Як зберегти таблиці та книги Excel у Excel 2007 та Excel 2010, щоб їх можна було легко відкрити в Excel 2003.
З Excel 2007 Microsoft представила принципово новий формат даних для файлів Excel. Файли Excel зберігаються як файли XML. Файл, який ви зберігаєте на своєму жорсткому диску під назвою "Планування", зберігається Excel за замовчуванням як "Planning.xls" до версії 2003 включно. У версії 2007 файл зберігається як "Planning.xlsx". Окрім формату XLSX, Excel містить інші формати файлів для макросів, надбудов тощо.
Новий формат даних означає, що старіші версії Excel можуть відкривати книги, збережені в Excel 2007 або 2010, лише якщо встановлена відповідна програма перетворення ("конвертер"). Хоча цей конвертер доступний безкоштовно в Інтернеті, все одно часто виникають проблеми, оскільки конвертер не встановлено або вміст із книжки втрачається під час перетворення.
Як перевірити та виправити сумісність файлів Excel
Щоб цього не сталося, Excel 2007 або пізніша версія пропонує вам перевірити сумісність. Це гарантує відсутність проблем із сумісністю. Перевірка визначає всі потенційні проблеми сумісності та допомагає їх вирішити.
Якщо ви працюєте над книгою у так званому режимі сумісності, у якому книга є у форматі Excel 97-2003, а не у форматі Excel 2007/2010 (.XLSX), перевірка сумісності автоматично проводиться, коли книга збережена.
Збережіть та відкрийте файли Excel у старих версіях
Щоб вручну перевірити сумісність книги Excel 2007/2010, виконайте такі дії:
Відкрийте книгу, яку потрібно перевірити на сумісність у Excel 2007 або Excel 2010. Для цього натисніть кнопку Office (Excel 2007) або меню ФАЙЛ (Excel 2010), а потім виберіть команду ВІДКРИТИ. У списку ПОШУКУЙТЕ активуйте диск, папку або місце зберігання в Інтернеті з робочою книгою, яку потрібно відкрити. Потім клацанням миші виберіть папку та підтвердіть це кнопкою ВІДКРИТИ.
Щоб запустити перевірку сумісності, натисніть кнопку Office (Excel 2007) або меню ФАЙЛ (Excel 2010), потім натисніть ПІДГОТОВИТИ, а потім - ЗАПОЧИТИ ПЕРЕВІРКУ ВІДПОВІДНОСТІ
Наступний малюнок показує виклик перевірки сумісності в Excel 2007:
Після виклику команди з'являється діалогове вікно, у якому відображаються всі проблеми сумісності поточної книги.
Натисніть кнопку КОПІЮВАТИ В НОВИЙ ЛИСТ, якщо ви хочете, щоб окремий робочий аркуш повідомляв про всі проблеми, перелічені в полі РЕЗЮМЕ.
Якщо ви хочете, щоб ваша робоча книга перевірялася на сумісність кожного разу, коли ви її зберігатимете в майбутньому, установіть прапорець ПРОВЕРИТИ СУМІСНІСТЬ ПРИ ЗБЕРІГАННІ ЦЬОГО РОБОЧОГО КНИГА.
Якщо перевірка сумісності виявить проблеми, які Excel може вирішити, вам буде запропоновано кнопку ВИПРАВЛИТИ.
Якщо вам потрібно вирішити більш масштабні проблеми, ви можете скористатися кнопкою ДОПОМОГИ, яка надає додаткову інформацію про те, як вирішувати проблеми.
Якщо перевірка сумісності не допоможе, ви можете просто зберегти файли Excel, створені за допомогою новіших версій Excel, у старому форматі Excel.
Збережіть новіші файли Excel у старому форматі - ось як це працює
- Відкрийте робочу книгу за вашим вибором.
- Натисніть кнопку Office і виберіть функцію "Зберегти як".
- У списку "Зберегти як тип" активуйте параметр "Робоча книга Microsoft Excel 5.0 / 95 (* .xls)".
- Виберіть, де зберігати файл.
Тепер Excel зберігає файл у форматі XLS. Потім можна відкрити книгу за допомогою Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel XP та Excel 2003.
Якщо книга містить функції або параметри, доступні лише з Excel 2007, ці елементи не переносяться до збереженого файлу. Якщо це так, Excel повідомить вас про цей факт у вікні повідомлення:
