець, виконується макрос KKEINSCHALTEN, після чого автотекст із функцією поля замінюється еквівалентним KKAUSSCHALTEN за допомогою макросу, і з’являється заповнений прапорець.

Поширені запитання: прапорці у Word

1. Як я можу активувати прапорці у Word?

У документі Word клацніть, де потрібно. Перейдіть до меню «Розробник» та натисніть значок «Прапорець». Тепер у документі з'являється прапорець. Активувати або деактивувати її одним клацанням миші.

2. Як я можу активувати інструменти розробника у Word?

Відкрийте документ у Word, потім натисніть Файл у верхньому лівому куті. Потім перейдіть до "Параметри" зліва. Після цього відкриється нове діалогове вікно. Натисніть "Налаштувати стрічку" та поставте прапорець біля "Розробник". Нарешті, підтвердьте свій вибір, натиснувши «OK».

3. Що таке елементи керування вмістом у Word?

Елементи керування вмістом - це індивідуальні елементи керування, які можна додавати та налаштовувати для використання у шаблонах, формах та документах. Наприклад, у багатьох онлайн-формах є випадаючий список, який містить обмежений набір варіантів для користувача форми.