Використовуйте функцію автозаповнення, щоб забезпечити швидше введення повторюваного вмісту у ваші таблиці та списки Excel
Excel має функцію автозаповнення (її також називають автовведенням у старих версіях Excel). Під час введення тексту програма перевіряє, чи запис вже міститься у поточній таблиці. Якщо так, програма пропонує, як можна заповнити запис після першої літери.
Якщо ви хочете прийняти цю пропозицію, просто завершіть введення клавішею ENTER. В іншому випадку перепишіть запропонований текст іншим.
У деяких випадках може статися так, що Excel не автоматично завершить запис у клітинці під час введення тексту.
Причин цьому може бути кілька. Функцію автовведення можна вимкнути. Функція повинна бути активована, щоб Excel міг заповнювати записи клітинок. Для цього викличте команду TOOLS - OPTIONS, якщо ви використовуєте Excel до Veriosn 2003 включно. У діалоговому вікні, що з’явиться, активуйте вкладку ЗМІНИТИ
У цьому діалоговому вікні встановіть прапорець АВТОМОБІЛЬНЕ ЗАВЕРШЕННЯ ДЛЯ КОМІНІЧНИХ ЗНАЧЕНЬ
Підтвердьте цей вибір кнопкою OK.
Навіть якщо функцію автозаповнення ввімкнено, потрібно мати на увазі кілька порад, щоб отримати задовільні результати. Зверніть увагу на наступні моменти:
- Excel завершує записи лише тоді, коли точка вставки знаходиться в кінці активної комірки. Переконайтеся, що ви розмістили закладку за останньою літерою в активній клітинці.
- Excel шукає лише можливі записи у стовпці, що містить активну клітинку. Якщо ваші записи повторюються у рядку, а не в стовпці, автозаповнення не додається до записів.
- Запис завершується лише тоді, коли зрозуміло, який запис ви хочете ввести. Букви, які ви ввели, можуть не збігатися з наявними, або вони можуть бути однаковими для кількох записів. Наприклад, якщо ви введете "Mü" у стовпці, який не містить записів, що починаються з цих букв, запис не буде завершено. Якщо ви введете рядок "Mü" у стовпець, у якому доступні можливі записи "Müller" та "Müller-Lüdenscheid", Excel не завершить запис, доки у вас не буде унікальної літери, у цьому випадку через дефіс після "r "додано. Замість того, щоб вводити наступну унікальну букву, ви також можете вибрати потрібний запис зі списку записів, уже введених у стовпці. Для цього натисніть комбінацію клавіш СТРІЛКА ВНИЗ та виберіть запис із відображеного списку. Крім того, клацніть правою кнопкою миші на клітинці та виберіть у контекстному меню функцію СПИСОК ВИБРАННЯ ВИДАЛЕННЯ.
- Excel заповнює лише записи, що містять текст або поєднання тексту та цифр. Записи, що містять цифри, дати чи час, а також форми не заповнюються.
- Перевірте положення активної комірки: вона повинна знаходитися в області даних. Область даних - це область комірки, яка містить усі дані, а також обмежена порожніми осередками або краями таблиці. Excel заповнює записи в області даних та у порожньому рядку під областю даних. Якщо припустити, що діапазон даних поширюється на діапазон клітинок A1: C20: Excel, то він заповнює всі записи, введені в клітинку в межах A21 - C21, навіть якщо клітинка вище порожня. Записи, введені в клітинки від A22 до C22, не будуть заповнені.
- Чим більша кількість можливих записів у стовпці, тим більше часу може знадобитися Excel для завершення запису.
