Як використовувати календар Outlook для зустрічей та завдань

Огляд усіх функцій

Будь то професійні чи приватні зустрічі - майже кожен зайнятий організацією себе та свого особистого оточення щодня. З цієї причини календар, наприклад календар Outlook, є центром планування кожної професійної зустрічі. Після того, як Outlook буде відкрито подвійним натисканням кнопки миші, у нижній лівій області програм ви знайдете кілька піктограм. Значок календаря в Outlook можна знайти поруч із піктограмою для електронних листів.

На додаток до календаря, має сенс записувати важливі завдання в Outlook і працювати над ними. Для цього підходить область завдань, розташована у вигляді піктограми біля адресної книги в Outlook 365.

Користувачі Outlook, які знають і опановують можливості функцій "Календар і завдання", працюють та планують ефективніше та цілеспрямованіше. Окрім календаря та завдань, користувачі також цінують функцію пошуку Outlook. Наприклад, Outlook пропонує можливість одночасно шукати зустрічі та електронні листи. Ця опція є особливо корисною та практичною під час використання Outlook у комерційних цілях, оскільки вона ефективно підтримує ефективність роботи в офісі.

Організовуйте зустрічі професійно - це легко з Outlook

Календар в Outlook в основному зрозумілий і зручний для користувачів. Призначити нову зустріч можна всього за кілька кліків. Крім того, існує багато хитрощів та перевіреної допомоги, які допоможуть вам ефективно та економічно вступати на зустрічі. Наприклад, можна скопіювати наявні записи про зустрічі, щоб полегшити введення нових зустрічей. Процедура перетягування електронної пошти з важливою зустріччю на кнопку «Календар» або «Завдання» також орієнтована на практику. Таким чином, ви можете створити запис про зустріч або нове завдання і мати вміст електронного листа відразу під рукою як нагадування. Перетворення завдань у зустрічі за допомогою миші є ефективним та економить дорогоцінний час.

У наступному тексті ви можете прочитати, як ви можете організувати завдання: Сортуйте завдання за категоріями

Порада щодо ефективності:

Оскільки всі програми Office є мережевими, у вас є можливість у будь -який час створювати зустрічі або завдання з Word та Excel безпосередньо в Outlook. Для цього можна вставити кнопку в Microsoft Word або Excel і одним натисканням кнопки перенести завдання або зустріч до Outlook.

У цій статті ви можете прочитати, як створювати завдання з Word.

Головною перевагою календаря Outlook є можливість узгоджувати зустрічі з іншими людьми без використання спільного календаря. Вкладка "Запит на зустріч" доступна для цього в Outlook. Запити на зустрічі можна автоматично приймати в Outlook. Якщо запитувана зустріч не зайнята у календарі, запит підтверджується системою. Крім того, ви також можете встановити, що кожен запит на зустріч потрібно обробляти та приймати вручну.

Замість довгострокового особистого або цифрового спілкування, за допомогою цієї процедури можна скоординувати зустрічі за допомогою декількох клацань миші. Крім того, користувачі Outlook також мають можливість надсилати окремі зустрічі у вигляді файлу iCalendar. У цьому випадку одержувач зберігає контроль над своїм календарем. Він може імпортувати запит про зустріч та нотатку в Outlook, якщо це необхідно. Експорт як файл iCalendar корисний, наприклад, для людей, які особисто не відомі відправнику. Якщо користувачам Outlook рідко доводиться узгоджувати зустрічі з іншими, може мати сенс надсилати окремі зустрічі або уривки з календаря, не запитуючи конкретних запитів на зустрічі. Спільний доступ до календаря або уривків із календаря та оновлення зустрічей є зручним для користувача в Outlook і може бути зроблено без особливих зусиль.

Позначте зустрічі кольоровими, перемістіть або видаліть їх

Зустрічі, завдання та електронні листи тісно пов’язані в Outlook. З цієї причини версія Outlook 2007 пропонує можливість позначення важливих електронних листів у папці "Вхідні" різними кольоровими прапорцями для подальшої роботи за допомогою миші. Окрім кольорового кодування, Outlook може нагадати вам про завдання, пов’язане з повідомленням.

Ви також можете легко переміщати зустрічі без натискання, вводячи текст або перетягуючи їх за допомогою миші. Це можливо в тій самій області календаря, а також за допомогою навігатора дат для інших тижнів, місяців або років. Потім Microsoft Outlook автоматично регулює дату та зберігає час. Також можна одним натисканням перенести кілька зустрічей на інший день, наприклад, якщо ви хворі або не можете працювати у робочий день. Дубльовані зустрічі можна видалити за допомогою кількох простих кроків за допомогою комбінації клавіш для кожної команди.

У деяких випадках може бути важливо повністю видалити зустрічі до певної дати. Це корисно, наприклад, якщо ви берете календар у колеги і більше не потребуєте його старих зустрічей. Ви можете видалити всі зустрічі з календаря Outlook до певної дати, переключившись на табличне подання зустрічі. У цьому поданні у вас є можливість сортувати та видаляти зустрічі за датами.

Презентація різних подань календаря в календарі Outlook також орієнтована на практику. Ви можете відображати подання календаря на день, на цілий тиждень або робочий тиждень або на весь місяць.

Ви також можете надсилати зустрічі через Outlook. Як це працює, ви можете прочитати у цій статті: Надсилання зустрічей

У старих версіях Outlook, наприклад Outlook 2007, у вас також є можливість відображення щільності деталей у поданні місяця. Ця функція дає вам три варіанти перегляду:

• "Низький",
• "Середній" і
• "Висока".

Параметр "Низький" встановлюється автоматично. Якщо ви не можете знайти відповідні зустрічі в Outlook у вікні місяця, причиною цього може бути щільність деталізації. Outlook в основному пропонує різні та специфічні параметри подання для зустрічей. Крім усього іншого, можна відобразити поточне, важливе майбутнє або, альтернативно, минулі зустрічі.

Повторювані повторювані зустрічі - важлива функція в Outlook

Крім одноразових зустрічей, існує багато повторюваних зустрічей, які повторюються щотижня, щомісяця або щорічно. Замість введення кожного з цих зустрічей вручну в Outlook, введення повторюваних зустрічей гарантує економію часу. Він також надає користувачам Outlook безпеку не пропускати жодних важливих зустрічей. Повторювану зустріч у Outlook можна визначити безпосередньо на вкладці «Нова зустріч» за допомогою кнопки «Тип серії». Ви можете реалізувати нагадування в Outlook для кожної зустрічі.

Зустрічі серії можна вибрати та ввести у діалоговому вікні. Виникла проблема з вибором робочих днів у старих версіях Outlook. Ця проблема була вирішена в поточній версії Outlook, тому практично будь -яка комбінація можлива як призначення серії.

Якщо ви хочете відредагувати або видалити всю серію зустрічей, це також можливо без проблем. Наприклад, якщо ви видалите зустріч із серії зустрічей, система повідомить у вікні, чи слід також видалити всю серію зустрічей. Зробивши вибір, натисніть кнопку "OK", щоб закрити діалогове вікно.

Ця функція також орієнтована на практику, щоб мати можливість видаляти окремі зустрічі з серії зустрічей. Якщо, наприклад, щотижневі збори не відбувалися у компанії, скасовану зустріч можна згодом вилучити з календаря без необхідності видаляти всю серію та налаштовувати її знову.

Використовуйте метод ALPEN і професіоналізуйте своє управління часом

Вам доводиться узгоджувати багато зустрічей та точно та професійно планувати кожен робочий день чи приватну діяльність? У цьому випадку має сенс скористатися відомим методом ALPEN, який переважно використовується менеджерами або викладається на семінарах з управління часом. Метод ALPEN описує методологію продуманого управління часом. Його заснував відомий автор Лотар Дж. Сейверт. Метод ALPEN ґрунтується на припущенні, що достатньо щодня витрачати кілька хвилин на складання письмового щоденного плану. Це працює за методом ALPEN наступним чином:

1. Записуйте завдання, зустрічі та заходи.

2. Оцініть тривалість діяльності.

3. Плануйте час буфера.

4. Приймайте рішення на день.

5. Дослідження та адаптація

Метод ALPEN може ефективно підтримуватися календарем Outlook, областю завдань або поданням "Outlook Today".

Уважно організовуйте завдання в Outlook: ось як це працює

Завдання, як правило, відрізняються від зустрічей тим, що у них немає дати початку. У завданні основна увага приділяється діяльності або цілі. Таким чином, призначення прив’язані до чітко визначеної точки початку та завершення. Навпаки, термін виконання є вирішальним для виконання завдань. Коли завдання чітко виконано, не визначено.

