Як ефективно використовувати папки, функції та параметри в Outlook

Вказівки та корисна інформація щодо роботи з Outlook

Багато користувачів описують Microsoft Outlook як зручний для користувачів. Ви цінуєте широкий спектр функцій та безліч можливостей спілкування електронною поштою. Іншим потрібен Outlook насамперед для особистої організації та використання інтегрованого календаря та його різноманітних рішень.

Крім особистих переваг використання, важливо:

• Загальна структура папок,
• Функціональна навігація по меню
• Зона читання та
• Найважливіші функції, такі як функція пошуку або функція "Сортування"

зрозуміти і застосувати.

Відеопосібник: Як шукати файли та електронні листи в Outlook

Структура папок і папок у Microsoft Outlook

Відома приказка говорить: «Порядок-це половина успіху». Ця метафора стосується аналогового офісу з лотком для паперу та продуманою організаційною системою, а також Microsoft Outlook. В Outlook листи завжди зберігаються в папках. Папку "Вхідні" можна описати як найвідомішу та найважливішу папку для зберігання електронних листів, оскільки кожна вхідна електронна пошта проходить через цю папку. Усі папки в Outlook відображаються в лівій частині головного вікна.

Створити нову папку можна всього за кілька кліків. Для цього перейдіть до точки в системі особистих папок, де буде адаптовано нову папку. Клацніть правою кнопкою миші та виберіть запис «Нова папка».

Після того, як ви призначили змістовну назву, ви можете перемістити відповідні тематично електронні листи до папки. Використовуючи папки, ви можете точно класифікувати електронні листи та гарантувати, що їх можна знайти у структурі. Наприклад, папки можна назвати на честь відділів, назв клієнтів, дат чи інших конкретних критеріїв.

В принципі, верхньої межі для особистих папок немає. Будучи частиною продуманої системи замовлення, також має сенс не налаштовувати занадто багато папок, щоб все було зрозуміло.

Показати структуру меню та електронні листи

В основному, коли справа доходить до перегляду та читання електронних листів, Microsoft Outlook знаходиться у:

• область папок
• розділили зону для читання.

Також можна відобразити область завдань.

Ви також знайдете вкладки в Outlook, де функції Outlook розташовані за темами. Вкладка «Пуск» дає вам доступ, наприклад, до «Швидких кроків» або області меню «Видалити».

На вкладці "Перегляд" можна вказати, як і в якому розмірі вікна відображатимуться листи, а також область папок та область перегляду.

За допомогою лише кількох налаштувань на вкладці "Перегляд" ви отримаєте певний центр повідомлень, адаптований до ваших побажань та потреб.

Сортувати папки або створювати вибране - ось як це працює

Вкладка “Папка” пропонує всі варіанти індивідуального сортування структури папок, незалежно від розміру папки, створення підпапок або відображення папки як улюбленої.

Ви також можете використовувати для папок

• Налаштуйте автоматичне архівування,
• При спільному використанні в командах призначайте дозволи для папок і
• Вкажіть властивості папки.

Ви також можете використовувати комбінацію клавіш CTRL + SHIFT + P для створення нової папки пошуку. Папка пошуку-це віртуальна папка в Outlook, яка містить перегляд усіх елементів електронної пошти, які відповідають певним заздалегідь визначеним критеріям пошуку.

Функція пошуку в Outlook - як правильно використовувати пошук

У поточній версії Microsoft Outlook функцію пошуку ви знайдете у верхній панелі функцій поруч зі стрічкою у полі пошуку. На додаток до введення одного або кількох пошукових термінів у функцію пошуку, вкладка "Пошук" містить додаткові параметри та параметри налаштування.

Microsoft Outlook пропонує вам можливість шукати структуру папок та всі збережені електронні листи відповідно до різних критеріїв.

Серед іншого можна:

• Шукайте в поточній поштовій скриньці або глобально в Outlook або
• Додайте вкладення до пошуку.

Поточна функція пошуку пропонує пошукові терміни, чітко показує, які ключові слова ви вже шукали, і дає вам можливість використовувати інструменти пошуку.

Підводячи підсумок, функції "Сортування" та "Пошук" в Outlook пропонують всі варіанти професійної подачі збережених електронних листів у Outlook і, при необхідності, повторного пошуку за допомогою миттєвого пошуку за критеріями.

Короткий зміст: Outlook легко налаштувати спеціально та орієнтовано на користувача

Як комунікаційна програма, Microsoft Outlook є гнучким та адаптованим. Ви можете організувати Outlook за допомогою особистих папок та окремої системи папок. Функції "Пошук" та "Сортування" дозволяють зберігати електронні листи в орієнтованому на користувача порядку та знаходити їх знову за визначеними критеріями.

Крім того, ви можете відображати електронні листи окремо в області читання Outlook і визначати спосіб відображення області читання та області папок на вкладці "Перегляд". За допомогою лише кількох налаштувань можна адаптувати Outlook до власних потреб та ефективно працювати з програмним забезпеченням для зв’язку.