Збереження та надсилання файлів Excel: швидко та легко

Важлива інформація, яка може допомогти

Якщо декілька колег працюють над проектом або завданням, часто доводиться працювати разом над робочою книгою Excel або таблицею з програми Excel. Перед тим як випустити його, переконайтеся, що ви вибрали правильний формат і правильно зберегли файл Excel. Крім того, користувачам слід звернути увагу на розмір файлу та розділити його, якщо це можливо. Іноді, однак, опублікування даних достатньо для доступу до них.

Зберегти файл Excel: Ось як це працює

За допомогою комбінації клавіш для Excel "Ctrl + S" або через "Файл> Зберегти" або "Зберегти як" можна зберегти поточний файл Excel під окремою назвою файлу. На додаток до стандартних типів файлів .xls та .xlsx, Excel пропонує збереження у форматі OpenDocument або PDF.

Ваші книги Excel можна зберегти в потрібному місці зберігання, заздалегідь вказавши стандартне місце зберігання. Місце зберігання також можна змінити всього за кілька кроків. Іноді корисно, якщо папка або шлях зберігання документа відображаються у комірці у книзі. Ось що ця функція таблиці робить можливим.

Збережіть файл Excel із резервною копією

Перед внесенням змін до документа бажано зробити резервні копії важливих файлів Excel. Резервну копію можна створити за допомогою деяких функцій Excel або за допомогою макросу. Ви також можете налаштувати книгу Excel таким чином, щоб резервна копія попередньої версії книги зберігалася щоразу, коли вносяться зміни.
Дані та цінний робочий час можуть бути втрачені в результаті відключення електроживлення або ненавмисного закриття незбереженого файлу Excel. Тому доцільно активувати функцію Excel «Автовідновлення», щоб ініціювати автоматичне зберігання даних.

Відео інструкція: Microsoft Excel: Збережіть файл і поділіться ним з іншими користувачами

Поділитися файлом Excel: можливості

Якщо ви хочете поділитися даними робочої книги Excel або документа з іншими користувачами, на додаток до вбудованих функцій випуску вам доступні інші варіанти:

• Діаграма зі збережених даних може бути опублікована, наприклад, в інтрамережі компанії або на веб -сайті. Для цього вам потрібно використати деякі функції для експорту даних зі списку Excel у вигляді графіки. Excel також пропонує можливість копіювання потрібної підзона з таблиці Excel у вигляді графіки, щоб вставити та відобразити її у презентації або в іншій програмі.
• Списки Excel або окремі таблиці можна легко та швидко надсилати колегам по роботі електронною поштою. Інтеграція відповідної кнопки на панелі інструментів Excel полегшує надсилання, а також використання цього корисного макросу.
• Робочу книгу Excel також можна надсилати через мережу та редагувати таким чином кількома користувачами. До цього книгу можна скопіювати за допомогою макросу та зберегти під іншою назвою файлу.
• Нарешті, ви можете поділитися файлом Excel, зберігаючи книгу в онлайн -хмарі, наприклад OneDrive. Це дозволяє іншим користувачам редагувати файл.

Спільний доступ до файлу Excel є більш безпечним

Окрім даних Excel, деякі функції також захищають надану інформацію:

• Цифрові підписи можна зручно інтегрувати у файл або папку Excel для забезпечення цілісності та достовірності даних. Цифровий підпис вказує іншим, що вміст книги або документа перевірено та підписано.
• Перш ніж електронну таблицю чи робочу книгу Excel передати в будь -якій формі товаришам по команді чи комусь іншому, її слід очистити від особистих даних та інформації.
• Захист формул у таблиці чи папці Excel запобігає небажаним змінам, коли над документом працює кілька людей.
• Перш ніж передавати книгу, може бути корисно скопіювати окремі аркуші в нову книгу Excel і замінити формули значеннями.

Правильний формат для спільного використання файлу Excel

Фірми та підприємства часто використовують новіші та старіші версії Excel. Іноді може знадобитися змінити тип файлу файлу Excel:

• За допомогою меню Excel файл можна відносно легко зберегти у форматі PDF.
• Файл або таблицю Excel можна зберегти у форматі CSV всього за кілька кроків.
• Щоб файл Excel був сумісний зі старими версіями, його можна зберегти у форматі файлу XLS.
• Весь вміст папки можна перетворити у формат файлу XLSX за допомогою інструмента Microsoft.
• Можна проводити перевірку сумісності вручну, щоб збережені файли Excel можна було прочитати старими версіями програми.

Зменшіть розмір книги Excel

Надати спільний доступ до таблиці Excel з кількома тисячами рядків не так просто. Перш ніж розділити великий файл Excel, необхідно, наприклад, Б. розділити за допомогою макросу. Однак ви також можете скористатися цими порадами, щоб значно зменшити розмір файлу. У старіших і новіших версіях Excel можна стискати зображення або всю графіку в папці та вибирати між різними роздільними здатностями.

Висновок: Збережіть файл Excel і поділіться ним з іншими користувачами

Коли іншим людям потрібні дані у книзі Excel, користувачі мають кілька варіантів. По -перше, користувачам слід зберегти файл Excel. Для цього доступні різні типи файлів. Для надання спільного доступу до файлу Excel слід заздалегідь вказати унікальну назву файлу. Крім того, перед можливими змінами можна зробити резервну копію, наприклад, за допомогою макросів. Програма Excel також дозволяє зменшити розмір файлів Excel або розділити книгу, змінити формат файлу або вставити цифровий підпис, перш ніж користувачі поділяться файлом Excel з іншими людьми.

Більше цікавих статей про Excel

• Якщо над електронною таблицею Excel працюють кілька людей, корисно розпізнати зміни у змісті чи формулах.
• Повний аркуш книги Excel можна швидко перемістити або скопіювати в іншу книгу Excel.
• Пусті рядки можна остаточно видалити за допомогою функції автоматичного фільтрування.
• Видалення зайвого вмісту зменшує розмір файлу Excel.
• Формули Excel у книзі можна перетворити в числа за один раз.
• Попередній перегляд може зберігатися для файлів Excel.
• За допомогою цієї функції журналу ви завжди можете побачити час та людину, яка змінила вміст комірки.

FAQ

Як поділитися електронною таблицею Excel?

Відкрийте книгу та натисніть вкладку Огляд. Перейдіть через "Зміни" до опції випуску "Користувачам дозволено редагувати області". Виберіть "Створити" в меню "Дозволи користувачів", перш ніж визначати загальну таблицю.

Де я можу знайти автоматичні резервні копії Excel?

Активувавши функцію автоматичного відновлення, Excel зберігає відкриту робочу область кожні десять хвилин у стандартних налаштуваннях. Резервна копія повинна знаходитися в тій же папці, що і вихідний файл.

Як я можу вимкнути захист від запису для робочої книги?

Відкрийте робочу книгу. Натисніть "Інформація" у меню файлів, а потім деактивуйте поле "Заблоковано" в загальній області.