Ви можете створювати нові завдання в Outlook на вкладці "Завдання" одним клацанням миші. З'явиться стрічка, де можна керувати, відстежувати або переміщувати завдання.

Для кращої орієнтації та чіткості всіх відповідних завдань у вас є можливості в Outlook,

• Приховати виконані завдання в Outlook
• відображати лише ті завдання, які вже виконані в Outlook.
• Ви також можете повністю видалити виконані завдання з Outlook.

Для цього виберіть опцію «Виконані завдання» в розділі «Завдання». Після цього вам будуть показані всі виконані завдання. Ви можете легко видалити їх за допомогою комбінації клавіш або команди CTRL + A. Outlook також надає можливість відображення та збереження певного подання завдання.

Відстежуйте завдання та друкуйте список завдань

Важливо відстежувати всі завдання. З цієї причини є сенс відсортувати завдання в планувальнику завдань відповідно до всіх доступних стовпців. Крім того, у вас є можливість вільного розміщення завдань та відображення визначених значків на панелі завдань. Широкі параметри відображення в області завдань гарантують, що ви зможете швидко розрізняти важливі та менш актуальні завдання. Ви можете визначити порядок своїх завдань, пронумерувавши їх і в окремому стовпці для номерів. Ви можете одночасно обробити узагальнені завдання у список завдань, відобразити їх, відкрити або роздрукувати разом із тижневим календарем.

Делегування та фільтрація завдань - особливо корисно у професійній сфері

Якщо ви особисто не вирішуєте кожне завдання, ви можете автоматично запитувати звіти про стан. Автоматизована інформація про стан дає вам огляд рівня завершення, на якому зараз виконується завдання. Цей варіант особливо важливий у професійному середовищі, коли делеговані відповідні завдання. Завдання, які вже були делеговані, можна будь -коли передати іншому співробітнику. Окрім звітів про стан делегованих завдань, Outlook має професійну функцію фільтрування завдань. Ви можете використовувати це для фільтрації завдань відповідно до визначених критеріїв. Серед іншого, можна конкретно:

• Перегляньте всі завдання, доручені певному співробітнику
• Хто має конкретний термін або
• мають визначений запис у темі.

Завдання також можна перетворити на зустріч за допомогою перетягування без необхідності створювати знову.

Порада:

Використовуйте спеціальні шаблони Outlook для швидкого створення зустрічей або завдань, які в основному мають однакову структуру. Таким чином ви економите багато часу, усуваєте надмірності та ефективно плануєте зустрічі та завдання.

Починаючи з Outlook 2007, завдання, які вже були переміщені в архів, все ще відображаються, якщо вони позначені для подальших дій. Користувачі, які керують багатьма завданнями в Outlook, цінують цей варіант. Він цінний тим, що нагадує про завдання, електронні листи та зустрічі, які зберігаються у папці архіву.

Користувачі Outlook 2003 мають спеціальну опцію щодо відображення завдань та зустрічей. Ви можете показати список справ у календарі. Таким чином, ви можете стежити за своїми призначеннями та завданнями одночасно. Користувачі інших версій Outlook можуть використовувати параметри перегляду, щоб визначити, які області Outlook відображатись.

Порада щодо програмного забезпечення:

Чи хотіли б ви бачити свої завдання, порядок денний та календар Outlook на робочому столі, не відкриваючи Outlook? У цьому випадку ви можете скористатися безкоштовною програмою DeskTask. DeskTask працює під управлінням Windows 10 і може використовуватися з усіма відомими версіями Outlook.

Висновок: ідеально організуйте зустрічі та завдання в Outlook

З Microsoft Outlook ви отримуєте складну та продуману програмну програму для ідеального організації ваших зустрічей та завдань. Outlook пропонує різні варіанти реалізації зустрічей, запитів на зустрічі та повторюваних зустрічей. Крім того, подання календаря можна налаштувати. Зустрічі можна поділити або перетворити на завдання всього за кілька кліків. Сфера відповідальності є особливо цінною, коли до різних видів діяльності та вимог у професійному чи приватному секторі належить розумно спрямовувати. Завдяки зручній структурі, Outlook робить внесок у професійно організований календар.